KalDataV2: Software für Fremdkalibrierung und Qualitätsmanagement

KalDataV2 ist eine webbasierte Überwachungssoftware für Werke und Unternehmen, die ihre Messmittel von externen Laboren kalibrieren lassen. Welches Gerät wann kalibriert werden muss, in welchem Labor es sich befindet, wann es zurückkommt, ob der erhaltene Kalibrierschein in Ordnung ist und ob das Gerät verwendet werden darf, wird an einer Stelle verfolgt.

Angebote von Laboren werden verglichen, die Lieferantenleistung wird anhand der Aufzeichnungen bewertet; auch Qualitätsaufzeichnungen wie Störungen, Wartung, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (KVM), Risiken und interne Audits werden im selben System geführt.

Die Software wird im Browser genutzt und erfordert keine Installation. Sie arbeitet mandanten- und benutzerbezogen mit türkischer oder englischer Oberfläche. Sie ist so konzipiert, dass sie sowohl in der Cloud als auch auf dem eigenen Server des Unternehmens betrieben werden kann.

Live-Demo ansehen: Mit einem der vorbereiteten Demokonten auf dem Anmeldebildschirm können Sie die Software mit Beispieldaten testen.

Geräte werden einzeln angelegt oder aus einer bestehenden Excel- oder CSV-Liste gesammelt importiert. Auf der Karte jedes Geräts sind Kalibrieraufzeichnungen, gültige und frühere Kalibrierscheine, Einsatzstatus, Bewegungen und Dokumente gebündelt sichtbar.

• Systemgenerierter Gerätecode: Der Code wird automatisch anhand der Gerätekategorie vergeben; der alte Code wird zusätzlich gespeichert.
• Haupt- und Untergeräte: Gemeinsam verwendete Teile werden einem Hauptgerät zugeordnet.
• Verantwortliche Einheit: Verantwortlich für das Gerät ist eine Organisationseinheit; Erinnerungen gehen an die Benutzer dieser Einheit.
• Statusübersicht: Überfällige, bald fällige, im Labor befindliche und gesperrte Geräte sind auf einen Blick unterscheidbar.
• Sammelaktionen: Etikettendruck, Umsetzen und Excel-Export für die ausgewählten Geräte.
• Schnellsuche: Suche nach Gerätecode, Seriennummer, Datensatz- oder Kalibrierscheinnummer aus jeder Ansicht.

Das Gerät wird an ein externes Labor geschickt, oder das Labor kommt ins Unternehmen und kalibriert vor Ort. Jeder Schritt wird erfasst; welches Gerät sich im Labor befindet und welche Rücksendungen überfällig sind, ist jederzeit sichtbar.

• Versand und Rücklauf: Spediteur, Sendungsnummer, Zubehör, Verpackung und Fotos werden erfasst.
• Prüfung des Kalibrierscheins: Der zurückgesandte Kalibrierschein wird anhand einer Checkliste geprüft; ist eine Korrektur nötig, wird eine Anfrage per E-Mail an das Labor gesendet.
• Konformitätsaussage: Die Entscheidung trifft der Benutzer; gemäß Richtlinie kann die entscheidende Person ihre eigene Entscheidung nicht freigeben.
• Rückführbarkeit: Die Akkreditierungsangaben des Labors und der Kalibrierschein werden automatisch dem Datensatz hinzugefügt.
• Vor-Ort-Kalibrierung: Besuchsdatum und Techniker des Labors werden erfasst.
• Interne Kalibrierung, Zwischenprüfung und Verifizierung: Zwischen zwei Fremdkalibrierungen werden die Geräte im Unternehmen mit Ihren eigenen Referenzgeräten geprüft; Ablesewert und Toleranz werden eingegeben, das System schlägt das Ergebnis vor, und ein negatives Ergebnis erzeugt eine Aufgabe für die zuständige Abteilung.

Die Kalibrierlabore, mit denen Sie zusammenarbeiten, werden mit ihren Akkreditierungsangaben und Dokumenten zum Akkreditierungsumfang erfasst. Mit welchem Labor Sie arbeiten, entscheiden Sie auf Grundlage dokumentierter Daten.

• Angebotsanfrage und Vergleich: Angebote der Labore werden nach Betrag, Lieferzeit, Gültigkeit, Akkreditierung und Lieferantenstatus nebeneinander verglichen.
• Begründete Auswahl: Für jedes Angebot werden Entscheidung und Begründung dokumentiert; aus dem gewählten Angebot wird je Gerät ein Kalibrierdatensatz angelegt.
• Leistungskennzahlen: Anzahl der Versendungen und Rückläufe, durchschnittliche Rücklaufzeit, verspätete Rückläufe, beschädigte oder unvollständige Rückläufe sowie Ergebnisse der Kalibrierscheinprüfung werden aus den Datensätzen berechnet.
• Lieferantenbewertung: Die periodische Bewertung wird als freigegeben, bedingt freigegeben oder nicht freigegeben erfasst; der Status ist beim Anlegen einer Kalibrierung und bei der Kalibrierscheinprüfung sichtbar.
• Beschwerden gegenüber Laboren: Probleme werden zusammen mit dem Labor und der betreffenden Kalibrierung erfasst und abgeschlossen.

Der jährliche Kalibrierplan wird anhand der Gerätetermine vorgeschlagen; Monate, Labore und geschätzte Kosten werden im Entwurf angepasst, und der Plan wird von einer weiteren berechtigten Person freigegeben. Die Planansicht zeigt für jeden Monat Arbeitsaufwand, Budget und Ist-Werte.

• Rollenbasierte Startseite: Aufgaben, Geräte, deren Kalibrierung in den nächsten zwölf Monaten fällig wird, und anstehende Arbeiten.
• Kalender: Fristen, erwartete Rückläufe, Aufgaben sowie persönliche oder mit der Firma geteilte Erinnerungen.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Übersichten überfälliger und bald fälliger Geräte gehen an die zuständige Abteilung.
• Berichte: Bestand, Status, durchgeführte Kalibrierungen, Geräte im Labor, Kosten, Laborleistung und Gerätehistorienkarte; jeder Bericht als PDF und Excel.

Störungen werden über die Gerätekarte gemeldet; bei Bedarf wird das Gerät unter Quarantäne gestellt. Ein zur Wartung genommenes Gerät kehrt nach Abschluss der Wartung in seinen vorherigen Status zurück.

• Auswirkungsanalyse: Fällt ein Referenzgerät aus, werden die Datensätze, in denen es im fraglichen Zeitraum verwendet wurde, sowie die betroffene Gerätekette ermittelt.
• Kontrollierter Abschluss: Ohne freigegebene Auswirkungsanalyse kann die Störung nicht abgeschlossen und das Gerät nicht wieder in Betrieb genommen werden.
• Verknüpfung mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (KVM): Aus einer Störung oder einer Auswirkungsanalyse wird mit einem Klick ein Nichtkonformitätsdatensatz angelegt.

Im selben System wie die Kalibrierung werden auch die Qualitätsaufzeichnungen geführt. Die Module dokumentieren, erinnern und stellen die Eingaben für die Managementbewertung zusammen; Entscheidungen über Konformität und Wirksamkeit trifft stets der berechtigte Benutzer.

• Nichtkonformität und Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (KVM): Ursachenanalyse, Aufgaben für Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeitsprüfung.
• Risiken und Chancen: Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, Heatmap, Restrisiko und Überprüfungsdatum.
• Beschwerden, Feedback und Umfragen: Berechtigte Beschwerden werden zu einer KVM; Umfragen werden per Link oder E-Mail versendet.
• Internes Audit und Managementbewertung: Jahresprogramm, Feststellungen und Zusammenstellung der Eingaben für den Bewertungszeitraum aus dem System.
• Kompetenz und Schulung: Kompetenzen des Personals, Gültigkeitsdauern, Schulungsplan und Wirksamkeitsbewertung.
• Verfahren, Umgebungsbedingungen und Eignungsprüfung: Aufzeichnungen zur Verfahrensvalidierung, Überwachung von Temperatur, Luftfeuchte und Luftdruck sowie Ergebnisse von Ringversuchen.

• Berechtigungen auf Ansichts- und Schaltflächenebene: Rollen, Geltungsbereich (Standort und Abteilung) sowie benutzerspezifische Berechtigungen.
• Unveränderlicher Audit-Trail: Jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitpunkt protokolliert; es lässt sich nachweisen, dass Aufzeichnungen nachträglich nicht verändert wurden.
• Sichere Anmeldung: Kontosperrung, sicheres Zurücksetzen des Passworts und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Mandantenfähigkeit: Die Daten der Firmen sind voneinander getrennt; ein Benutzer kann in mehreren Firmen arbeiten.
• Etiketten: Etikettenvorlagen mit QR-Code und Barcode, Sammeldruck von Etiketten.
• Hilfe und Support in jeder Ansicht: Hilfebereich, der den Zweck der jeweiligen Ansicht erklärt, sowie Supportanfragen direkt aus der Anwendung.

Sie können KalDataV2 sofort ausprobieren: Öffnen Sie die Live-Demo und melden Sie sich mit einem der vorbereiteten Konten auf dem Anmeldebildschirm an, etwa als Qualitätsmanager, Kalibrierverantwortlicher oder Instandhaltungsverantwortlicher. Die Demo arbeitet mit Beispieldaten.

Um die Software mit Ihrer eigenen Geräteliste und Ihren Prozessen zu bewerten, fordern Sie eine Demo an. Für Organisationen, die in einem eigenen internen Labor kalibrieren, ist die Software für interne Kalibrierung ein separates Produkt.

Für wen ist KalDataV2 gedacht?
Für Werke, Produktionsstätten und Unternehmen, die ihre Messmittel von externen Laboren kalibrieren lassen. Von der Qualitätsabteilung bis zu Instandhaltung und Produktion nutzt jeder die Software mit seinen eigenen Berechtigungen.

Worin unterscheidet sie sich von der Software für interne Kalibrierung?
Die Software für interne Kalibrierung richtet sich an Organisationen, die im eigenen Labor kalibrieren. KalDataV2 konzentriert sich dagegen auf die Verwaltung von Geräten, Laboren, Angeboten und Kalibrierscheinen für Unternehmen, die extern kalibrieren lassen; im Unternehmen durchgeführte Kalibrierungen werden als Zwischenprüfung und Verifizierung verwaltet.

Muss ein Programm installiert werden?
Nein. Die Software ist webbasiert und wird im Browser genutzt.

Kann ich meine bestehende Excel-Liste übernehmen?
Ja. Geräte werden gesammelt aus einer Excel- oder CSV-Datei importiert.

Können wir Geräte verfolgen, die wir an externe Labore senden?
Ja. Versand, Rücklauf, Fotos, Prüfung des Kalibrierscheins und Konformitätsaussage werden dokumentiert.

Sind die Qualitätsmodule eine separate Software?
Nein. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (KVM), Risiken, interne Audits, Schulungen und weitere Qualitätsaufzeichnungen befinden sich im selben System und sind mit den Kalibrieraufzeichnungen verknüpft.

Wie kann ich die Demo ausprobieren?
Auf dem Anmeldebildschirm der Live-Demo sind die vorbereiteten Demokonten und das Passwort angegeben; Sie können sich mit Beispieldaten frei umsehen.