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Wie führt man eine Kalibrierliste für Prüfmittel?

Wer seine kalibrierten Prüfmittel systematisch überwacht, verhindert Messungen mit einem Gerät, dessen Kalibrierung abgelaufen ist, hat die im Audit verlangten Aufzeichnungen griffbereit und kann die Kalibrierkosten besser planen. Diese Anleitung beschreibt, welche Angaben in eine gute Überwachungsliste gehören und wann es sinnvoll ist, die Liste in eine Software zu überführen.

Kurz gefasst

  • Führen Sie alle kalibrierpflichtigen Geräte in einer einzigen Liste mit eindeutiger Inventarnummer.
  • Erfassen Sie Identifikation, technische Daten, Standort, Kalibriertermine, Kalibrierschein und Status.
  • Richten Sie Erinnerungen für Geräte ein, deren nächster Termin näher rückt.
  • Wächst die Zahl der Geräte und Benutzer, lohnt sich der Umstieg auf eine Software.
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Die Überwachungsliste aufbauen

  1. Für jedes Gerät eine Zeile anlegen

    Fassen Sie alle kalibrierpflichtigen Geräte in einer einzigen Liste zusammen. Vergeben Sie für jedes Gerät eine eindeutige Inventarnummer (Prüfmittelnummer) und bringen Sie diese Nummer mit einem Etikett am Gerät an. Löschen Sie Geräte, die außer Betrieb, defekt oder ausgesondert sind, nicht aus der Liste; aktualisieren Sie stattdessen ihren Status.

    Skizze einer Überwachungsliste: Beispielgeräte, letzter und nächster Kalibriertermin, farbiger Status : Vergrößern

  2. Die nötigen Felder festlegen

    • Identifikation: Inventarnummer, Bezeichnung, Hersteller, Typ, Seriennummer.
    • Technische Daten: Messbereich, Auflösung, Akzeptanzkriterium (Toleranz).
    • Standort und Verantwortung: Abteilung, Benutzer oder verantwortliche Person.
    • Kalibrierung: intern oder extern, Laboratorium, Datum der letzten Kalibrierung, Intervall, nächster Termin, Nummer und Datei des Kalibrierscheins, Ergebnis (konform / nicht konform).
    • Zwischenprüfung: gegebenenfalls Datum und Ergebnis der Zwischenprüfung.
    • Status: im Einsatz, in Kalibrierung, defekt, außer Betrieb.
    Schema: Feldgruppen der Überwachungsliste; Identifikation, technische Daten, Standort, Kalibrierung, Zwischenprüfung, Status : Vergrößern

  3. Erinnerungen einrichten

    Richten Sie Erinnerungen für Geräte ein, deren nächster Kalibriertermin näher rückt (z. B. eine Warnung 30 Tage vorher). In Excel lässt sich der nächste Termin berechnen, indem das Intervall in Monaten zum letzten Termin addiert wird (in der deutschen Excel-Version mit der Funktion EDATUM, in der englischen mit EDATE); mit der bedingten Formatierung lassen sich bevorstehende und überschrittene Termine farbig hervorheben. Sobald der Kalibrierschein vorliegt, vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem Akzeptanzkriterium und tragen sie in die Liste ein.

    Ablaufdiagramm: Warnung vor dem Termin, Planung, Versand, Prüfung des Kalibrierscheins, Eintrag : Vergrößern

  4. Excel oder Software?

    Für wenige Geräte und eine einzige verantwortliche Person kann eine gut aufgebaute Excel-Liste ausreichen. Der Umstieg auf eine Software zur Kalibrierüberwachung ist in der Regel sinnvoll, wenn die Zahl der Geräte in die Hunderte geht, wenn mehrere Personen die Liste pflegen, wenn die Suche nach Kalibrierscheinen in Dateiordnern Zeit kostet, wenn automatische E-Mail-Erinnerungen und ein Nachweis darüber, wer was geändert hat (Audit-Trail), benötigt werden oder wenn es schwierig wird, die an externe Laboratorien gesendeten Geräte im Blick zu behalten.

    Gegenüberstellung: Excel-Liste und Software zur Kalibrierüberwachung : Vergrößern

Aufzeichnungen aus Sicht der Normen

ISO 9001 verlangt, dass Messmittel, mit denen die Konformität von Produkten und Dienstleistungen nachgewiesen wird, in festgelegten Abständen kalibriert oder verifiziert werden, gekennzeichnet sind und dass die Ergebnisse aufgezeichnet werden. DIN EN ISO/IEC 17025 erwartet von Laboratorien, dass die Aufzeichnungen zu ihren Einrichtungen die Identität und den Standort des Geräts, die Kalibrierdaten und -ergebnisse, den nächsten Kalibriertermin oder das Kalibrierintervall sowie die Wartungs- und Störungshistorie enthalten. Deckt Ihre Überwachungsliste diese Angaben ab, finden Sie im Audit alles Nötige an einem Ort.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Bringen Sie am Gerät ein Etikett an, das den Kalibrierstatus zeigt (nächster Termin).
  • Nehmen Sie ein nicht konformes Gerät sofort aus dem Einsatz und bewerten Sie die Auswirkungen auf frühere Messungen.
  • Verknüpfen Sie die elektronischen Kopien der Kalibrierscheine mit dem Geräteeintrag.
  • Überprüfen Sie die Liste regelmäßig (z. B. einmal im Monat) und benennen Sie eine verantwortliche Person.

Häufige Fragen

Soll ich auch Geräte in die Liste aufnehmen, die nicht kalibriert werden müssen?

Geräte, die das Messergebnis nicht beeinflussen und nur zur Orientierung dienen, müssen unter Umständen nicht kalibriert werden. Kennzeichnen Sie solche Geräte als „nicht kalibrierpflichtig“; so können Sie im Audit leichter erklären, warum sie nicht kalibriert wurden.

Was ist eine Zwischenprüfung, und ist sie Pflicht?

Mit einer Zwischenprüfung bestätigen Sie zwischen zwei Kalibrierungen durch eine einfache Kontrolle, dass das Gerät weiterhin zuverlässig ist. Sie ist nicht für jedes Gerät vorgeschrieben; empfohlen wird sie bei kritischen und häufig genutzten Geräten.

Was trage ich in die Liste ein, wenn der Kalibrierschein eintrifft?

Tragen Sie das Kalibrierdatum, die Nummer des Kalibrierscheins, die Übereinstimmung der Ergebnisse mit dem Akzeptanzkriterium, den nächsten Termin und die Datei des Kalibrierscheins ein. Ist das Gerät nicht konform, aktualisieren Sie seinen Status.

BYK Yazılım Support-Team
Diese Anleitung wird vom Support-Team von BYK Yazılım erstellt und regelmäßig überprüft. Letzte Aktualisierung: 04.10.2026.

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