Deney Laboratuvarı Yazılımı Seçerken Sorulacak 10 Soru

Yapı malzemesi laboratuvarlarında iş yükü arttıkça defter, Excel dosyaları ve e-posta ile yürütülen takip yetersiz kalmaya başlar. Bu noktada çoğu laboratuvar bir LIMS (Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi) arayışına girer. Çözümler ilk bakışta birbirine benzer, farklar ise ancak doğru sorular sorulduğunda ortaya çıkar. Laboratuvar yazılımı seçimi yaparken satıcıya yöneltebileceğiniz on soruyu ve her birinin neden önemli olduğunu aşağıda bulacaksınız. Yeri geldikçe kendi deney laboratuvarı yazılımımızın bu sorulara verdiği yanıtlara da kısaca değindik.

Numune kabul ve planlama

• 1. Numune kabul ve numaralama nasıl yapılıyor? Numune takip zinciri kabul anında başlar. Numaralar elle veriliyorsa atlama ve tekrar riski her zaman vardır. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda beton, çelik ve donatı, zemin ve agrega ile diğer deneyler için ayrı numune kabul ekranları bulunur. Talep, numune ve rapor numaraları otomatik üretilir.
• 2. Deney tarihleri kendiliğinden planlanıyor mu? Beton numunelerinde deney günü numunenin yaşına bağlıdır ve kaçırılan günün telafisi zordur. Yazılımın bu tarihleri kendisinin planlayıp planlamadığını, laboranta o günün işlerini hazır sunup sunmadığını sorun. Bizim yazılımımızda deney tarihleri otomatik planlanır ve günlük iş listesi hazır gelir.

Hesaplama ve raporlama

• 3. Rapor şablonları ve hesaplamalar nasıl yönetiliyor? Çoğu laboratuvar yıllardır kullandığı hesap dosyalarına güvenir. Ham veri girişinin, hesaplamanın ve rapor çıktısının birbirine nasıl bağlandığını öğrenin. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda ham veri girilir, hesaplama Excel şablonlarıyla yapılır ve rapor PDF olarak oluşur. Kapak otomatik hazırlanır, akreditasyon işareti raporda yer alır.
• 4. Uygunluk değerlendirmesi ve dönemsel raporlar var mı? Müşteriler çoğu zaman tek tek sonuçlardan çok, bu sonuçların bir arada ne anlama geldiğini bilmek ister. Laboratuvar raporlama yükünün büyük bölümü de bu özet belgelerden gelir. Bizim yazılımımız beton dayanımı ve su geçirimsizlik sınıfı için uygunluk değerlendirmesi yapar. Uygunluk raporları, aylık grafik raporu ve dönemsel icmal sunar.

Onay, imza ve doğrulama

• 5. Onay akışı ve e-imza nasıl işliyor? Raporun hazırlandıktan sonra hangi kontrollerden geçtiği, belgenin güvenilirliğini doğrudan etkiler. Hazırlayan ile onaylayanın ayrı olup olmadığını ve hatalı raporun geri gönderilip gönderilemediğini öğrenin. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda rapor inceleme, onay ve e-imza aşamalarından geçer. Hazırlayan ve onaylayan ayrıdır, rapor incelemeye geri gönderilebilir.
• 6. Rapor dışarıdan doğrulanabiliyor mu? Raporunuz müşterinizden başka kişi ve kurumların da eline geçer. Belgeyi alan kişinin laboratuvarı aramadan raporu doğrulayabilmesi güveni artırır. Bu olanak, özellikle belgenin üçüncü taraflara sunulduğu durumlarda değer kazanır. Bizim yazılımımızda raporlar QR kodla doğrulanabilir.

Müşteri erişimi ve yetkiler

• 7. Müşteri raporlarına kendisi ulaşabiliyor mu? Rapor isteyen telefonlar ve e-postalar laboratuvarın zamanını alır. Bir müşteri portalı bu yükü azaltır, ancak müşterinin yalnızca kendi belgelerini görmesi şarttır. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nın müşteri portalında müşteri yalnız kendi tamamlanmış raporlarını görür ve indirir. Uygunluk raporu da talep edebilir.
• 8. Yetki ve kayıt izi nasıl tutuluyor? Laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan ISO/IEC 17025 standardında kayıtların izlenebilirliği beklenir. Kimin hangi işlemi yapabildiğini ve bir kaydı kimin, ne zaman değiştirdiğini görebilmeniz gerekir. Bizim yazılımımızda rol ve yetki tanımları vardır, kayıt izi oluşturanı, değiştireni ve zamanı gösterir, silinen kayıt pasife alınır. Bu özellikler kayıt tutmayı ve izlenebilirliği kolaylaştırır.

Geçiş ve destek

• 9. Mevcut verileriniz yeni sisteme aktarılabiliyor mu? Yıllar içinde biriken müşteri kayıtları, numune listeleri ve raporlar laboratuvarın hafızasıdır. Geçişte bunların ne kadarının, hangi biçimde taşınabileceğini baştan konuşmak sonradan yaşanacak sürprizleri önler. Bu konu laboratuvardan laboratuvara değişir. Görüşmeye elinizdeki verinin örnekleriyle gitmeniz daha net bir yanıt almanızı sağlar.
• 10. Kurulumdan sonra destek nasıl veriliyor? Yazılım kullanılmaya başlandıktan sonra da sorular doğar: yeni bir deney, yeni bir rapor biçimi, yeni bir çalışan. Desteğe hangi kanaldan ulaşacağınızı, eğitimin kimlere verileceğini ve yeni şablon ihtiyacının nasıl karşılanacağını sorun. Yanıtları yazılı almak, ileride beklentileri karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Yanıtları nasıl değerlendirmeli?

Her soruya evet yanıtı almak tek başına yeterli değildir. Mümkünse özelliği kendi numunelerinizden biriyle, baştan sona izleyerek görün. Laboratuvarda yazılımı her gün kullanacak kişileri, yani laborantı, rapor hazırlayanı ve onaylayanı görüşmeye katın. Onların soracağı sorular çoğu zaman yöneticinin aklına gelmeyen ayrıntıları ortaya çıkarır. Her görüşmede aynı soruları sormak, karşılaştırmayı da adil kılar.

Sonuç

Doğru yazılım, laboratuvarınızın bugünkü çalışma biçimine uyan ve artan iş yükünü taşıyabilen yazılımdır. Bu soruları görüşmelerde bir kontrol listesi gibi kullanabilir, aldığınız yanıtları yan yana koyarak karşılaştırabilirsiniz. Acele etmeden, laboratuvarınızın önceliklerine göre karar verin. Bizim yanıtlarımızı daha yakından görmek için Deney Laboratuvarı Yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz. Sorularınızı doğrudan iletmek ya da yazılımı kendi numune akışınızla görmek isterseniz demo talep edin.