Software für interne Kalibrierlabore

Große Produktionsstätten und Institutionen kalibrieren Tausende von Messmitteln in ihrem eigenen akkreditierten Kalibrierlabor. Kunden dieses Labors sind die eigenen Abteilungen der Organisation; Arbeitslast, Freigabekette und Berichtsbedarf unterscheiden sich von denen eines unabhängigen Kalibrierlabors.

Die Software für interne Kalibrierlabore ist auf genau diese Struktur ausgelegt. Vom Geräteinventar über Kalibrieranfragen und die Freigabe von Kalibrierscheinen bis zur Verfolgung nichtkonformer Geräte bündelt sie den gesamten Prozess in einer einzigen webbasierten Software. Für Organisationen, die ein Labor-Informations- und Management-System (LIMS) suchen, ist sie eine auf die Kalibrierung spezialisierte Lösung.

• Anzahl der wartenden, in Bearbeitung, in Prüfung und in Freigabe befindlichen Aufträge auf dem Startbildschirm
• Gemeinsamer Kalender für Kalibrier-, Fahrzeug- und allgemeine Erinnerungen
• Separate Startseiten für Laborpersonal und Benutzer der Abteilungen

Alle Messmittel des Unternehmens werden in einem Inventar geführt. Für jedes Gerät sind Gruppe, Typ, Messbereich, zuständige Direktion, Abteilung und Gebäude, Status sowie das nächste Kalibrierdatum in derselben Zeile sichtbar.

• Monatsweise Auflistung der Geräte mit anstehender Kalibrierung
• Farbliche Darstellung der verbleibenden Zeit
• Filtern nach Direktion, Abteilung, Gruppe und Status
• Auswahl der angezeigten Spalten durch den Anwender
• Export der Liste als Excel-Datei

Da im Voraus bekannt ist, welches Gerät in welcher Abteilung wann zur Kalibrierung ansteht, lässt sich die Arbeitslast planen, und Messungen mit Geräten, deren Kalibrierintervall abgelaufen ist, werden verhindert.

Die Abteilungen stellen Kalibrier- und Messanforderungen über die Software. Nach der Freigabe durch den Abteilungsverantwortlichen gelangt die Anforderung in die Arbeitsliste des Labors; wer wann angefordert und wer freigegeben hat, ist dokumentiert.

• Anforderungsarten mit und ohne Gerät
• Getrennte Verfolgung offener und abgeschlossener Anforderungen
• Angabe der Entscheidungsregel in der Anforderung
• Fahrzeug- und Terminplanung für die Vor-Ort-Kalibrierung
• Aufzeichnungen zu Geräteannahme und Rückgabe

Statt verstreuter Anfragen per Telefon oder E-Mail läuft jede Anforderung als nachvollziehbarer Datensatz.

Der Kalibrierschein durchläuft von der Messung bis zur Signatur mehrere Stufen: Messung ausstehend, in Bearbeitung, in Durchsicht, in Freigabe, E-Signatur ausstehend, abgeschlossen und Revision. Jede Stufe hat eine eigene Registerkarte, und die Zahl darauf zeigt die aktuell anstehenden Aufgaben.

• An den Gerätetyp gebundene Kalibrierscheinvorlagen
• Getrennte Rollen für Erstellung, Durchsicht und Freigabe
• Abschluss des Kalibrierscheins mit elektronischer Signatur
• Getrennte Verwaltung akkreditierter und nicht akkreditierter Kalibrierscheine
• Bestätigung des Kalibrierergebnisses durch die Abteilung, die das Messmittel nutzt, direkt in der Software

Die Spalte Restzeit hebt Aufgaben hervor, deren Liefertermin näher rückt; die Laborleitung erkennt an den Zahlen der Registerkarten, in welcher Stufe der Engpass liegt.

Ist ein Gerät bei der Kalibrierung nicht konform, müssen auch die damit durchgeführten Messungen überprüft werden. Die Software steuert diesen Prozess über einen Fehlerbericht: Der Bericht wird eröffnet und an die zuständige Abteilung weitergeleitet, es wird eine Entscheidung getroffen, bei Bedarf eine Zusatzprüfung angefordert und der Fall nach Freigabe der Lösung abgeschlossen.

• Statusübersicht: Berichte, die auf Freigabe warten, in Entscheidung, in Zusatzprüfung, in Lösungsfreigabe und abgeschlossen
• Ansichten „Meine Aufgaben“ und „Aufgaben meiner Abteilung“
• Erfassung von Bearbeiter, Datum und Erläuterung bei jedem Schritt
• PDF-Ausgabe des Berichts und Hochladen zusätzlicher Dokumente

Eine Nichtkonformität geht nicht in einer E-Mail-Kette verloren; jederzeit ist sichtbar, bei wem sie liegt und wie sie abgeschlossen wurde.

Die Software arbeitet entsprechend der Organisationsstruktur der Institution. Die Hierarchie aus Direktionen und Abteilungen wird abgebildet; jeder Benutzer sieht nur Geräte, Anfragen und Berichte seiner eigenen Abteilung.

• Definition von Rollen und Berechtigungen, Berechtigungsvergabe auf Bildschirm- und Aktionsebene
• Anmeldung über das Benutzerverzeichnis der Institution
• Integration für den Datenaustausch mit bestehenden Systemen der Institution
• Automatische Erinnerungs- und Benachrichtigungs-E-Mails, bearbeitbare E-Mail-Vorlagen
• Umfragen zur Bewertung der Dienstleistung
• Installation auf einem hauseigenen Server

Umfang von Integration und Installation unterscheidet sich von Institution zu Institution; der Bedarf wird im Demo-Gespräch gemeinsam festgelegt.

Die von uns für Kalibrierlabore mit externen Kunden entwickelte KALDATA Managementsoftware für Kalibrierlabore konzentriert sich auf Angebots-, Kunden- und Abrechnungsprozesse. Im internen Labor dagegen sind die Kunden die eigenen Abteilungen der Institution. Im Vordergrund stehen daher Geräteinventar, abteilungsbezogene Anfragen und Freigaben, die Verfolgung der Auswirkungen nichtkonformer Geräte sowie die Integration in Unternehmenssysteme.

Beide Softwarelösungen beruhen auf derselben Erfahrung: Kalibrierschein-Workflow, E-Signatur und Vorlagenstruktur basieren auf einer gemeinsamen Grundlage.

Für wen ist die Software für interne Kalibrierung gedacht?
Für akkreditierte Werke und Einrichtungen, die im eigenen Labor kalibrieren. Der gesamte Ablauf, von der Anforderung einer Abteilung bis zum signierten Kalibrierschein und der Rückgabe, läuft in einem System. Für Unternehmen, die extern kalibrieren lassen, ist die Qualitäts- und Kalibrierverwaltungssoftware ein eigenes Produkt.

Wie fordern Abteilungen eine Kalibrierung an?
Die nutzende Abteilung stellt eine Anforderung für Kalibrierung, Zwischenprüfung, Stilllegung oder Reaktivierung sowie Verschrottung. Jedes Gerät wird einzeln freigegeben oder storniert, der Status der Anforderung aktualisiert sich selbst.

Wie werden Kalibrierscheine freigegeben und signiert?
Kalibrierscheine durchlaufen die Stufen erstellt, in Prüfung und in Freigabe. Zuerst signiert der Ersteller, dann der Freigebende, jeweils mit Smartcard. Akkreditierte Scheine werden im TÜRKAK-System registriert.

Was passiert mit einem Gerät, das die Kalibrierung nicht besteht?
Ein mit fehlerhaftem oder defektem Ergebnis abgeschlossener Schein eröffnet automatisch einen Abweichungsbericht. Zuerst entscheidet der Prozess, dann die Qualität; die Entscheidung über weitere Nutzung, eingeschränkte Nutzung, Instandsetzung oder Verschrottung wird im Gerätestatus vermerkt.

Erfährt die nutzende Abteilung vom Ergebnis?
Ja. Die Abteilung bestätigt das Ergebnis oder schickt es mit Begründung an das Labor zurück; offene Bestätigungen werden erinnert. Der nächste Kalibriertermin wird berechnet und Erinnerungs-E-Mails werden versandt.

Funktioniert sie mit bestehenden Unternehmenssystemen?
Benutzer melden sich mit dem Unternehmensverzeichnis an; Organisation und Benutzer werden aus dem zentralen System synchronisiert. Eine Web-Service-Integration mit Unternehmenssystemen ist möglich.

Um das Kalibrierlabor und die Geräteverwaltung Ihrer Institution in einer Software zusammenzuführen, fordern Sie eine Demo an. Lassen Sie uns Ihren Prozess besprechen und die Software gemeinsam im Hinblick auf Ihre Struktur bewerten.