LIMS Nedir? Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi Rehberi

Bir laboratuvarda iş yükü arttıkça kayıtlar da çoğalır. Teklifler, kabul edilen cihaz ve numuneler, ölçüm verileri, raporlar ve sertifikalar zamanla farklı yerlerde birikir. Bunların bir kısmı Excel dosyalarında, bir kısmı e-postalarda, bir kısmı da kâğıt formlarda durduğunda aranan bilgiye ulaşmak zorlaşır. LIMS (Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi), bu dağınık kayıtları tek bir çatı altında toplamayı amaçlayan yazılım türüdür. Bu yazıda LIMS nedir, hangi sorunları çözer ve kalibrasyon ile deney laboratuvarları için seçim yaparken nelere bakılabilir sorularını ele alıyoruz.

LIMS nedir?

LIMS, İngilizce Laboratory Information Management System ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçeye laboratuvar bilgi yönetim sistemi olarak çevrilir. En genel tanımıyla, laboratuvara gelen işin kabulünden sonucun müşteriye ulaştırılmasına kadar olan süreci kayıt altına alan ve yöneten bir laboratuvar yazılımıdır. Numune ya da cihaz bilgisi, yapılan işlem, işlemi yapan kişi ve ortaya çıkan belge aynı sistemde birbirine bağlı olarak tutulur. Böylece bir kaydın geçmişi sonradan izlenebilir ve aynı bilginin farklı yerlere yeniden yazılması gerekmez.

Laboratuvarda hangi sorunları çözer?

İşini birbirinden kopuk dosyalarla yürüten ekiplerde benzer güçlükler görülür. İyi kurgulanmış bir LIMS bu güçlüklerin önemli bir bölümünü azaltmaya yardımcı olur.

• Dağınık kayıt: Aynı bilgi birkaç yerde tutulduğunda hangisinin güncel olduğu belirsizleşir.
• Takip güçlüğü: Hangi işin hangi aşamada beklediği ancak birine sorulduğunda öğrenilir.
• Elle yazım hatası: Veri bir dosyadan diğerine taşınırken yanlış satır ya da yanlış müşteri seçilebilir.
• Geciken teslim: Onay bekleyen belge fark edilmediğinde süreç gereksiz yere uzar.
• İzlenebilirlik eksikliği: Bir kaydı kimin, ne zaman oluşturduğu ya da değiştirdiği sonradan gösterilemez.

ISO/IEC 17025, laboratuvarların yeterliliği için genel gereklilikleri tanımlayan standarttır ve bu çerçevede kayıtların izlenebilirliği beklenir. Bir yazılım tek başına uygunluğu garanti etmez, ancak kayıt tutmayı ve izlenebilirliği kolaylaştırır.

Kalibrasyon laboratuvarında LIMS'ten ne beklenir?

Kalibrasyon laboratuvarının işi cihaz etrafında döner. Bu nedenle bir kalibrasyon LIMS çözümünden, tekliften cihaz kabulüne, görev planlamadan sertifikanın hazırlanmasına, incelenmesine ve onaylanmasına kadar olan akışı kesintisiz izlemesi beklenir. Laboratuvarın kendi referans cihazlarının kalibrasyon, bakım ve kontrol takibi de aynı ölçüde önemlidir. Örneğin KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı sertifika aşamalarını ayrı sekmelerde ve sayaçlarla gösterir, kalibrasyon süresi geçmiş bir referans cihazı sertifikaya eklemez ve kullanıcıyı uyarır. Akredite laboratuvarlar için TÜRKAK TBDS işlemlerinin yazılım içinden yapılabilmesi de günlük işi kolaylaştırır.

Deney laboratuvarında LIMS'ten ne beklenir?

Deney laboratuvarında odak noktası numunedir. Numunenin kabulü, deney tarihinin planlanması, ham verinin girilmesi ve raporun onaydan geçerek müşteriye ulaşması tek bir akış içinde izlenebilmelidir. Yapı malzemesi laboratuvarlarına yönelik Deney Laboratuvarı Yazılımı bu beklentiye örnek verilebilir. Talep, numune ve rapor numaraları otomatik üretilir, beton numunelerinin deney tarihleri otomatik planlanır ve günlük iş listesi hazır gelir. Raporların QR kodla doğrulanabilmesi ve müşterinin kendi tamamlanmış raporlarına portal üzerinden ulaşabilmesi, müşteriyle iletişimi de kolaylaştırır.

Genel amaçlı LIMS ile alana özel yazılım arasındaki fark

Genel amaçlı LIMS ürünleri farklı türde laboratuvarlara hitap edecek biçimde tasarlanır. Bu esneklik bir avantajdır, ancak sistemin laboratuvarın iş akışına uyarlanması ek yapılandırma ve zaman gerektirebilir. Alana özel laboratuvar yazılımı ise belirli bir laboratuvar türünün terimleri, belgeleri ve iş sırası düşünülerek hazırlanır. Kalibrasyon laboratuvarı için sertifika ve referans cihaz, deney laboratuvarı için numune ve rapor kavramları baştan yerli yerindedir. Hangisinin daha uygun olduğu laboratuvarın büyüklüğüne, çalışma alanına ve beklentilerine göre değişir.

LIMS seçerken nelere bakılır?

Yazılım değerlendirirken özellik listesinin uzunluğundan çok, yazılımın günlük işinize ne kadar uyduğuna bakmak yararlıdır. Aşağıdaki sorular iyi bir başlangıç noktası olabilir.

• Yazılım, laboratuvarınızın çalışma alanını ve belge türlerini karşılıyor mu?
• Bekleyen işler ve iş akışındaki aşamalar tek bakışta görülebiliyor mu?
• Hazırlama, inceleme ve onay adımları ayrı ayrı izlenebiliyor mu?
• Mevcut Excel şablonlarınızı kullanmayı sürdürebiliyor musunuz?
• Kullanıcı hatasını önleyen uyarı ve kontroller var mı?
• Sahada çalışan ekip için mobil kullanım imkânı sunuluyor mu?
• Kim, neyi, ne zaman yaptı sorusunun yanıtı kayıtlarda bulunabiliyor mu?

En sağlıklı değerlendirme, kendi iş akışınızdan gerçek bir örneği yazılım üzerinde baştan sona izlemektir. Böylece yazılımın size uyup uymadığını tanıtım metinlerinden değil, kendi işinizden görürsünüz.

Sonuç

LIMS, laboratuvarın kayıtlarını bir araya getiren, iş akışını görünür kılan ve hataları azaltmaya yardımcı olan bir araçtır. Doğru seçim, laboratuvarınızın türüne ve günlük işleyişine en iyi uyan çözümdür. Kalibrasyon laboratuvarları için KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı, yapı malzemesi laboratuvarları için Deney Laboratuvarı Yazılımı sayfalarını inceleyebilirsiniz. Yazılımı kendi iş akışınız üzerinde görmek isterseniz demo talep edin.