İşletmeler İçin Yapay Zekâ: Nereden Başlamalı?

Yapay zekâ, büyük şirketlerin gündeminden çıkıp küçük ve orta ölçekli işletmelerin de konuştuğu bir konu haline geldi. Pek çok işletme sahibi bu teknolojiden yararlanmak istiyor, ancak nereden başlayacağını bilemiyor. İşletmeler için yapay zekâ (aramalarda çoğunlukla yazıldığı biçimiyle yapay zeka) sihirli bir çözüm değildir. Doğru yerde ve doğru hazırlıkla kullanıldığında zaman kazandıran bir araçtır. Bu yazıda KOBİ'ler için adım adım bir başlangıç yolu öneriyor, sık yapılan hatalara ve gözetilmesi gereken sınırlara değiniyoruz.

Önce süreç, sonra yapay zekâ

Yapay zekâ var olan bir süreci hızlandırır ya da kolaylaştırır. Ortada tanımlı bir süreç yoksa hızlandırılacak bir şey de yoktur. Siparişlerin kâğıda yazıldığı, stok bilgisinin bir kişinin aklında tutulduğu, müşteri kayıtlarının farklı dosyalara dağıldığı bir işletmede yapay zekâ aracı üzerinde çalışabileceği veriyi bulamaz.

Bu nedenle ilk adım yapay zekâ değil, dijitalleşmedir. İşin nasıl yürüdüğü yazıya dökülmeli, kayıtlar tek bir yerde ve düzenli biçimde tutulmalıdır. Dijitalleşmemiş bir süreçte yapay zekâ işe yaramaz, hatta var olan karışıklığı artırabilir. Yapay zekâ ile dijital dönüşüm birbirinin alternatifi değil, birbirinin devamıdır. Önce hangi işin hangi sırayla ve kim tarafından yapıldığı netleşmeli, ardından bu işin hangi adımında yardıma ihtiyaç olduğu sorulmalıdır.

Veriyi düzenlemek

Yapay zekâ araçlarının çıktısı, kendilerine verilen verinin kalitesine bağlıdır. Eksik, tutarsız ya da güncelliğini yitirmiş veriyle çalışan bir araç aynı ölçüde eksik ve yanıltıcı sonuç üretir. Aynı müşterinin birkaç farklı adla kayıtlı olması ya da ürün kodlarının her dosyada başka biçimde yazılması sık karşılaşılan örneklerdir. Yalnızca kâğıt üzerinde ya da taranmış görüntü olarak duran kayıtlar da araçların kolayca kullanabileceği biçimde değildir.

Veriyi düzenlemek için büyük bir projeye gerek yoktur. Başlangıçta şu sorular yol gösterir:

• Hangi bilgi nerede tutuluyor ve kimin sorumluluğunda?
• Aynı bilgi birden fazla yerde mi duruyor, hangisi güncel?
• Kayıtlar ortak bir biçime ve adlandırmaya uyuyor mu?
• Geçmiş kayıtlara gerektiğinde ulaşılabiliyor mu?

Bu soruların yanıtı netleştikçe yalnızca yapay zekâ için değil, günlük işleyiş için de sağlam bir zemin oluşur.

Doğru kullanım alanını seçmek

Yapay zeka nasıl kullanılır sorusunun tek bir yanıtı yoktur, ancak başlangıç için uygun alanlar bellidir. Hata yapıldığında zararı sınırlı olan, sık tekrarlanan ve sonucu insan tarafından kolayca denetlenebilen işler iyi adaylardır. İşletmelerde yaygın yapay zekâ uygulamaları şu başlıklarda toplanabilir:

• Tekrarlayan işler: Benzer e-postaların taslağını hazırlamak, uzun metinleri özetlemek, kayıtları sınıflandırmak.
• Belge işleme: Fatura, sipariş formu ya da sözleşme gibi belgelerden bilgi çıkarmak ve ilgili alana aktarmak.
• Müşteri sorularını yanıtlama: Sık sorulan sorulara, işletmenin kendi bilgi kaynağından yanıt taslağı üretmek.
• Raporlama: Düzenli tutulan veriden özet çıkarmak, dikkat çeken değişimleri işaretlemek.

Buna karşılık sonucu doğrudan parayı, sağlığı, güvenliği ya da yasal yükümlülükleri etkileyen kararlar başlangıç için uygun değildir. Bu alanlarda yapay zekâ en fazla öneri sunmalı, karar insanda kalmalıdır. Seçim yaparken teknolojinin neler yapabildiğinden değil, işletmenin en çok zaman kaybettiği yerden yola çıkmak daha doğru sonuç verir.

Küçük bir pilotla başlamak

Bütün işletmeyi bir anda değiştirmeye çalışmak yerine tek bir iş, tek bir ekip ve sınırlı bir süreyle başlamak daha sağlıklıdır. Pilot çalışma, aracın gerçek koşullarda nasıl davrandığını görmeye ve beklenmeyen sorunları küçük ölçekte yakalamaya yarar. Başarısız olursa kaybı sınırlıdır, başarılı olursa yaygınlaştırmak için somut bir örnek oluşturur.

Pilotun kapsamı baştan yazılı olarak belirlenmelidir. Hangi işin hedeflendiği, aracı kimin kullanacağı, hangi verinin araca verileceği ve sonucun kim tarafından denetleneceği açık olmalıdır. Pilot süresince eski yöntemi tümüyle bırakmamak da iyi bir önlemdir. Böylece araç beklendiği gibi çalışmadığında iş aksamaz ve iki yöntemin sonuçları karşılaştırılabilir.

Başarıyı ölçmek

Ölçülmeyen bir denemenin başarılı olup olmadığı yalnızca izlenime kalır. Pilot başlamadan önce mevcut durum not edilmelidir. Bir işin ne kadar sürdüğü, ne sıklıkta hata yapıldığı ve müşteriye ne kadar sürede dönüş yapıldığı gibi basit göstergeler yeterlidir.

Pilot sonunda aynı göstergelere yeniden bakılır. Kazanılan süre kadar, çıktıyı denetlemek ve düzeltmek için harcanan süre de hesaba katılmalıdır. Araç hızlı üretiyor ama her çıktı baştan yazılıyorsa gerçek bir kazanç yoktur. Çalışanların deneyimi de bir ölçüdür. Kimsenin kullanmadığı bir araç, kâğıt üzerinde iyi görünse bile işletmeye katkı sağlamaz.

Çalışanları sürece katmak

Yapay zekâ girişimleri yalnızca teknik nedenlerle değil, insan kaynaklı nedenlerle de başarısız olabilir. İşini kaybetme kaygısı taşıyan ya da aracı kendisine dayatılmış gören çalışan onu kullanmak istemez. Bu nedenle amaç baştan açıkça anlatılmalıdır. Hedef kişileri değil, tekrarlayan ve yorucu işleri azaltmaktır.

İşi en iyi bilen, onu her gün yapan kişidir. Hangi adımın zaman aldığını ve nerede hata yapıldığını çalışanlar söyler. Pilot alanını seçerken ve sonucu değerlendirirken onların görüşünü almak hem daha doğru bir seçim yapılmasını hem de aracın benimsenmesini kolaylaştırır. Kısa bir eğitim ve yazılı kullanım kuralları da belirsizliği azaltır. Bu kurallarda hangi bilginin araca girilebileceği ve çıktının kim tarafından denetleneceği açıkça yer almalıdır.

Veri gizliliği ve güvenlik

Bir yapay zekâ aracına girilen bilgi, işletmenin dışındaki bir sisteme gönderiliyor olabilir. Müşteri bilgileri, fiyat listeleri, sözleşmeler ve çalışanlara ait kişisel veriler araca girilmeden önce, aracın bu veriyi nasıl sakladığı ve hangi amaçla kullandığı bilinmelidir. Kişisel verilerin korunması mevzuatından doğan yükümlülükler, yapay zekâ kullanıldığında da geçerliliğini sürdürür. Bu nedenle kullanılacak aracın koşulları okunmalı, emin olunmayan durumlarda gerçek veri yerine örnek ya da kimliksizleştirilmiş veriyle çalışılmalıdır.

İkinci konu çıktının güvenilirliğidir. Büyük dil modelleri akıcı ama yanlış, hatta tümüyle uydurma bilgi üretebilir. Müşteriye giden bir yanıt, bir teklif ya da bir rapor insan tarafından okunmadan gönderilmemelidir. Çıktının sorumluluğu araçta değil, aracı kullanan işletmededir.

Hazır araç mı, özel çözüm mü?

Genel amaçlı hazır araçlar, hızlı başlanabilmesi ve çoğu zaman daha az ön hazırlık gerektirmesi nedeniyle pek çok işletme için uygun bir ilk adımdır. Metin yazma, özetleme ve çeviri gibi işlerde ek bir geliştirme gerekmeden kullanılabilirler. Sınırları ise işletmenin kendi verisine ve iş akışına doğrudan bağlı olmamalarıdır.

İş, işletmenin kendi kayıtlarıyla çalışmayı, mevcut yazılımlarla veri alışverişini ya da belirli bir onay akışını gerektiriyorsa özel çözüm gündeme gelir. Özel çözüm daha fazla emek ister, buna karşılık verinin nerede durduğu ve kimin neye eriştiği üzerinde daha fazla denetim sağlar. Çoğu durumda akılcı yol, hazır araçla deneyim kazanmak ve ihtiyaç netleştiğinde özel çözümü değerlendirmektir. Hangi yol seçilirse seçilsin, araçların zaman içinde değişebileceği ve işletmenin tek bir sağlayıcıya bağımlı kalmamasının yararlı olacağı da hesaba katılmalıdır.

Küçük başlayın, sağlam ilerleyin

KOBİ'ler için yapay zekâ yolculuğu teknolojiden önce düzenle başlar. Süreçlerinizi dijitalleştirin, verinizi toparlayın, tek bir kullanım alanı seçip küçük bir pilotla deneyin, sonucu ölçün ve çalışanlarınızı sürece katın. Bu sırayı izlemek, gereksiz harcamadan kaçınmaya ve aracın gerçek katkısını görmeye yardımcı olur. Acele etmek yerine her adımda öğrenileni bir sonraki adıma taşımak, uzun vadede daha kalıcı sonuç verir.

Süreçlerinizi dijital ortama taşımak ya da işletmenize özgü bir çözüm geliştirmek istiyorsanız BYK Yazılım'ın özel yazılım hizmetini inceleyebilir, ihtiyacınızı anlatarak teklif alabilirsiniz.