Kalibrasyon Laboratuvarında İş Akışı: Tekliften Sertifikaya

Bir kalibrasyon işi müşterinin teklif istemesiyle başlar ve sertifikanın müşteriye ulaşmasıyla tamamlanır. Aradaki adımların her biri farklı kişilerin elinden geçer ve aksaklıklar çoğunlukla bu geçiş noktalarında ortaya çıkar. Kalibrasyon laboratuvarlarına özel bir LIMS (Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi), bu adımları ortak bir kayıt üzerinde birbirine bağlar. Bu yazıda kalibrasyon sürecini baştan sona izliyor, her adımdaki tipik aksaklığı ve bir kalibrasyon yazılımının katkısını özetliyoruz.

Teklif ve cihaz kabul

Süreç teklifle başlar. Teklif ayrı bir dosyada hazırlandığında, kabul edilen işin kapsamı laboratuvara sözlü olarak ya da e-postayla aktarılır ve bilgi yolda eksilebilir. Cihaz kabulde ise eksik yazılan bir seri numarası ya da karışan bir etiket, sonraki bütün adımları etkiler. KALDATA'da teklif ve cihaz kabul aynı yazılım içinde yürütülür, bu da bilginin adımlar arasında yeniden yazılması ihtiyacını azaltır.

Kabul sahada yapılıyorsa teknisyen mobil uygulamada QR ya da barkod okutabilir, cihaza fotoğraf ekleyebilir ve Bluetooth yazıcıyla etiket basabilir. Kabul anında cihazın durumunun fotoğrafla kayda geçmesi, sonradan doğabilecek anlaşmazlıklarda laboratuvarın elini güçlendirir.

Görev planlama ve yerinde kalibrasyon

Kabul edilen cihazların kim tarafından ve ne zaman kalibre edileceği belirlenmelidir. İşler beyaz tahtada ya da mesajlaşma gruplarında izlendiğinde, hangi işin kimde beklediği kolayca belirsizleşir ve teslim tarihleri kaçabilir. Yazılımda görev planlama ve takip, iş yükünü görünür kılar.

Müşterinin tesisinde yapılan işlerde teknisyen yerinde kalibrasyon görevlerini mobil uygulamadan tamamlayabilir, takvimini görebilir ve müşteriden dijital imza alabilir. Mobil uygulama web yazılımıyla aynı sunucu kurallarını kullandığı için ofiste ve sahada aynı sonuç alınır. Sahada çekilen fotoğraf ve videolar ile müşteri notları da kayda eklenebilir, böylece yapılan iş teknisyenin hafızasına değil kayda dayanır.

Kalibrasyon, veri girişi ve sertifika hazırlama

Ölçüm değerleri önce kâğıda yazılıp sonra bilgisayara aktarıldığında, aktarım sırasında hata yapma olasılığı doğar. Hesaplamaların her seferinde farklı bir dosyada yapılması da tutarlılığı zorlaştırır. KALDATA'da sertifika şablonu için çevrim içi hesap tablosu, laboratuvarın kendi Excel tasarımı ve form tabanlı ham veri girişi gibi farklı yöntemler bulunur. Hesap tablosuyla çalışırken teknisyen yalnızca ölçüm hücrelerini doldurur, sonuçlar anında hesaplanır ve sertifika çıktısına aktarılır. Kalibrasyon süresi geçmiş bir referans cihaz sertifikaya eklenmez ve kullanıcı uyarılır.

Her sertifikanın kendi kaydı saklanır, şablon sonradan değişse bile eski sertifikalar etkilenmez. Bu, geçmiş bir sertifikanın hangi verilerle hazırlandığını gösterebilmek açısından önemlidir.

İnceleme, onay ve e-imza

Hazırlanan sertifika, müşteriye gitmeden önce incelenir ve onaylanır. Bu aşamadaki tipik aksaklık, sertifikanın birinin masasında ya da e-posta kutusunda beklemesi ve bunu kimsenin fark etmemesidir. KALDATA'da sertifika iş akışı aşamalıdır: bekleyen, hazırlanan, incelemede, onayda, e-imza, e-posta ve tamamlanan. Her aşama ayrı bir sekmede ve sayaçla görünür, böylece işin nerede biriktiği bir bakışta anlaşılır. Revize ve iptal durumları da aynı akış içinde izlenir.

Hazırlama, inceleme ve onay adımlarının ayrı olması, bir hatanın müşteriye ulaşmadan yakalanma olasılığını artırır. Yetkili kişiler mobil uygulamadan da sertifika arayabilir ve onay verebilir, böylece ofis dışında olmaları işi bekletmez.

TBDS işlemleri ve müşteriye iletim

TBDS, TÜRKAK'ın Belge Doğrulama Sistemi'dir ve akredite kuruluşların düzenlediği belgelerin bu sistem üzerinden doğrulanabilmesini sağlar. KALDATA, TBDS ile entegredir. Numara alma, aktife alma, revizyon ve iptal bildirimi yazılım içinden yapılır. İşlem öncesinde onay istenmesi ve uygun olmayan kayıtlar için istek gönderilmemesi gibi kontroller, kullanıcı hatasını önlemeye yardımcı olur. Süresi yaklaşan TBDS kayıtları için hatırlatma e-postası da gönderilir.

E-imza aşamasını geçen sertifika müşteriye e-posta ile iletilir. Böylece online sertifika, basılı belgenin elden ya da kargoyla ulaşması beklenmeden müşterinin eline geçer. Gönderimin iş akışının bir aşaması olması, hazır olduğu halde gönderilmesi unutulan sertifika sorununu da azaltır.

Sonraki kalibrasyon için takip

Sertifikanın teslim edilmesi işin sonu gibi görünse de müşterinin cihazı belirli bir süre sonra yeniden kalibre edilmelidir. Bu tarihler izlenmediğinde müşteri süreyi kaçırabilir, laboratuvar da tekrar eden bir işi kaybedebilir. KALDATA'daki müşteri kalibrasyon takibi, kalibrasyon zamanı yaklaşan cihazların görülmesini sağlar. Laboratuvar müşterisine zamanında hatırlatma yapabilir ve önündeki dönemin iş yükünü daha iyi öngörebilir. Böylece süreç tek seferlik bir iş olmaktan çıkar ve süreklilik kazanır.

Sonuç

Kalibrasyon laboratuvarı iş akışı, birbirine bağlı adımlardan oluşan bir zincirdir ve zincir en zayıf halkası kadar güçlüdür. Adımların aynı yazılımda yürütülmesi, bilginin elden ele aktarılırken kaybolmasını azaltır, kayıt tutmayı ve izlenebilirliği kolaylaştırır. Tekliften sertifikaya uzanan modülleri KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sayfasında, saha çalışmaları için sunulan olanakları KalData Saha mobil uygulaması sayfasında inceleyebilirsiniz. Süreci kendi laboratuvarınızın örnekleriyle görmek isterseniz demo talep edin.