Excel mi, Genel LIMS mi, Kalibrasyona Özel Yazılım mı?

Kalibrasyon laboratuvarı kayıtlarını yönetmenin üç yaygın yolu vardır: Excel dosyaları, genel amaçlı bir LIMS (laboratuvar bilgi yönetim sistemi) ya da kalibrasyon laboratuvarına özel geliştirilmiş bir yazılım. Üçü de iş görür; ancak laboratuvar büyüdükçe ve akreditasyon gereklilikleri arttıkça aralarındaki fark belirginleşir. Bu yazıda üç yaklaşımı aynı ölçütlerle karşılaştırıyoruz.

Üç yaklaşım kısaca

• Excel ve kâğıt formlar: Başlaması kolaydır, herkes bilir. Kayıtlar dosyalara dağılır; kimin neyi değiştirdiği izlenemez.
• Genel amaçlı LIMS: Numune ve deney etrafında kurulmuştur. Kalibrasyona özgü adımlar için uyarlama gerekir.
• Kalibrasyona özel yazılım: Teklif, cihaz kabul, sertifika ve belge doğrulama adımları kalibrasyon laboratuvarının akışına göre hazır gelir.

Ölçüt ölçüt karşılaştırma

1. İş akışına uygunluk. Kalibrasyon laboratuvarında işin merkezinde cihaz ve sertifika vardır: teklif, cihaz kabul, yerinde ya da laboratuvarda kalibrasyon, sertifika, fatura. Excel bu adımları birbirine bağlamaz; aynı bilgi her dosyaya yeniden yazılır. Genel amaçlı LIMS numune ve deney raporu üzerine kuruludur; cihaz kabul, yerinde kalibrasyon planı ya da teklif gibi adımlar çoğu zaman sonradan uyarlanır. Kalibrasyona özel yazılımda bu adımlar baştan birbirine bağlıdır.

2. Sertifika hazırlama ve hesaplar. Excel hesap için güçlüdür; zayıf olduğu yer sürüm ve denetimdir: şablonun hangi sürümüyle hangi sertifikanın hazırlandığını sonradan göstermek zordur. Genel amaçlı LIMS'te kalibrasyon sertifikası biçimi ve ölçüm noktası tabloları için özel geliştirme gerekebilir. Kalibrasyona özel yazılımdan beklenen, laboratuvarın mevcut hesap tablolarını ve sertifika düzenini sistem içinde kullanabilmesidir.

3. Onay ve izlenebilirlik. ISO/IEC 17025, sonucu hazırlayanın ve onaylayanın belli olmasını, değişikliklerin izlenebilmesini ister. Excel dosyasında onay çoğunlukla imzalı çıktıya dayanır. Her iki yazılım türünde de onay adımları ve değişiklik kayıtları sistemde tutulabilir; fark, bunların kalibrasyon sertifikasının yaşam döngüsüne (revizyon, iptal) ne kadar hazır geldiğindedir.

4. TÜRKAK TBDS. Türkiye'de akredite kalibrasyon sertifikaları için TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi adımları (numara alma, QR kod, revizyon, iptal) işin parçasıdır. Excel ile bu adımlar elle, ayrı bir ekrandan yürütülür ve unutma ya da mükerrer kayıt riski taşır. Genel amaçlı bir LIMS'te bu bağlantı ayrıca geliştirilmelidir. Konunun ayrıntısı için TBDS nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

5. Referans cihazlar ve personel yetkinliği. Kalibrasyonda kullanılan referans cihazın kendi kalibrasyonunun geçerli olması ve işi yapan personelin o cihaz için yetkin olması gerekir. Excel'de bu kontrol kişinin dikkatine kalır. Yazılımda bu kontrolün kendiliğinden yapılıp yapılmadığını sorun.

6. Yerinde kalibrasyon. Sahada yapılan işin kayda geçmesi Excel'de çoğunlukla ofise dönünce yapılır. Genel amaçlı LIMS'lerde saha kullanımı her zaman öngörülmez. Yerinde kalibrasyon yapan laboratuvarlar için mobil kullanım ayrı bir ölçüttür.

7. Fatura ve tahsilat. Excel ve genel amaçlı LIMS'te ticari taraf genellikle ayrı bir programda yürür; yapılan iş ile kesilen fatura arasındaki bağ elle kurulur. Kalibrasyon laboratuvarında teklifin, kabulün ve faturanın aynı kayıt üzerinden ilerlemesi faturalanmamış iş riskini azaltır.

8. Kurulum süresi ve uyarlama. Excel'in kurulumu yoktur. Genel amaçlı LIMS'in kalibrasyona uyarlanması zaman ve bütçe ister; kalibrasyona özel yazılımda uyarlama çoğunlukla sertifika şablonları ve tanımlarla sınırlı kalır. Her durumda mevcut verinin nasıl aktarılacağını baştan sorun.

Hangisi kime uygun?

• Excel: Az sayıda cihazla çalışan, akreditasyon kapsamı dar ve ekibi küçük laboratuvarlar için bir süre yeterli olabilir. Geçiş zamanının geldiğini gösteren işaretleri Excel'den kalibrasyon yazılımına geçiş yazımızda anlattık.
• Genel amaçlı LIMS: Asıl işi deney olan, kalibrasyonu yan faaliyet olarak yürüten kuruluşlar için anlamlı olabilir.
• Kalibrasyona özel yazılım: Asıl işi kalibrasyon hizmeti olan, sertifika ve TBDS yükü yüksek laboratuvarlar için en az uyarlama gerektiren yoldur.

Seçim yaparken sorulacak sorular için laboratuvar yönetim yazılımı (LIMS) nasıl seçilir? yazımızdaki ölçütler kalibrasyon laboratuvarları için de geçerlidir.

KALDATA bu karşılaştırmada nerede duruyor?

KALDATA, kalibrasyon laboratuvarlarına özel geliştirilmiş bir LIMS'tir. Teklif, cihaz kabul, saha görevi, sertifika onayı, e-imza, TÜRKAK TBDS, fatura ve tahsilat aynı sistemde yürür. Çevrim içi hesap tablosu, mevcut Excel tasarımı ya da form tabanlı giriş aynı laboratuvarda birlikte kullanılabilir; kalibrasyon süresi geçmiş referans cihaz sertifikaya eklenmez ve teknisyen yalnızca yeterliliği olan cihazları görür. Yerinde kalibrasyon için KalData Saha mobil uygulaması vardır. Bir laboratuvarın geçiş deneyimini Meteg Kalibrasyon vaka çalışmasında okuyabilirsiniz.