Laboratuvar Raporlarında E-İmza ve QR Kod ile Doğrulama

Bir kalibrasyon sertifikası ya da deney raporu, laboratuvarın müşterisine verdiği sözün yazılı halidir. Müşteri bu belgeye dayanarak üretim yapar, belgeyi ilgili kurumlara sunar ya da kendi müşterisine güvence verir. Belgenin gerçekten o laboratuvar tarafından düzenlendiğinden ve sonradan değiştirilmediğinden emin olunamıyorsa içindeki sonuçların değeri de azalır. Laboratuvar yöneticisi için soru basittir: belgeyi alan kişi ona neden güvensin? Bu yazıda elektronik imzanın ve QR kodla doğrulamanın laboratuvar belgelerine neler kattığını ele alıyoruz.

Islak imzalı kâğıt sürecin güçlükleri

Kâğıt süreçte rapor yazdırılır, imza yetkilisinin masasına götürülür, imzalanır, taranır ve müşteriye gönderilir. İmza yetkilisi sahadaysa ya da izindeyse raporlar birikir. Kargoya verilen belgeler gecikebilir ya da kaybolabilir. Taranmış bir belgenin özgün olup olmadığını dışarıdan anlamak zordur. Arşivde yer kaplayan dosyalar arasında eski bir raporu bulmak da zaman alır.

Bu güçlüklerin ortak yanı, belgeye duyulan güvenin kâğıdın fiziksel yolculuğuna bağlı kalmasıdır. Belge ne kadar çok el değiştirirse izini sürmek o kadar zorlaşır.

Elektronik imzanın getirdikleri

Elektronik imza, genel olarak belgeyi kimin imzaladığını ve belgenin imzadan sonra değişip değişmediğini ortaya koymaya yardımcı olur. İmza yetkilisinin raporla aynı yerde bulunması gerekmez, rapor hazır olduğunda imzalanabilir. Belge basılmadan, elektronik olarak müşteriye ulaştırılabilir. Laboratuvar için bu, daha kısa teslim süresi ve daha az kâğıt işi anlamına gelir. Kâğıt arşive duyulan ihtiyaç da azalır.

KALDATA'da e-imza, sertifika iş akışının aşamalarından biridir ve ardından sertifika müşteriye e-posta ile iletilir. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda da deney raporu e-imza aşamasından geçerek tamamlanır. Her iki durumda da imza, inceleme ve onay adımlarından sonra gelir.

QR kodla doğrulamanın müşteriye ve denetime faydası

Raporun üzerindeki QR kod, belgeyi elinde tutan kişiye kısa bir doğrulama yolu sunar. Müşteri ya da belgenin sunulduğu üçüncü taraf, kodu okutarak belgeyi laboratuvarın kaydıyla karşılaştırabilir. Bu, laboratuvarı telefonla arayıp teyit isteme ihtiyacını azaltır. Denetim sırasında da belgenin kaynağına hızla ulaşmayı kolaylaştırır. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda raporlar QR kodla doğrulanabilir.

Akredite kalibrasyon laboratuvarları için kalibrasyon sertifikası doğrulama konusunda bir başka yol TBDS'dir. TBDS, TÜRKAK'ın Belge Doğrulama Sistemi'dir ve akredite kuruluşların düzenlediği belgelerin bu sistem üzerinden doğrulanabilmesini sağlar. KALDATA TBDS ile entegredir. Numara alma, aktife alma, revizyon ve iptal bildirimi yazılım içinden yapılır.

Revize ve iptal edilen belgeler

Bir belgede hata fark edildiğinde ya da bir bilgi değiştiğinde belge revize edilir. Kâğıt dünyada eski sürüm dolaşımda kalır ve hangisinin geçerli olduğu karışabilir. Doğrulama olanağının asıl değeri burada ortaya çıkar. Eski sürümü elinde tutan kişi doğrulama yaptığında, belgenin artık geçerli olmadığını görebilmelidir. Yazılım değerlendirirken revize ve iptal edilen belgelerin doğrulamada nasıl göründüğünü sormak yerinde olur.

KALDATA'da revize ve iptal, sertifika iş akışında ayrıca izlenen durumlardır. TBDS'ye revizyon ve iptal bildirimi yazılım içinden yapılır. Aktif bir sertifikada revizyon için ayrıca onay istenir, iptalde ise neden belirtmek zorunludur. Böylece bir belgenin geçerliliğini etkileyen işlemler farkında olmadan yapılmaz.

Hazırlayan ve onaylayanın ayrılması

İmza, ancak öncesindeki kontrol adımları sağlamsa anlam taşır. Raporu hazırlayan kişi ile onaylayan kişinin ayrı olması, hataların imzadan önce yakalanma olasılığını artırır. Aynı kişinin hem hazırlayıp hem onayladığı belgede ikinci bir göz devreye girmemiş olur. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda hazırlayan ve onaylayan ayrıdır, rapor gerek görülürse incelemeye geri gönderilebilir. KALDATA'da sertifika hazırlama, inceleme ve onay aşamalarından geçtikten sonra e-imzaya gelir.

Laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan ISO/IEC 17025 standardında kayıtların izlenebilirliği beklenir. Deney Laboratuvarı Yazılımı'ndaki rol ve yetki tanımları ile kayıt izi, bir kaydı kimin oluşturduğunu, kimin değiştirdiğini ve bunun ne zaman yapıldığını gösterir. Bu özellikler kayıt tutmayı ve izlenebilirliği kolaylaştırır.

Geçiş yaparken dikkat edilecekler

Kâğıttan elektronik belgeye geçiş yalnızca teknik bir değişiklik değildir, alışkanlıkları da etkiler. Müşterilerinizi belgelerin artık elektronik olarak iletileceği ve nasıl doğrulanabileceği konusunda önceden bilgilendirmek yararlı olur. Laboratuvar içinde kimin hazırlayacağını, kimin inceleyeceğini ve kimin imzalayacağını baştan netleştirmek gerekir. İmza yetkilisinin bulunmadığı günler için nasıl bir yol izleneceği de önceden düşünülmelidir. Yasal gereklilikler konusunda ise kendi danışmanınızdan ya da ilgili kurumlardan görüş almanız doğru olur.

Sonuç

E-imza ve QR kodla doğrulama, laboratuvar belgesine duyulan güveni kâğıda ve kişilere bağlı olmaktan çıkarmaya yardımcı olur. Müşteri belgeye daha hızlı ulaşır, belgeyi alan herkes onu doğrulayabilir, laboratuvar da sürecini daha düzenli yürütür. Bu adımı atarken yazılımın doğrulama ve onay akışını kendi belgelerinizle denemek en sağlıklı yoldur. Kalibrasyon tarafında KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı, deney tarafında Deney Laboratuvarı Yazılımı sayfalarını inceleyebilirsiniz. Kendi belge akışınız üzerinden görmek isterseniz demo talep edin.