Laboratuvar Yönetim Yazılımı (LIMS) Nasıl Seçilir? 10 Ölçüt

Laboratuvar yönetim yazılımı seçmek, yıllarca kullanılacak bir çalışma düzenini seçmek demektir. Numune kabulünden rapora kadar bütün kayıtlar bu sisteme taşınır; sonradan değiştirmek zaman ve emek ister. Bu yazıda laboratuvar yönetim yazılımı (LIMS) seçerken hangi sorulara yanıt aranacağını, deneme sürecinin nasıl yürütüleceğini ve en sık yapılan hataları adım adım ele alıyoruz.

Laboratuvar yönetim yazılımı nedir?

Laboratuvar yönetim yazılımı; numunenin, deneyin, sonucun ve raporun tek sistemde kaydedildiği ve izlendiği yazılımdır. Laboratuvar yönetim sistemi ya da laboratuvar bilgi yönetim sistemi (LIMS) adlarıyla da anılır; üçü de aynı tür yazılımı tarif eder. Kavramın ayrıntısı için LIMS nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

Seçime başlamadan önce: kendi iş akışınızı yazın

Yazılımları karşılaştırmadan önce laboratuvarın bugünkü işleyişini kâğıda dökmek gerekir. Aksi hâlde karşılaştırma, satıcının gösterdiği ekranlara göre yapılır; laboratuvarın gerçek ihtiyacına göre değil.

• Kapsam: Hangi deneyler, hangi standartlar ve yöntemler? Akreditasyon kapsamı var mı?
• Akış: Numune nasıl kabul ediliyor, iş kime nasıl dağıtılıyor, sonucu kim kontrol edip onaylıyor?
• Kayıtlar: Bugün hangi bilgiler Excel dosyalarında, kâğıt formlarda ya da e-postalarda duruyor?
• Raporlar: Rapor biçimleri, imza ve onay düzeni, müşteriye teslim şekli nasıl?
• Sıkıntılar: En çok zaman kaybettiren, en çok hata çıkan adımlar hangileri?

Laboratuvar yönetim sistemi seçerken bakılacak 10 ölçüt

1. Numune kabul ve izlenebilirlik. Numune, kabul edildiği andan rapora kadar tek bir kayıt üzerinden izlenebilmeli. Numunenin kimde olduğu, hangi aşamada beklediği ve hangi iş emrine bağlı olduğu sorulduğunda yanıt sistemden alınabilmelidir.

2. Deney yöntemleri ve hesaplar. Laboratuvarın yöntemleri, ham veri alanları ve formülleri sisteme tanımlanabilmeli. Bugün Excel'de yürüyen hesapların sisteme nasıl taşınacağını, yeni bir deney eklemek için yazılımcıya ihtiyaç olup olmadığını sorun.

3. Teknik kontrol ve onay. Sonucu giren, kontrol eden ve onaylayan kişiler ayrı adımlar olarak kaydedilmeli; onaylanmamış sonuç rapora dönüşmemelidir.

4. Raporlama. Rapor biçimi laboratuvarın kendi düzenine uyarlanabilmeli. Revizyon yapıldığında eski sürüm saklanmalı, raporun doğruluğu müşteri tarafından denetlenebilmelidir (örneğin QR kod ile).

5. Standart gereklilikleri. ISO/IEC 17025 kapsamında çalışan bir laboratuvar için cihaz ve kalibrasyon kayıtları, personel yetkinliği, ölçüm belirsizliği, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet kayıtları sistemde tutulabilmelidir. Yazılım tek başına akreditasyon sağlamaz; ancak denetimde istenen kayıtlara hızlı ulaşmayı kolaylaştırır. Bu konuda ISO/IEC 17025 için yazılımda tutulacak kayıtlar yazımız yol gösterir.

6. Yetkilendirme ve denetim izi. Her kullanıcı yalnız yetkili olduğu işlemi yapabilmeli; kimin, neyi, ne zaman değiştirdiği kayıt altında olmalıdır. Birden çok laboratuvarı ya da birimi olan kuruluşlarda verinin birimler arasında nasıl ayrıldığını sorun.

7. Müşteriye açılan taraf. Müşterinin raporuna çevrim içi ulaşması, numunesinin durumunu görmesi gibi olanaklar hem müşteriyi hem laboratuvarı telefon ve e-posta trafiğinden kurtarır.

8. Kurulum biçimi ve veri. Yazılım bulutta mı, kendi sunucunuzda mı çalışacak? Veri hangi ülkede tutulacak, yedekler ne sıklıkla alınıyor, sözleşme bittiğinde veriniz hangi biçimde geri veriliyor? Barındırma tarafındaki ölçütler için veri merkezi nedir, nasıl seçilir? rehberine bakabilirsiniz.

9. Bağlantılar. Cihazlardan veri alma, muhasebe ya da kurumsal sistemlerle veri alışverişi, e-imza gibi ihtiyaçlarınız varsa bunların nasıl karşılanacağını baştan netleştirin. "Yapılabilir" yanıtı yerine çalışan bir örnek isteyin.

10. Kullanım kolaylığı, eğitim ve destek. Yazılımı her gün kullanacak olan teknisyenlerdir. Ekranların anlaşılır olması, yardım içeriği, eğitim ve destek süreci en az özellik listesi kadar önemlidir.

Demoda neye bakmalı?

Hazır sunum izlemek yerine kendi işinizden bir örneği baştan sona yürütmeyi isteyin. İyi bir deneme şu adımları içerir:

• Gerçek bir numuneyi kabul edin, iş emrini açın ve bir deneyi atayın.
• Ham veriyi girin; hesabın ve sonucun doğru çıktığını kendi Excel dosyanızla karşılaştırın.
• Teknik kontrol ve onay adımlarını farklı kullanıcılarla yürütün.
• Raporu üretin; biçimini kendi raporunuzla yan yana koyun.
• Bir sonucu düzeltin ve değişikliğin kayıtlarda nasıl göründüğüne bakın.

Denemeye yalnız yöneticiler değil, sistemi her gün kullanacak kişiler de katılmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Yalnız özellik listesine bakmak: Uzun liste, laboratuvarın akışına uyduğu anlamına gelmez.
• Bugünkü dağınıklığı aynen taşımak: Geçiş, gereksiz formları ve tekrar eden adımları ayıklamak için iyi bir fırsattır.
• Veri aktarımını sona bırakmak: Müşteri, cihaz ve yöntem kayıtlarının nasıl aktarılacağı baştan planlanmalıdır.
• Çıkış koşullarını sormamak: Verinin hangi biçimde geri alınacağı sözleşmede yazılı olmalıdır.
• Kullanıcıları sürece katmamak: Benimsenmeyen yazılım, yanında Excel dosyalarının yaşamaya devam etmesiyle sonuçlanır.

Kalibrasyon laboratuvarı mı, deney laboratuvarı mı?

İki laboratuvar türünün ihtiyaçları aynı değildir. Kalibrasyon laboratuvarında işin merkezinde cihaz ve sertifika, deney laboratuvarında ise numune ve deney raporu vardır. Farkı Kalibrasyon takip programı mı, laboratuvar yönetim sistemi mi? yazımızda ayrıntılı anlattık.

Mezvia ile laboratuvar yönetimi

BYK Yazılım'ın laboratuvar yönetim yazılımı Mezvia; ISO/IEC 17025 deney laboratuvarları, ISO/IEC 17020 muayene kuruluşları ve ISO/IEC 17024 personel belgelendirme kuruluşları için geliştirilmiştir. Numune kabul, iş emri, ham veri ve formüller, teknik kontrol, QR doğrulamalı rapor ve denetim izi aynı sistemde yer alır. Yukarıdaki adımları kendi başınıza denemek için canlı demoyu açabilirsiniz.