TBDS Nedir? TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi ve Laboratuvarlar

Akredite laboratuvarlarda çalışanların sıkça karşılaştığı kısaltmalardan biri TBDS'dir. Düzenlenen belgenin doğrulanabilir olması hem laboratuvar hem de belgeyi alan müşteri için güven demektir. Öte yandan bu güveni sağlayan işlemler günlük iş akışına yeni adımlar ekler ve elle takip edildiğinde hataya açık hâle gelir. Konu özellikle çok sayıda cihazla çalışan kalibrasyon laboratuvarlarını yakından ilgilendirir. Bu yazıda TBDS nedir sorusunu yanıtlıyor, sistemin laboratuvarın gündelik işine nasıl yansıdığını ve TBDS entegrasyonu olan bir yazılımın tipik hataları nasıl önlediğini anlatıyoruz.

TBDS nedir?

TBDS, TÜRKAK'ın Belge Doğrulama Sistemi'dir. Akredite kuruluşların düzenlediği belgelerin bu sistem üzerinden doğrulanabilmesini sağlar. Kalibrasyon laboratuvarı açısından bu, düzenlenen sertifikanın TBDS'deki bir kayıtla ilişkilendirilmesi anlamına gelir. Sistemin kuralları ve güncel uygulama ayrıntıları için TÜRKAK'ın kendi duyuruları esas alınmalıdır. Bu yazı mevzuatı yorumlamayı değil, laboratuvarın günlük işleyişindeki pratik sonuçları ele almayı amaçlar.

Laboratuvarın günlük işine etkisi

TBDS ile çalışmak sertifika sürecine birkaç adım ekler. Bu adımlar genel hatlarıyla şöyledir.

• Cihaz ve müşteri bilgileri bildirilir, kayıt için bir numara alınır.
• Sertifika tamamlandığında ilgili kayıt TBDS'de aktife alınır.
• Sertifikada sonradan değişiklik gerekirse revizyon bildirimi yapılır.
• Sertifika geçerliliğini yitirirse iptal bildirimi yapılır.

Az sayıda cihazla çalışılan günlerde bu adımları izlemek kolaydır. Cihaz sayısı arttıkça hangi kaydın hangi aşamada olduğunu akılda tutmak güçleşir ve çoğu laboratuvar ayrı bir listede takip tutmaya başlar. O liste de güncel tutulması gereken yeni bir kayıt hâline gelir.

Elle takipte yaşanan tipik hatalar

İşlemler laboratuvarın asıl kayıtlarından bağımsız, elle yürütüldüğünde bazı hatalar tekrar tekrar ortaya çıkar.

• Yanlış cihaza numara: Benzer adlı ya da aynı müşteriye ait cihazlar arasında satır karışır, alınan numara başka bir cihazın kaydına işlenir.
• Mükerrer talep: Numarası daha önce alınmış bir cihaz için fark edilmeden ikinci kez talep oluşturulur ve hangi numaranın geçerli olduğu sorusu doğar.
• Unutulan aktivasyon: Sertifika tamamlanıp müşteriye iletilir, ancak kaydı aktife almak yoğunluk içinde atlanır ve kayıt beklemede kalır.
• Revizyon karışıklığı: Sertifika revize edildiğinde hangi sürümün geçerli olduğu ve bildirimin yapılıp yapılmadığı belirsiz kalır.

Bu hataların ortak yanı, çoğunlukla iş bittikten sonra, bazen de müşteri belgeyi doğrulamak istediğinde fark edilmeleridir. Geç fark edilen hata hem düzeltme emeğini hem de müşteriyle yazışmayı artırır.

Yazılım entegrasyonu bu hataları nasıl önler?

TBDS entegrasyonu olan bir kalibrasyon yazılımı, bu işlemleri sertifika iş akışının içinden yapmayı sağlar. KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı TÜRKAK TBDS ile entegredir; numara alma, aktife alma, revizyon ve iptal bildirimi yazılım içinden yapılır. Asıl kazanç, bu işlemlerin kullanıcı hatasını önleyen kontrollerle birlikte gelmesidir.

• İşlem düğmesi yalnızca uygun kayıtlarda görünür. Akreditasyon kapsamı dışındaki ya da numarası zaten alınmış kayıtlar için istek gönderilmez.
• Aynı numara iki ayrı cihaza verilemez.
• İşlemden önce kullanıcıdan onay istenir. Aktif bir sertifikada revizyon için ayrıca onay alınır, iptalde ise neden belirtmek zorunludur.
• TBDS bir isteği reddederse yazılımdaki kayıt da değişmez, böylece iki taraf arasında tutarsızlık oluşmaz.

Bu kontrollerin ortak amacı, hatayı sonradan düzeltmek yerine baştan oluşmasını engellemektir. Kullanıcı yanlış kayıt üzerinde işlem başlatmak istese bile yazılım buna zemin bırakmaz.

Süresi yaklaşan kayıtlar için hatırlatma

Unutulan aktivasyon, elle takibin sık karşılaşılan sonuçlarından biridir. KALDATA, süresi yaklaşan TBDS kayıtları için hatırlatma e-postası gönderir ve otomatik aktife alma özelliği sunar. Böylece yoğun dönemlerde gözden kaçabilecek kayıtlar kişilerin hafızasına bırakılmaz. Sorumlu personel neyin beklediğini aramak zorunda kalmadan öğrenir. Laboratuvar yöneticisi açısından bu, takip işinin tek bir kişinin dikkatine bağlı kalmaması demektir.

Sahada TBDS işlemleri

Yerinde kalibrasyon yapan ekipler için işlemlerin ofise dönüşü beklemesi gecikmeye yol açabilir. KalData Saha mobil uygulaması cihaz listesinde hangi cihazın numarasının alındığını, hangisinin beklediğini durum rozetleriyle gösterir. Birden çok cihaz seçilerek toplu numara alınabilir, geri alınamaz işlemlerden önce onay istenir ve numarası alınmış cihaz için ikinci talep engellenir. İşlem sürerken ekran kilitlenir, numara gelene kadar liste kendiliğinden yenilenir, numara devri ve revizyon gibi işlemlerde de açık onay alınır. Mobil uygulama web yazılımıyla aynı kuralları kullandığı için ofiste ve sahada aynı sonuç alınır.

Sonuç

TBDS, belgelerin doğrulanabilirliğini sağlayan bir sistemdir ve laboratuvarın iş akışına düzenli takip gerektiren adımlar getirir. Bu adımlar elle yürütüldüğünde hata riski artar. Kalibrasyon yazılımı TBDS ile entegre çalıştığında ise kontroller işin doğal bir parçası olur. Ayrıntılar için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı ve KalData Saha mobil uygulaması sayfalarına göz atabilirsiniz. TBDS işlemlerini kendi iş akışınız üzerinde görmek isterseniz demo talep edin.