TBDS'de Sertifika Revizyonu ve İptali: Laboratuvarların Dikkat Etmesi Gerekenler

TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi (TBDS), akredite laboratuvarların düzenlediği belgelerin doğrulanabilmesi için kullanılır. Sertifika TBDS'ye kaydedildiğinde bir TBDS numarası ve doğrulama bağlantısı alır; müşteri ya da üçüncü kişiler belgenin geçerliliğini bu bağlantı üzerinden kontrol eder. TBDS'nin ne olduğunu TBDS Nedir? yazımızda anlattık; bu yazıda günlük işte en çok sorun çıkaran iki adıma, revizyon ve iptale odaklanıyoruz.

Sertifikanın TBDS'deki yolu

Bir sertifika TBDS'de önce taslak olarak kaydedilir ve numarasını alır. Sertifika tamamlanıp müşteriye gönderilmeden önce aktif hâle getirilir; doğrulama bağlantısını içeren QR kod ve TBDS numarası sertifikaya basılır. Sonrasında gerekirse revizyon ya da iptal yapılır. Her adım laboratuvarın kendi kaydıyla TBDS'deki kaydın uyumlu kalmasını gerektirir.

Numara almadan önce: kapsam kontrolü

TBDS kaydı akreditasyon kapsamındaki işler içindir. Kapsam dışındaki bir cihaz, anlaşmalı başka bir laboratuvara gönderilen iş ya da uygunsuz bulunan bir kayıt için numara istenmemelidir. Aynı cihaz için ikinci kez numara alınması da sonradan temizlenmesi zor bir karışıklık yaratır. Bu kontrollerin kullanıcının dikkatine bırakılmaması, hatanın baştan önlenmesinin en güvenli yoludur.

Unutulan taslaklar

Numarası alınmış ama tamamlanmamış işler zamanla birikebilir. Taslakta kalan sertifikaların listelenmesi, sorumlu kişilere hatırlatılması ve tamamlananların aktif hâle getirilmesinin takip edilmesi, "müşteriye gitti ama TBDS'de aktif değil" durumunun önüne geçer.

Revizyon: nedeni ve izi kaybolmasın

TBDS'de aktif bir sertifikada düzeltme gerektiğinde yeni bir sürüm yayımlanır. Burada dikkat edilmesi gerekenler:

• Revizyon nedeni yazılmalı: neden revize edildiği TBDS'ye de bildirilir ve sonradan sorulduğunda yanıt hazırdır.
• Revizyon numarası ve tarihi tutulmalı: hangi sürümün geçerli olduğu karışmamalıdır.
• Eski ve yeni sertifika bağlı kalmalı: yeni sürüm öncekine bağlı saklanmalı, eski sürüm doğrulandığında geçersiz olduğu görülmelidir.
• Onay alınmadan gönderilmemeli: aktif bir kaydın revizyonu geri alınamayan bir işlemdir; kullanıcının ne yaptığını görerek onaylaması gerekir.

İptal: iki sistem birbirinden kopmasın

İptalde TBDS'nin tanımladığı nedenlerden biri seçilir; uygunsuzluk tespiti, yanlışlıkla yayımlama, yanlış veri girişi, müşteri ya da sözleşme kaynaklı nedenler ve TÜRKAK talebi bunlara örnektir. En sık yapılan hata, kaydı laboratuvarın kendi sisteminde iptal edip TBDS'de aktif bırakmaktır. Güvenli yöntem, iptalin önce TBDS'de gerçekleşmesi, TBDS iptali kabul etmezse yerel kaydın da iptal edilmemesidir.

Hata ve eşitleme

Dış bir sisteme bağlanıldığı için bağlantı sorunları ve TBDS'den dönen hata mesajları olağandır. Hatanın kullanıcıya anlaşılır biçimde gösterilmesi, kaydın yeniden gönderilebilmesi ve yerel kaydın TBDS'deki durumla eşitlenebilmesi, iki sistemin zamanla birbirinden uzaklaşmasını önler.

KALDATA'da TBDS

KALDATA, TBDS işlemlerini sertifikanın kendi akışında yürütür: taslak ve numara, QR kod, aktivasyon, gerekçeli revizyon ve iptal. Kapsam ve mükerrer kontrolleri yazılım yapar, taslaklar hatırlatılır, TBDS hataları açıkça gösterilir ve kayıtlar TÜRKAK'taki durumla eşitlenebilir. Sahadaki ekipler aynı kurallarla KalData Saha mobil uygulamasından numara alabilir.