Meteg Kalibrasyon Vaka Çalışması: KALDATA ile Tek Sistem

Meteg Kalibrasyon, 2018 yılından bu yana sıcaklık ve nem, terazi, basınç, boyut, hacim, elektrik ve optik kalibrasyon alanlarında hizmet veren akredite bir kalibrasyon laboratuvarıdır. Kalite ve teknik yeterlilik gerekliliklerini esas alan laboratuvar, kalibrasyon faaliyetlerini izlenebilir, sürdürülebilir ve sistematik bir yapı içerisinde yürütmektedir.

Meteg Kalibrasyon, 2022 yılından bu yana KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yazılımı'nı aktif olarak kullanıyor. KALDATA; teklif ve müşteri yönetiminden cihaz kabulüne, kalibrasyon ve sertifika süreçlerinden kalite yönetimine, personel yeterliliğinden referans cihaz takibine, saha operasyonlarından satış ve performans raporlamasına kadar laboratuvarın birçok sürecinin tek bir sistem üzerinden yönetilmesine imkân sağlıyor.

Bu vaka çalışmasında Meteg Kalibrasyon'un KALDATA öncesindeki çalışma yapısını, KALDATA'ya geçişle birlikte laboratuvar süreçlerinde nelerin değiştiğini ve sistemin operasyonel, teknik ve kalite yönetimi açısından sağladığı sonuçları ele alıyoruz.

Teklif ve Müşteri Yönetimi

Firmaya Özel Teklif Tasarımı ve Teklif Yönetimi

KALDATA, standart bir teklif formatıyla sınırlı kalmadan şirketin kurumsal kimliğine ve ihtiyaçlarına uygun firmaya özel teklif tasarımlarının oluşturulmasına imkân sağlıyor. Tekliflerin görsel yapısı ve içeriği kullanıcı ihtiyaçlarına göre özelleştirilebiliyor. Cihaz bazında fiyatlandırma yapılabiliyor, tekliflerin revizyon geçmişi takip edilebiliyor ve hazırlanan teklifler dijital ortamda müşterilerin onayına sunulabiliyor.

Müşteri Görüşme ve İletişim Takibi

Müşterilerle gerçekleştirilen görüşmeler ve görüşme notları kayıt altına alınabiliyor. Geçmiş görüşmelere kolayca ulaşılması sayesinde müşteri iletişim sürecinin devamlılığı ve izlenebilirliği sağlanıyor.

Müşteri Geri Dönüşleri ve Memnuniyet Ölçümü

Müşteri geri dönüşleri ve geri dönüş oranları takip edilebiliyor. Müşteri memnuniyetine ilişkin veriler kayıt altına alınarak ölçülebiliyor ve raporlanabiliyor.

Kalibrasyon ve Sertifika Süreçleri

Cihaz Kabul ve Cihaz Takibi

Onaylanan teklifler laboratuvar kabulüne veya yerinde kalibrasyon planına dönüştürülebiliyor. Cihazların kabulünden kalibrasyonun tamamlanmasına kadar geçen süreç sistem üzerinden takip edilebiliyor.

Çevrim İçi Sertifika Oluşturma ve Takibi

Kalibrasyon ölçüm verileri çevrim içi hesap tablolarına, laboratuvarın Excel şablonlarına veya ilgili formlara girilebiliyor. Hazırlanan sertifikalar tanımlanan onay süreçlerinden geçirilebiliyor; oluşturulan sertifikaların durumu ve geçmişi takip edilebiliyor.

Müşteriye Özel Panel ve Dijital Sertifika Yönetimi

Kişiye Özel Kullanıcı Paneli

Müşteriler adına oluşturulabilen kişiye özel kullanıcı panelleri sayesinde kalibrasyon sertifikaları dijital ortamda sunulabiliyor. Müşteriler sertifikalarını görüntüleyebiliyor, sertifika revizyon taleplerini dijital ortamda iletebiliyor ve kendi cihazlarına ilişkin kalibrasyon listelerini oluşturabiliyor.

Saha Operasyonları ve Referans Cihaz Yönetimi

Dış Görev Planlama ve Takibi

Laboratuvar dışında gerçekleştirilecek kalibrasyon ve diğer saha faaliyetleri planlanabiliyor, personel görevlendirmeleri yapılabiliyor ve dış görevlerin gerçekleşme durumları takip edilebiliyor.

Referans Cihazların Ara Kontrol, Bakım, Rekalibrasyon ve Kullanım Takibi

Laboratuvarda kullanılan referans cihazların ara kontrol, bakım ve rekalibrasyon süreçleri planlanabiliyor; yaklaşan işlem ve kalibrasyon tarihleri takip edilebiliyor ve gerçekleştirilen işlemler kayıt altına alınabiliyor. Saha çalışmalarında kullanılan referans cihazların hangi göreve çıktığı, çıkış ve dönüş tarihleri, hangi personel tarafından kullanıldığı ve kullanım süreçleri de izlenebiliyor. Böylece referans cihazların hem metrolojik uygunluk ve bakım süreçleri hem de laboratuvar dışındaki hareketleri bütünleşik şekilde yönetilebiliyor.

Anlaşmalı Laboratuvar Kalibrasyon Takibi

Meteg'in kendi kapsamı dışında kalan ve anlaşmalı laboratuvarlara yönlendirilen kalibrasyonların süreçleri sistem üzerinden takip edilebiliyor.

Personel, Eğitim ve Yeterlilik Yönetimi

Personel Yeterliliği ve Yetkilendirme

Personelin yetkilendirildiği kalibrasyon alanları ve cihaz grupları sistem üzerinden yönetilebiliyor. Personelin görev ve yetkinlikleri tanımlanarak yalnızca yetkili olduğu faaliyetlere erişmesi sağlanabiliyor.

Eğitim Yönetimi

Personel eğitimleri planlanabiliyor, gerçekleştirilen eğitimler kayıt altına alınabiliyor ve eğitim süreçleri personel bazında takip edilebiliyor.

Personel Ara Kontrollerinin (PAK) Yönetimi

Laboratuvar personeline yönelik Personel Ara Kontrolleri planlanabiliyor, gerçekleştirilebiliyor ve sonuçları değerlendirilebiliyor. Böylece personelin teknik yeterliliğinin sürekliliği ve performansı düzenli olarak takip edilebiliyor.

Laboratuvarlar Arası Karşılaştırma ve Yeterlilik Testleri

LAK / Yeterlilik Süreçleri

Laboratuvarlar arası karşılaştırma ve yeterlilik testi faaliyetleri planlanabiliyor; katılım, ilgili kayıtlar, sonuçlar ve değerlendirmeler sistem üzerinden takip edilebiliyor.

Kalite Yönetim Sistemi

Kalite ve Dış Kaynaklı Doküman Yönetimi

Prosedür, talimat, form ve benzeri kalite dokümanları ile standart, kılavuz ve diğer dış kaynaklı dokümanlar takip edilebiliyor. Dokümanların belirlenen periyotlarda gözden geçirilmesi, güncelliklerinin kontrol edilmesi ve gözden geçirme kayıtlarının tutulması sağlanabiliyor.

Düzeltici Faaliyet (DÖF) Yönetimi

Uygunsuzlukların tanımlanması, nedenlerinin değerlendirilmesi, faaliyetlerin belirlenmesi, sorumluların atanması, terminlerin takibi ve faaliyet sonuçlarının değerlendirilmesi sistem üzerinden yönetilebiliyor.

İç ve Dış Tetkik Yönetimi

İç tetkikler planlanıp yürütülebiliyor; tetkik bulguları, uygunsuzluklar ve ilgili faaliyetler kayıt altına alınabiliyor. Dış tetkiklerde de bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve bunlara ilişkin faaliyetler takip edilebiliyor.

Süreç Yönetimi

Kalite yönetim sistemi kapsamında tanımlanan süreçlere ilişkin sorumluluklar, faaliyetler, hedefler ve sonuçlar kayıt altına alınarak süreç performansı sistematik ve ölçülebilir şekilde değerlendirilebiliyor.

Detaylı Raporlama ve Performans Takibi

Sertifika ve Personel Performansı

Üretilen kalibrasyon sertifikalarının sayısı ve durumu takip edilebiliyor. Sertifika bazlı veriler üzerinden personelin gerçekleştirdiği işler ve performansı değerlendirilebiliyor.

Satış Ekibi Performansı

Satış ekibinin gerçekleştirdiği müşteri aramaları, görüşmeleri ve satış sonuçları kayıt altına alınabiliyor. Arama, müşteri geri dönüşü ve satış verileri üzerinden performans ölçülebiliyor ve raporlanabiliyor.

Müşteri Geri Dönüş ve Memnuniyet Raporları

Müşteri geri dönüş oranları ile müşteri memnuniyetine ilişkin veriler raporlanarak müşteri ilişkilerinin gelişimi takip edilebiliyor.

Muhasebe, Faturalandırma ve Tahsilat

Finansal Süreçlerin Takibi

Faturalar kabul kayıtları üzerinden oluşturulabiliyor; faturalandırma, tahsilat ve vade süreçleri aynı sistem içerisinde takip edilebiliyor.

KALDATA'nın Meteg'deki Rolü

KALDATA, Meteg Kalibrasyon'da yalnızca teklif hazırlayan veya kalibrasyon sertifikası oluşturan bir yazılım olarak kullanılmıyor. Tekliften cihaz kabulüne, kalibrasyondan sertifikaya, personel yeterliliğinden eğitime, PAK faaliyetlerinden laboratuvarlar arası karşılaştırmalara, doküman yönetiminden DÖF ve tetkik süreçlerine, saha operasyonlarından referans cihazların ara kontrol, bakım ve rekalibrasyon takibine, müşteri ilişkilerinden satış performansına ve finansal süreçlere kadar birçok faaliyet tek sistem üzerinden yönetiliyor.

Bu yapı, laboratuvar faaliyetlerinin izlenebilir, ölçülebilir, raporlanabilir ve sürdürülebilir bir yönetim yapısı içerisinde yürütülmesine katkı sağlıyor.

Sonuçlar

“KALDATA ile laboratuvarın teknik, kalite, personel, müşteri ve ticari süreçlerini tek noktadan takip edebiliyor; elde ettiğimiz verileri ölçülebilir ve raporlanabilir hale getirebiliyoruz.”

— Zeki KÜÇÜK – Meteg Kalibrasyon

KALDATA hakkında ayrıntılı bilgi için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yazılımı sayfamızı inceleyebilir ya da demo talep edebilirsiniz.