Müşteri Portalı ile Laboratuvar Raporlarına Çevrim İçi Erişim

Laboratuvarlar için iş, raporun ya da sertifikanın imzalanmasıyla bitmez. Belgenin müşteriye ulaşması, gerektiğinde yeniden bulunması ve doğruluğunun gösterilebilmesi de sürecin parçasıdır. Bu aşama çoğu laboratuvarda telefon ve e-posta ile yürütülür ve beklenenden fazla zaman alır. Bu yazıda müşteri portalının laboratuvara ve müşteriye sağladığı faydaları, güvenlik beklentilerini, kalibrasyon takip konusunu ve belge doğrulamayı ele alıyoruz.

Rapor için telefon ve e-posta trafiği

Müşteriler raporlarının hazır olup olmadığını öğrenmek için çoğunlukla laboratuvarı arar ya da e-posta gönderir. Daha önce teslim edilmiş bir belgenin yeniden istenmesi de sık rastlanan bir durumdur, çünkü dosya müşteri tarafında kaybolmuş ya da ilgili kişi değişmiş olabilir. Her talep, laboratuvarda birinin işini bırakıp belgeyi aramasını ve yeniden göndermesini gerektirir. Tek tek bakıldığında küçük görünen bu işler, yoğun dönemlerde ciddi bir yük oluşturur. Üstelik e-postayla gönderilen dosyanın doğru kişiye ulaşıp ulaşmadığı her zaman bilinemez.

Bu trafik, laboratuvarın görünmeyen maliyetlerinden biridir. Kimse onu ayrı bir iş kalemi olarak planlamaz, ancak gün içinde bölünen dikkat hem teknik çalışmayı yavaşlatır hem de hata olasılığını artırır. Müşteri tarafında da yanıt beklemek, özellikle belgeye acil ihtiyaç olduğunda memnuniyetsizlik yaratır.

Müşteri portalı laboratuvara ne kazandırır?

Müşteri portalı, müşterinin kendi belgelerine çevrim içi olarak ulaşabildiği bir alandır. Tamamlanan raporlar portalda yer aldığında, müşterinin belge istemek için laboratuvarı araması gerekmez. Laboratuvar çalışanları yinelenen gönderim işlerine daha az zaman ayırır ve asıl işlerine odaklanır. Belgeler tek bir kaynaktan sunulduğu için, müşteriye eski ya da yanlış bir dosyanın gönderilmesi riski de azalır. BYK Yazılım'ın yapı malzemesi laboratuvarlarına yönelik Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda müşteri portalı bu amaçla yer alır.

Portalın sağlıklı çalışması, laboratuvarın kendi iç akışının düzenli olmasına bağlıdır. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda rapor akışı bekliyor, inceleme, onay, e-imza ve tamamlandı aşamalarından oluşur, raporu hazırlayan ve onaylayan kişiler ayrıdır. Rapor bu aşamaları tamamladığında müşteri için erişilebilir hale gelir.

Müşteri açısından faydalar

Müşteri için en belirgin fayda, belgeye ihtiyaç duyduğu anda ulaşabilmesidir. Şantiyede, bir denetim sırasında ya da mesai saatleri dışında bir laboratuvar raporu gerektiğinde, laboratuvarın yanıt vermesini beklemek zorunda kalmaz. Deney Laboratuvarı Yazılımı'ndaki müşteri portalında müşteri, tamamlanmış raporlarını görüntüleyebilir ve indirebilir. Ayrıca portal üzerinden uygunluk raporu talebinde bulunabilir. Böylece deney raporu sorgulama ihtiyacı, karşılıklı yazışma gerektirmeden karşılanır.

Güvenlik beklentisi: herkes yalnız kendi belgesini görür

Belgeleri çevrim içi sunmanın ilk koşulu, her müşterinin yalnızca kendi belgelerine erişebilmesidir. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nın müşteri portalında müşteri yalnız kendi raporlarını görür. Portalda yalnız tamamlanmış raporlar yer alır, inceleme ve onay süreci devam eden raporlar müşteriye açılmaz. Laboratuvar tarafında rol ve yetki tanımları ile kayıt izi bulunur, böylece bir kaydı kimin ne zaman oluşturduğu ya da değiştirdiği izlenebilir.

Portal sunan bir yazılımı değerlendiren laboratuvarların bu noktaları açıkça sorması yerinde olur. Müşterinin hangi belgeleri görebildiği, belgenin hangi aşamada görünür olduğu ve laboratuvar içinde kimin neye yetkili olduğu, karar verirken netleştirilmesi gereken sorulardır. Güven, yalnızca belgenin doğru olmasına değil, doğru kişiye sunulmasına da bağlıdır.

Kalibrasyon tarafında müşteri takibi ve hatırlatmalar

Kalibrasyon laboratuvarlarında müşteri ilişkisi sertifikanın teslimiyle sona ermez, çünkü cihazların belirli aralıklarla yeniden kalibre edilmesi gerekir. Müşteriler çoğu zaman cihazlarının kalibrasyon tarihlerini kendileri izlemekte zorlanır. KALDATA'da müşteri kalibrasyon takibi yer alır ve laboratuvar, kalibrasyon zamanı yaklaşan cihazları görerek müşterisine zamanında hatırlatma yapabilir. Bu, müşterinin süresi geçmiş cihazla çalışma riskini azaltır, laboratuvarın da iş yükünü önceden planlamasına yardımcı olur. Tamamlanan sertifikalar ise e-imza aşamasının ardından müşteriye e-posta ile iletilir.

Belge doğrulama

Bir raporun ya da sertifikanın gerçekten ilgili laboratuvar tarafından düzenlendiğinin gösterilebilmesi, belgenin kendisi kadar önemlidir. Deney Laboratuvarı Yazılımı'nda raporlar QR kodla doğrulanabilir, belgeyi eline alan kişi kodu okutarak raporu kontrol edebilir. Akredite kalibrasyon sertifikalarında ise TBDS devreye girer. TBDS, TÜRKAK'ın Belge Doğrulama Sistemi'dir ve akredite kuruluşların düzenlediği belgelerin bu sistem üzerinden doğrulanabilmesini sağlar. KALDATA, TBDS ile entegre çalışır ve ilgili işlemler yazılım içinden yapılır.

Doğrulama olanağı, belgeyi laboratuvarın müşterisinden alan üçüncü taraflar için de değerlidir. Belgeyi inceleyen bir denetçi ya da müşterinin kendi müşterisi, belgenin doğruluğunu laboratuvarı aramadan kontrol edebilir. Bu da laboratuvara gelen doğrulama amaçlı soruları azaltır.

Sonuç

Müşteri portalı, laboratuvarın telefon ve e-posta yükünü hafifletirken müşteriye belgelerine kolay ve güvenli bir erişim sağlar. Online sertifika ve rapor erişimi, doğrulama olanaklarıyla birlikte düşünüldüğünde müşteri güvenini de destekler. Yapı malzemesi laboratuvarları için Deney Laboratuvarı Yazılımı sayfasını, kalibrasyon laboratuvarları için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz. Kendi süreçlerinize uygunluğunu görmek isterseniz demo talep edin.