Referans Cihaz Takibi ve Kalibrasyon Süresi Neden Önemlidir?

Bir kalibrasyon laboratuvarının verdiği her sonuç, ölçümde kullanılan referans cihazların güvenilirliğine dayanır. Referans cihazın kalibrasyon süresi geçtiğinde, o cihazla yapılan ölçümlerin arkasındaki güvence de tartışmalı hale gelir. Bu yazıda referans cihaz takibinin neden önemli olduğunu, elle takibin nerede zorlandığını ve bir kalibrasyon yazılımının bu konuda laboratuvara neler kazandırabileceğini ele alıyoruz.

Referans cihaz nedir ve neden izlenir?

Referans cihaz, müşteri cihazlarının kalibrasyonunda karşılaştırma için kullanılan, doğruluğu bilinen ölçüm cihazıdır. Müşterinin cihazı için verilen sonuç, referans cihazın kendi kalibrasyonu üzerinden daha üst seviyedeki referanslara bağlanır. Bu bağlantıya izlenebilirlik denir ve ölçüm sonuçlarına duyulan güvenin temelini oluşturur. Laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan ISO/IEC 17025 standardı çerçevesinde de kayıtların izlenebilir olması beklenir. Bu nedenle referans cihazların kalibrasyon, bakım ve kontrol durumlarının düzenli izlenmesi, laboratuvarın günlük işinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Kalibrasyon süresi geçmiş referans cihazın riski

Kalibrasyon süresi geçmiş bir referans cihaz çoğu zaman çalışmaya devam eder ve dışarıdan bakıldığında bir sorun görünmez. Risk de tam olarak buradadır, çünkü cihazın hâlâ beklenen doğrulukta ölçüp ölçmediği artık belgelenmiş değildir. Böyle bir cihazla düzenlenen sertifikaların geçerliliği sorgulanabilir ve laboratuvar ilgili işleri yeniden değerlendirmek zorunda kalabilir. Bu durum hem zaman kaybına hem de müşteri güveninin zedelenmesine yol açabilir. Sorunu sonradan düzeltmek, onu baştan önlemekten genellikle çok daha zahmetlidir.

Risk tek bir sertifikayla sınırlı kalmayabilir. Aynı referans cihaz birçok işte kullanıldığı için, sürenin geçtiği fark edilene kadar düzenlenen bütün belgelerin gözden geçirilmesi gerekebilir. Bu nedenle laboratuvarlar için asıl hedef, süresi geçmiş cihazın kullanıldığını sonradan tespit etmek değil, kullanılmasına hiç fırsat vermemektir.

Elle takibin güçlükleri

Birçok laboratuvar referans cihazlarını bir tabloda, takvimde ya da dosya klasörlerinde izler. Cihaz sayısı az olduğunda bu yöntem işini görür, ancak cihaz sayısı ve iş yükü arttıkça zayıf noktalar ortaya çıkar. En sık karşılaşılan güçlükler şunlardır:

• Takip listesi çoğu zaman tek bir kişinin bilgisayarında ya da hafızasında kalır, o kişi izindeyken bilgiye ulaşmak zorlaşır.
• Tarihler elle güncellendiği için unutma ve yanlış yazma olasılığı her zaman vardır.
• Sertifikayı hazırlayan kişi, kullandığı referans cihazın güncel durumunu ayrıca kontrol etmek zorundadır.
• Yoğun dönemlerde bu kontrol atlanabilir ve hata ancak bir denetimde ya da müşterinin sorusuyla fark edilir.

Kalibrasyon, bakım ve kontrol takibi tek yerde

Bir kalibrasyon takip programı, referans cihazlara ait bilgileri ilgili herkesin ulaşabildiği ortak bir kayıtta toplar. KALDATA'da referans cihazların kalibrasyon, bakım ve kontrol takibi aynı yazılım içinde yürütülür. Referans cihaz başka bir laboratuvara gönderildiğinde dış kalibrasyon takibi de yine aynı yerde yapılır. Böylece hangi cihazın ne durumda olduğu sorusunun yanıtı kişilere değil, kayda bağlı olur.

Tarihlerin tek bir yerde görünür olması, yaklaşan kalibrasyonların zamanında fark edilmesini ve hatırlatılmasını kolaylaştırır. Laboratuvar, cihazın kalibrasyona gideceği dönemi önceden planlayabilir ve o süre için iş programını buna göre düzenleyebilir. Sürenin dolduğunu son anda öğrenmek yerine hazırlıklı olmak, hem işlerin aksamasını hem de aceleyle verilen kararları azaltır.

Süresi geçmiş referans cihaz sertifikaya eklenmez

Takibin asıl değeri, bilginin sertifika hazırlanırken devreye girmesidir. KALDATA'da kalibrasyon süresi geçmiş bir referans cihaz sertifikaya eklenmez ve kullanıcı uyarılır. Bu sayede kontrol, teknisyenin dikkatine ya da yoğun bir günde hatırlamasına bırakılmaz. Hata, sertifika müşteriye ulaştıktan sonra değil, daha oluşmadan önlenir. Uyarıyı gören teknisyen de durumu hemen fark eder ve kalibrasyonu geçerli bir referans cihazla çalışması gerektiğini bilir.

Bu tür bir önleyici kontrol, kalite sorumlusunun yükünü de hafifletir. Her sertifikada kullanılan referans cihazın durumunu tek tek denetlemek yerine, dikkatini gerçekten değerlendirme gerektiren konulara verebilir. Teknisyen açısından da kural açıktır ve kişiden kişiye değişmez.

Sertifikada güncel kaydın kullanılması

Elle çalışılan düzende referans cihaz bilgileri çoğu zaman eski bir sertifikadan ya da şablondan kopyalanır. Cihaz yeniden kalibre edildiğinde bu bilgilerin her dosyada tek tek güncellenmesi gerekir ve gözden kaçan bir dosya eski bilgiyle sertifika üretmeye devam edebilir. Referans cihaz bilgisi ortak kayıttan alındığında bu risk belirgin biçimde azalır. Sertifikayı hazırlayan kişi bilgiyi yeniden yazmak yerine kayıtlı cihazı kullanır. Bu yaklaşım yazım hatalarını azaltır, kayıt tutmayı ve izlenebilirliği de kolaylaştırır.

Sonuç

Referans cihaz takibi, laboratuvarın verdiği sonuçlara duyulan güvenin sessiz ama temel dayanağıdır. Bir kalibrasyon yazılımı laboratuvarın sorumluluğunu ortadan kaldırmaz, ancak takibi kişilere bağlı olmaktan çıkarır ve hatanın sertifikaya yansımasını önlemeye yardımcı olur. Geçişe başlamadan önce kullanımdaki referans cihazların güncel bir listesini çıkarmak ve son kalibrasyon belgelerini doğrulamak iyi bir ilk adımdır. Referans cihaz takibi ve diğer modüller hakkında bilgi almak için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz. Yazılımı kendi süreçleriniz üzerinden görmek isterseniz demo talep edin.