Yerinde Kalibrasyonda Mobil Uygulama Kullanımı

Basınç göstergeleri, teraziler, sıcaklık kabinleri ya da üretim hattına bağlı ölçüm cihazları çoğu zaman laboratuvara taşınamaz. Bu nedenle kalibrasyon laboratuvarlarının işinin önemli bir bölümü müşterinin tesisinde yapılır. Yerinde kalibrasyon, laboratuvardaki düzenli ortamın dışında çalışmak anlamına gelir: masa başı yoktur, bilgisayar her zaman elinizin altında değildir, internet bağlantısı zayıf olabilir. Bu yazıda saha kalibrasyonu sırasında sık karşılaşılan güçlükleri ve bir kalibrasyon mobil uygulamasının bu güçlükleri nasıl hafiflettiğini ele alıyoruz.

Sahada kâğıt formla çalışmanın güçlükleri

Alışılmış yöntemde teknisyen ölçümleri ve cihaz bilgilerini kâğıt forma yazar, ofise döndüğünde aynı bilgileri yazılıma yeniden girer. Aynı verinin iki kez yazılması hem zaman alır hem de aktarım hatasına açıktır. Okunaksız bir rakam, eksik bir seri numarası ya da kaybolan bir form sertifikanın gecikmesine yol açabilir. Bağlantının zayıf olduğu tesislerde kayıtlar çoğu zaman günün sonuna bırakılır ve ayrıntılar unutulabilir.

İmza ve etiket de ayrı birer iş kalemidir. Müşteri yetkilisinin kâğıda attığı imzanın sonradan taranıp ilgili kayda eklenmesi gerekir. Etiketler ise elle yazılır ya da ofiste önceden hazırlanıp sahaya götürülür, plan değiştiğinde eksik kalır. Bu aksaklıklar tek tek küçük görünse de yoğun bir saha programında birikerek hem teknisyenin hem de ofisin zamanını alır.

QR kod ile cihazı doğru tanımak

Bir tesiste birbirine çok benzeyen onlarca cihaz bulunabilir. Yanlış cihazın kaydını açmak, sonradan fark edilmesi zor hatalardan biridir. KalData Saha ile teknisyen cihazın üzerindeki QR kodu ya da barkodu okutur ve ilgili kayda ulaşır. QR kod cihaz takibi, seri numarasını elle arama ihtiyacını azaltır ve cihaz kabul işlemini kolaylaştırır. Cihaz bilgilerinde bir eksik ya da değişiklik varsa teknisyen bunu sahadayken düzenleyebilir.

Görev, kanıt ve imza tek yerde

Teknisyen yerinde kalibrasyon görevlerini ve takvimini uygulamada görür, güne hangi işlerin beklediğini bilerek başlar. Müşteriye ait notlar da yanındadır, böylece tesise özgü bir uyarı ya da istek gözden kaçmaz. Çalışma sırasında şu işlemler mobil cihazdan yapılabilir:

• Cihazın durumunu gösteren fotoğraf ya da video eklemek
• Müşteri yetkilisinden dijital imza almak
• Konum bilgisini kayda eklemek
• Sertifika aramak ve onay vermek

Fotoğraf ve video, cihazın teslim alındığı andaki durumuna ilişkin sonradan doğabilecek soruları yanıtlamak açısından değerlidir. Dijital imza ise işin müşteri yetkilisinin bilgisi dahilinde tamamlandığını kayıt altına alır. İş bittiğinde ofise taşınması ve yeniden yazılması gereken bir kâğıt dosyası kalmaz. Teknisyenin zamanı veri aktarmaya değil, ölçümün kendisine ayrılır.

Etiket sahada basılır

Kalibrasyonu tamamlanan cihazın etiketi Bluetooth yazıcıyla sahada basılabilir. Bu, elle yazılan etiketlerdeki okunaksızlık ve yanlış tarih riskini azaltır. Teknisyen etiket için ofise dönmeyi beklemez, cihaz müşteriye etiketli olarak bırakılır. Saha personelinin güvenliği düşünülerek uygulamada bir acil durum (imdat) özelliği de bulunur.

Etiket, müşterinin gözünde kalibrasyonun en görünür kanıtıdır. Denetim sırasında cihazın üzerindeki etiket ile sertifikadaki bilgilerin birbirini tutması beklenir. Etiketin iş biter bitmez basılması, sonradan etiket göndermek ya da tesise yeniden gitmek gibi ek işleri de azaltır.

Ofiste ve sahada aynı kurallar

Mobil uygulamalar hakkında sık duyulan kaygı, masaüstündeki yazılımdan farklı davranmalarıdır. KalData Saha, web tabanlı KALDATA kalibrasyon yazılımının saha istemcisidir ve web ile aynı sunucu kurallarını kullanır. Bir işlem ofiste nasıl sonuçlanıyorsa sahada da aynı biçimde sonuçlanır. Teknisyenin iki ayrı sistemin farklı alışkanlıklarını öğrenmesi gerekmez.

Laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan ISO/IEC 17025 standardında kayıtların izlenebilirliği beklenir. Ofis ve saha kayıtlarının aynı kurallarla tutulması, kayıt tutmayı ve izlenebilirliği kolaylaştırır.

TBDS işlemlerini sahadan güvenle yapmak

TBDS, TÜRKAK'ın Belge Doğrulama Sistemi'dir ve akredite kuruluşların düzenlediği belgelerin bu sistem üzerinden doğrulanabilmesini sağlar. TBDS numarası alınırken cihaz ve müşteri bilgileri bildirilir ve numara alınır. Sertifika tamamlandığında kayıt TBDS'de aktife alınır. KalData Saha'da cihaz listesindeki durum rozetleri hangi cihazın numarasının alındığını, hangisinin beklediğini gösterir. Birden çok cihaz seçilerek numara toplu olarak alınabilir.

Sahada acele edilirken yapılabilecek hatalara karşı önlemler de vardır. Geri alınamaz işlemlerden önce onay istenir, numarası alınmış bir cihaz için ikinci kez talepte bulunulması engellenir. İşlem sürerken ekran kilitlenir, numara gelene kadar liste kendiliğinden yenilenir. Numara devri ve revizyon gibi işlemlerde ise açık onay alınır.

Sonuç

Yerinde kalibrasyon, laboratuvarın müşteriyle yüz yüze çalıştığı andır ve burada yapılan bir hata doğrudan sertifikaya yansıyabilir. Mobil uygulama kâğıt formu, sonradan veri girişini ve elle yazılan etiketi azaltmaya yardımcı olur. Geçişe küçük bir ekiple ve birkaç müşteriyle başlamak alışma sürecini kolaylaştırabilir. Saha süreçlerinizi gözden geçiriyorsanız KalData Saha mobil uygulaması ve birlikte çalıştığı KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sayfalarını inceleyebilirsiniz. Uygulamayı kendi iş akışınız üzerinden görmek isterseniz demo talep edin.