KI-Tools, die Ihre Arbeit erleichtern

• Künstliche Intelligenz
• Aktualisiert: 04.10.2026
• Ca. 4 Min. Lesezeit

KI im Arbeitsalltag

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   E-Mails und Korrespondenz

   Sie können aus kurzen Notizen einen E-Mail-Entwurf erstellen lassen, den Ton einer Antwort förmlicher oder freundlicher gestalten oder einen langen Schriftwechsel in wenigen Stichpunkten zusammenfassen lassen. Auch für die Prüfung von Rechtschreibung und Ausdruck ist KI hilfreich. Prüfen Sie vor dem Versand unbedingt Namen, Daten und Zahlen.

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   Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen

   Aus Ihren Besprechungsnotizen können Sie eine Zusammenfassung erstellen lassen, die Beschlüsse, Aufgaben und Verantwortliche voneinander trennt. Die KI-Funktionen von Besprechungswerkzeugen wie Microsoft Teams und Google Meet können je nach Lizenz Besprechungszusammenfassungen und automatische Notizen bieten. Informieren Sie die Teilnehmenden, wenn aufgezeichnet wird oder automatisch Notizen erstellt werden.

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   Präsentationen, Tabellen und Dokumente

   Sie können KI nutzen, um aus Stichpunkten einen Präsentationsentwurf zu erstellen, Daten in einer Tabelle zusammenzufassen, Formelvorschläge zu erhalten oder ein langes Dokument zusammenfassen zu lassen. Prüfen Sie Berechnungen in der Tabelle und vorgeschlagene Formeln anhand einiger Beispielzeilen nach.

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   Übersetzung und Zusammenfassung

   KI-Übersetzungen erfassen den Zusammenhang meist gut; ein kleines Glossar für Fachbegriffe erhöht die Einheitlichkeit. Lassen Sie Übersetzungen von Verträgen, technischen Spezifikationen und offiziellen Schreiben von einer Fachperson prüfen. Wenn Sie lange Texte zusammenfassen lassen, wird die Kontrolle einfacher, wenn Sie nachfragen, auf welche Abschnitte sich die Zusammenfassung stützt.

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Microsoft 365 Copilot und KI in Google Workspace

Microsoft 365 Copilot unterstützt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams bei Aufgaben wie dem Erstellen von Entwürfen, dem Zusammenfassen und der Datenanalyse. In Google Workspace bietet Gemini ähnliche Funktionen in Gmail, Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Meet. Der Funktionsumfang hängt von Lizenz, Paket und Sprachunterstützung ab; manche Funktionen sind möglicherweise nicht in jeder Sprache verfügbar. Wie Daten in den Unternehmensversionen verarbeitet werden, hängt von den Administratoreinstellungen und den Vertragsbedingungen ab.

Einsatzideen für kleine Unternehmen

• Produktbeschreibungen und Texte für soziale Medien.
• Antwortvorlagen für häufige Kundenfragen (vor dem Versand geprüft).
• Erste Entwürfe für Angebote, Stellenanzeigen und Mitteilungen.
• Ein Bereich mit häufig gestellten Fragen für die Website.
• Excel-Formeln und einfache Berichte.
• Entwürfe für Verfahrensanweisungen und Schulungsunterlagen für Beschäftigte.
• Markt- und Themenrecherche mit Suchassistenten, die Quellen angeben (z. B. Perplexity); öffnen und prüfen Sie dabei die Quellen.

Darauf sollten Sie achten

• Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse: Geben Sie Kundendaten und vertrauliche Unterlagen nicht in Tools ein, die dafür nicht freigegeben sind (Datenschutzrecht, z. B. die DSGVO).
• Richtigkeit: Prüfen Sie Zahlen, Daten und Namen; KI kann falsche Informationen erzeugen.
• Wichtige Entscheidungen: Überlassen Sie Entscheidungen zu Einstellungen, Preisen oder Kunden nicht der KI; die letzte Entscheidung muss beim Menschen liegen.
• Regeln: Erstellen Sie eine kurze Nutzungsrichtlinie, in der steht, welche Tools die Beschäftigten mit welchen Daten verwenden dürfen.
• Lizenz und Kosten: Vergleichen Sie die Nutzungsgrenzen und Datenbedingungen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Tarife.

Häufige Fragen

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