YT-LAK: Software für Eignungsprüfungen und Ringversuche

YT-LAK ist eine Software, die den gesamten operativen Prozess von Programmen für Eignungsprüfungen und Ringversuche (Laborvergleiche) von der Planung bis zum Abschluss auf einer Plattform steuert. Verwaltung technischer Protokolle und Runden, Anmeldungen der Labore, Angebotsprozesse, Teilnehmerverwaltung, Probenversand, Erfassung der Ergebnisse und Berichterstattung laufen im selben System.

Jeder Vorgang wird mit Anwender, Datum, Status und zugehöriger Dokumentversion aufgezeichnet. So ist die Historie der Prozesse nachvollziehbar, es ist ersichtlich, welche Version eines Dokuments verwendet wurde, und die bei Audits benötigten Aufzeichnungen lassen sich geordnet vorlegen.

• Dashboard für den Koordinator mit Übersicht über Runden, Teilnahmen, Proben, Ergebnisse und Berichte
• Anmeldung, Ergebnisübermittlung und Berichtszugriff für Labore über ihr eigenes Konto
• Hervorhebung von Aufgaben mit Handlungsbedarf auf dem Startbildschirm
• Webbasierter Zugriff, keine Installation erforderlich

YT-LAK verwaltet Eignungsprüfungsprogramme (YT) und Programme für Ringversuche (Laborvergleiche, LAK) unter einer gemeinsamen operativen Struktur. Die je nach Programmart unterschiedlichen technischen Anforderungen bleiben erhalten, während Anmeldung, Angebot, Teilnahme, Probenverfolgung und Berichterstattung über eine gemeinsame Struktur laufen.

• Eignungsprüfung: Grundlage des Prozesses sind Messumfang, zugewiesene Referenzwerte und Leistungsbewertung. Verfahren wie z-Score, En-Wert, Abweichung und Konsenswert können je nach Programmaufbau eingesetzt werden.
• Ringversuch (Laborvergleich): Verwaltet werden können die Planung von Proben oder Geräten, die optionale Einbindung eines Referenzlabors sowie die Bewertung anhand von Abweichung oder Konsenswert.

Neben Kalibrierbereichen (Länge, Druck, Temperatur, Elektrik, Kraft, Volumen, Masse) lassen sich Programme auch in Prüfbereichen wie Wasser, Lebensmittel, Emissionen, Mikrobiologie und chemische Analytik definieren.

Der technische Aufbau des Programms wird über das Protokoll festgelegt. Schemarevisionen können angelegt, zugehörige PDF-Dokumente ins System hochgeladen und das freigegebene Protokoll veröffentlicht werden.

Eine neue Runde wird angelegt, indem sie mit einem veröffentlichten technischen Protokoll verknüpft wird. Im Protokoll festgelegte Anforderungen wie Probenart, Matrix und Anzahl werden in die Runde übernommen. Der Koordinator plant die Termine der Runde, die Abgabetermine für Ergebnisse und den Berichtszeitplan, definiert die Proben und steuert die Einbindung der teilnehmenden Labore.

Für jede Runde sind Anmeldeschluss, Probenversand, Beginn und Ende, Frist für die Ergebniseingabe sowie Veröffentlichungstermin des Berichts in einer einzigen Ansicht sichtbar. Allgemeine Informationen, technischer Umfang, Proben, Teilnahmen, Messergebnisse, Berichte, Umlaufplan und Probenbewegungen sind als Registerkarten in derselben Rundenansicht angeordnet.

• Getrennte Verfolgung von Runden im Entwurf, in Planung, laufend, abgeschlossen und storniert
• Gemeinsame Anzeige von Ergebnis- und Berichtsstatus in der Rundenliste
• Erstellung von Teilnahmecodes für Teilnehmer

Laborbenutzer sehen in ihrem eigenen Konto die offenen Runden und melden sich für die Programme an, an denen sie teilnehmen möchten. Bei der Anmeldung können sie ihre bevorzugten Start- und Endtermine sowie Hinweise zur Planung angeben.

Sobald eine Anmeldung gespeichert ist, werden sowohl das Labor als auch der Organisator benachrichtigt. Der Organisator sieht die offenen Anmeldungen und kann mehrere Rundenanmeldungen desselben Labors in einem Angebot zusammenfassen. Die vom Labor genannten Verfügbarkeitstermine und Hinweise werden ins Angebot übernommen und später bei der Rundenplanung genutzt.

Der Organisator kann ein Labor auch direkt zu einer Runde einladen; offene Anmeldung und Einladung werden im selben System verwaltet.

YT-LAK verknüpft den Teilnahmeprozess des Labors direkt mit der Angebotsverwaltung. Ein Angebot für ein Labor kann mehrere Runden umfassen; für jede Runde werden Einzelpreis, Menge und Positionsrabatt festgelegt, Gesamtrabatt und Mehrwertsteuer berechnet das System.

• Eindeutige Angebotsnummern pro Jahr
• PDF-Angebot mit Logo der Organisation, Kontaktdaten, Labor- und Versandangaben, Verfügbarkeitsdaten und Positionen
• Schritte Entwurf, Versand, Annahme oder Ablehnung und Übernahme in die Runde
• Übernahme angenommener Angebote einzeln oder gesammelt in die Teilnahmebestätigung

Sind Preis- oder Umfangsänderungen nötig, wird das bestehende Angebot weder gelöscht noch überschrieben; unter derselben Angebotsnummer wird eine neue Revision angelegt. Frühere Versionen bleiben im Archiv erhalten, und es ist dokumentiert, welche Version versendet und welche angenommen wurde. Ändert sich der kommerzielle Umfang, etwa wenn ein Teilnehmer aus der Runde ausscheidet, wird das Angebot auf „Revision ausstehend“ gesetzt; so bleiben Angebotsumfang und tatsächliche Teilnehmerliste im Einklang.

Nach Annahme des Angebots wird das Labor als Teilnehmer in die Runde aufgenommen. Kontaktdaten, Lieferadresse und die vom Labor angegebenen Wunschtermine werden in den Teilnehmerdatensatz übernommen. Innerhalb der Runde werden aktive Teilnehmer, Angebotsverknüpfungen und Kontaktdaten gemeinsam angezeigt.

• Status: Angemeldet, Einladung versendet, Aktiv, Teilnehmer zurückgezogen und Storniert
• Verfolgung von Rechnungs- und Zahlungsstatus je Teilnahme
• Getrennte Verwaltung aktiver und inaktiver Teilnehmerlabore

YT-LAK erfasst nicht nur Anmelde- und Angebotsprozesse, sondern auch die physischen Probenbewegungen während einer Runde. Zwei Verteilungsmodelle werden unterstützt.

• Sequenzieller Umlauf: Die Probe wandert in einer festgelegten Reihenfolge von Labor zu Labor. Für jede Etappe werden versendendes und empfangendes Labor, Versandadresse sowie geplante Start- und Endtermine festgelegt. Die von den Teilnehmern bei der Anmeldung angegebenen Verfügbarkeitstermine fließen in die Planung ein; bei Bedarf werden die Umlauftermine neu berechnet.
• Parallele Verteilung: Jedem Teilnehmer wird eine eigene Probeneinheit zugewiesen; Versand und Zustellung werden direkt über die jeweilige Probe verfolgt.

Jede Probenbewegung wird mit dem Status geplant, versendet, zugestellt, zurückgesendet oder verspätet erfasst. Das System zeigt jederzeit, in welchem Labor sich die Probe befindet; Seriennummer, Hersteller, Modell und zugewiesener Wert der Probe sowie Referenzdokumente werden im selben Datensatz geführt.

Die Labore übermitteln ihre Ergebnisse zur Runde über ihr eigenes Konto an das System. Die Ergebnisse werden vom Koordinator geprüft und mit den Status „hochgeladen“, „in Prüfung“ und „freigegeben“ verfolgt.

Das Auswerteverfahren richtet sich nach dem technischen Aufbau des Programms. Bei Eignungsprüfungen können zusammen mit dem zugewiesenen Wert und dessen Unsicherheit der z-Score, der En-Wert, die Abweichung oder der Konsenswert verwendet werden; bei Ringversuchen können je nach Aufbau des Programms Referenzwert, Abweichung oder Konsenswert zugrunde gelegt werden.

• Veröffentlichung von Berichtsentwürfen und anschließend der Abschlussberichte
• Berichtsrevisionen und PDF-Ausgabe
• Abschluss der Runde nach erfolgter Auswertung und Berichterstattung, wobei die Prozesshistorie erhalten bleibt

In YT-LAK verläuft der Lebenszyklus eines Programms über verknüpfte Datensätze statt über voneinander losgelöste Vorgänge: Protokoll → Runde → Anmeldung → Angebot → Teilnahme → Probe → Ergebnis → Auswertung → Bericht

Welche Version des technischen Protokolls verwendet wurde, wann sich das Labor angemeldet hat, welches Angebot versendet und welche Revision angenommen wurde, wann die Teilnahme verbindlich wurde, wann die Probe welche Labore erreicht hat und welche Stufen die Ergebnisse durchlaufen haben – all das wird im selben System verfolgt. Organisator, Labor und Qualitätsabteilung steuern denselben Prozess im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen und greifen zentral auf die benötigten Datensätze zu.

Rollen und Berechtigungen werden auf Ebene von Ansichten und Aktionen festgelegt; rechtliche Texte wie Datenschutzhinweise und Teilnahmebedingungen werden über das System veröffentlicht. YT-LAK wurde entwickelt, um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Prozessen im Rahmen der ISO/IEC 17043 zu erleichtern.

Um Ihre Programme für Eignungsprüfungen und Ringversuche (Laborvergleiche) in einem System zu planen, zu verwalten und zu überwachen, fordern Sie eine Demo an. Unsere Software für Kalibrier- und Prüflabore finden Sie auf den Seiten KALDATA Managementsoftware für Kalibrierlabore und Prüflabor-Software.