Kalibrasyon Sertifikası Şablonu Nasıl Hazırlanır?

Kalibrasyon sertifikası, laboratuvarın müşteriye teslim ettiği en önemli belgedir. Arkasında ölçümler, hesaplamalar ve kontroller bulunur, ancak müşterinin gördüğü şey tek bir belgedir. Bu belgenin her seferinde aynı düzende, eksiksiz ve doğru çıkması büyük ölçüde şablona bağlıdır. Konu hem yeni şablon hazırlayan hem de mevcut Excel şablonlarını gözden geçiren laboratuvarları ilgilendirir. Bu yazıda kalibrasyon sertifikası şablonu hazırlarken nelere dikkat edilebileceğini, Excel ile şablon yönetiminin güçlüklerini ve çevrim içi hesap tablosunun sağladığı kolaylıkları ele alıyoruz.

Kalibrasyon sertifikası şablonunda neler bulunur?

Şablonun içeriği laboratuvarın çalışma alanına, uyguladığı yönteme ve bağlı olduğu gerekliliklere göre değişir. Genel olarak şu bölümler yer alır.

• Laboratuvarı ve müşteriyi tanıtan bilgiler
• Kalibre edilen cihazın tanımı
• Kullanılan referans cihazlar ve izlenebilirlik bilgisi
• Kalibrasyonun yapıldığı koşullar ve uygulanan yöntem
• Ölçüm sonuçları ve ölçüm belirsizliği
• Sertifika numarası, tarih ve onaylayan kişi

Hangi bilgilerin zorunlu olduğu konusunda laboratuvarın kendi kalite sistemi ve bağlı olduğu standart esas alınmalıdır. İyi bir şablon değişmeyen kısımları sabit tutar ve teknisyenin yalnızca o işe özgü verileri girmesini sağlar. Bölümlerin sırası ve görünümü ise laboratuvarın kendi belge düzenine göre belirlenir.

Excel ile şablon yönetiminin güçlükleri

Excel, kalibrasyon laboratuvarlarında yaygın kullanılan ve hesaplama açısından güçlü bir araçtır. Güçlük çoğunlukla hesaplamada değil, dosyaların yönetiminde ortaya çıkar.

• Sürüm karmaşası: Aynı şablonun farklı bilgisayarlarda farklı kopyaları bulunur, hangisinin güncel olduğu belirsizleşir.
• Kopyala-yapıştır hatası: Önceki sertifikanın dosyası kopyalanarak yeni işe başlanır, eski müşteriye ya da cihaza ait bir bilgi belgede kalır.
• Formülün bozulması: Hesaplama içeren bir alanın üzerine yanlışlıkla değer yazılır ve sonuç fark edilmeden değişir.
• Elle aktarım: Sonuçlar ayrı bir belgeye taşınırken yazım hatası yapılabilir.

Bu sorunların hiçbiri teknisyenin bilgisizliğinden kaynaklanmaz. Dosya tabanlı çalışma düzeni, yoğun bir günde bu hatalara zemin hazırlar. Üstelik hata kimi zaman inceleme aşamasında değil, belge müşteriye ulaştıktan sonra fark edilir.

Çevrim içi hesap tablosunun getirdiği kolaylıklar

Kimi zaman online Excel olarak da anılan çevrim içi hesap tablosu, Excel alışkanlığını koruyarak şablonu tek bir merkezde tutmayı sağlar. KALDATA içindeki hesap tablosu tarayıcıda çalışır, ek program gerektirmez ve kullanımı Excel'e benzer. Excel kullanan bir teknisyenin alışık olduğu olanakların çoğu burada da bulunur.

• Türkçe ve İngilizce adlarla geniş fonksiyon seti
• Birden çok sayfa, seçim listeleri ve koşullu biçimlendirme
• Grafik, resim ve metin kutusu ekleme
• Hücre birleştirme, bölmeleri dondurma, bul ve değiştir, geri al ve yinele
• Excel'den yapıştırma, Excel dosyasını içe ve dışa aktarma
• Virgüllü ondalık yazımı, yazdırma alanı ve A4 sayfa sınırı gösterimi

İçe aktarma sayesinde mevcut çalışmalar baştan yazılmadan taşınabilir. Sayfa sınırı gösterimi ise sertifikanın kâğıt üzerinde nasıl görüneceğini hazırlık aşamasında görmeye yardımcı olur.

Şablondan sertifikaya veri akışı

Şablon bir kez hazırlanır ve ilgili cihaz tiplerine bağlanır. Teknisyen sertifika yazarken yalnızca ölçüm değerlerini doldurur. Sonuçlar anında hesaplanır ve sertifika çıktısına aktarılır, arada elle taşıma adımı kalmaz. Hazırlanan sertifika inceleme ve onay aşamalarından geçer, ardından e-imza ve müşteriye e-posta adımlarıyla tamamlanır. Böylece ölçümden teslimata kadar olan süreç tek bir kalibrasyon yazılımı içinde izlenir.

Hata önleyen kontroller

Şablonun güvenilir olması, yanlış kullanıma karşı korunmasına bağlıdır. Hücre ve sayfa kilidi, hesaplama içeren alanların yanlışlıkla değiştirilmesini önler. Seçim listeleri serbest yazım yerine tanımlı değerlerden seçim yaptırır, koşullu biçimlendirme ise dikkat gerektiren değerleri görünür kılar. KALDATA ayrıca kalibrasyon süresi geçmiş bir referans cihazı sertifikaya eklemez ve kullanıcıyı uyarır. Her sertifikanın kendi kaydı saklandığı için şablon sonradan değişse bile eski sertifikalar etkilenmez.

Her laboratuvara uygun bir yöntem

Laboratuvarların alışkanlıkları birbirinden farklıdır ve tek bir yöntem herkese uymayabilir. KALDATA bu nedenle sertifika şablonu için birden çok yol sunar.

• Çevrim içi hesap tablosu: Şablonu tarayıcıda, Excel'e benzer bir ortamda hazırlamak isteyenler için.
• Kendi Excel tasarımını yükleme: Laboratuvarın mevcut sertifika tasarımını korumak isteyenler için.
• Form tabanlı ham veri girişi: Ölçüm değerlerini form üzerinden girmeyi tercih edenler için.
• Çevrim içi e-tabloda ortak çalışma: Aynı belge üzerinde birlikte çalışan ekipler için.
• Hazır sertifika dosyası yükleme: Sertifikası önceden hazırlanmış işler için.

Bu sayede laboratuvar, alıştığı düzeni bir anda bırakmak zorunda kalmadan kendisine uygun yöntemi seçebilir.

Sonuç

İyi hazırlanmış bir kalibrasyon sertifikası şablonu, teknisyenin işini kolaylaştırır ve belgenin her seferinde aynı kalitede çıkmasına yardımcı olur. Şablonu dosya olarak değil, merkezi ve korumalı bir yapı olarak yönetmek sürüm karmaşasını ve kopyalama hatalarını azaltır. Sertifika hazırlama yöntemlerini ayrıntılı görmek için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz. Kendi şablonunuzun yazılımda nasıl çalışacağını görmek isterseniz demo talep edin.