Kalibrasyon Laboratuvarında Kullanıcı Hatası Nasıl Önlenir?

Kalibrasyon laboratuvarında ölçümün doğruluğu kadar kaydın doğruluğu da önemlidir. Ölçüm kusursuz yapılsa bile sertifika yanlış cihaza ya da yanlış müşteriye bağlanırsa ortaya çıkan belge güvenilir olmaz. Kullanıcı hatası çoğu zaman dikkatsizlikten değil, yoğun iş temposundan ve hataya izin veren araçlardan kaynaklanır. Bu nedenle çözüm de yalnızca kişileri uyarmakta değil, çalışma düzenini hataya kapalı hâle getirmekte aranmalıdır. Bu yazıda sık görülen hataları, bunların laboratuvara maliyetini ve bir kalibrasyon yazılımının hata önleme konusunda izleyebileceği üç katmanlı yaklaşımı ele alıyoruz.

Sık görülen kullanıcı hataları

Laboratuvarların çalışma alanı farklı olsa da karşılaşılan hatalar birbirine benzer. Hiçbiri tek başına büyük görünmez, ancak iş yoğunlaştıkça etkileri artar. Aşağıdakiler en tanıdık olanlardır.

• Yanlış cihaz seçimi: Aynı müşteriye ait benzer cihazlar arasında yanlış kayıt seçilir ve sonuçlar başka bir cihazın belgesine işlenir.
• Mükerrer kayıt: Aynı cihaz ya da aynı işlem için fark edilmeden ikinci bir kayıt açılır, sonradan hangisinin geçerli olduğu sorusu doğar.
• Süresi geçmiş referans cihaz: Kalibrasyon süresi dolmuş bir referans cihaz fark edilmeden sertifikada kullanılır.
• Eksik veriyle onay: Doldurulmamış alanlar gözden kaçar ve belge bu hâliyle onaya gider.
• Yanlış müşteri: Benzer adlı firmalar karışır, belge başka bir müşterinin kaydına bağlanır.

ISO/IEC 17025, laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan standarttır ve kayıtların izlenebilirliği beklenir. Hatalı kayıt, laboratuvar kalite yönetimi açısından izlenebilirliği de zayıflatır.

Hataların laboratuvara maliyeti

Bir hatanın maliyeti, ne kadar geç fark edildiğine bağlı olarak büyür. Hazırlık aşamasında yakalanan hata kısa sürede düzeltilir. Sertifika müşteriye ulaştıktan sonra fark edilen hata ise revizyon, yeniden onay ve müşteriyle yazışma anlamına gelir. Bazı durumlarda ölçümün tekrarlanması, hatta cihazın yeniden laboratuvara getirilmesi gerekebilir. Zaman kaybının yanında, laboratuvarın en değerli varlığı olan güven de zarar görebilir.

Birinci katman: görünür durum

Hataların bir bölümü, kullanıcının kaydın o anki durumunu bilmemesinden doğar. Durum açıkça görünüyorsa yanlış işlem yapma olasılığı azalır. KALDATA'da sertifika iş akışının her aşaması ayrı sekmede ve sayaçla görünür. Bekleyen, incelemede ya da onayda olan işler tek bakışta anlaşılır ve arada bekleyen belgelerin gözden kaçması zorlaşır. Mobil uygulamada cihaz listesindeki durum rozetleri, TBDS numarası alınmış cihazlarla bekleyenleri birbirinden ayırır.

İkinci katman: işlem öncesi onay

Bazı işlemler geri alınamaz ya da düzeltilmesi zahmetlidir. Bu tür işlemlerden önce kullanıcıya ne yapmak üzere olduğunu gösteren bir onay adımı, yanlış tıklamanın sonuç doğurmasını engeller. KALDATA'da TBDS işlemleri öncesinde onay istenir, aktif bir sertifikada revizyon için ayrıca onay alınır ve iptal işleminde neden belirtmek zorunludur. Onay adımı işi yavaşlatmak için değil, kullanıcıya son bir kez bakma fırsatı vermek için vardır. Mobil uygulamada da numara devri ve revizyon gibi işlemlerde açık onay alınır.

Üçüncü katman: kural denetimi

Görünürlük ve onay kullanıcının dikkatine dayanır. Kural denetimi ise dikkat dağıldığında bile devreye girer, çünkü uygun olmayan işleme yazılım izin vermez. Bu katmanda kural, her kullanıcı için ve her işlemde aynı biçimde uygulanır.

• Kalibrasyon süresi geçmiş referans cihaz sertifikaya eklenmez ve kullanıcı uyarılır.
• Aynı TBDS numarası iki ayrı cihaza verilemez.
• Numarası alınmış ya da akreditasyon kapsamı dışındaki kayıtlar için istek gönderilmez.
• İşlem düğmesi yalnızca uygun kayıtlarda görünür.
• TBDS bir isteği reddederse yazılımdaki kayıt da değişmez.

Sertifikanın hazırlama, inceleme ve onay aşamalarından geçmesi de eksik ya da hatalı verinin müşteriye ulaşmadan fark edilmesi için ek bir fırsat sağlar. Böylece denetim yalnızca tek bir kişinin dikkatine bırakılmaz.

Web ve mobilde aynı kurallar

Kontroller yalnızca ofisteki ekranda geçerliyse sahada yapılan işlemler korumasız kalır. KalData Saha mobil uygulaması web yazılımıyla aynı sunucu kurallarını kullanır, bu nedenle ofiste ve sahada aynı sonuç alınır. Mobil uygulamada da geri alınamaz işlemlerden önce onay istenir ve numarası alınmış cihaz için ikinci talep engellenir. Teknisyen QR ya da barkod okutarak cihaz kaydına ulaşabilir, bu da listeden elle seçim yaparken oluşabilecek karışıklığı azaltmaya yardımcı olur. Kuralların tek yerde tanımlı olması, ekipler arasında farklı uygulamaların ortaya çıkmasını da önler.

Sonuç

Kullanıcı hatasını tümüyle ortadan kaldırmak mümkün olmayabilir, ancak hatanın sonuç doğurmasını zorlaştırmak mümkündür. Görünür durum, işlem öncesi onay ve kural denetimi birlikte çalıştığında hataların büyük bölümü daha ortaya çıkmadan yakalanabilir. Laboratuvar yöneticisi için bu, kaliteyi kişilerin dikkatine değil sürecin kendisine dayandırmak anlamına gelir. Bu yaklaşımın uygulamadaki karşılığını görmek için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı ve KalData Saha mobil uygulaması sayfalarını inceleyebilirsiniz. Kendi laboratuvarınızın iş akışı üzerinden konuşmak isterseniz demo talep edin.