KALDATA – Software für Kalibrierlabore

Eine Software für Kalibrierlabore führt Angebot, Geräteannahme, Kalibrierung, Kalibrierschein und Rechnungsstellung in einem System zusammen. KALDATA steuert diesen Ablauf lückenlos vom Angebot bis zur Rechnung; statt Papier und verstreuter Excel-Dateien wird jeder Datensatz an einem Ort und nachvollziehbar geführt.

• Durchgängiger Prozess: Angebot, Geräteannahme, Kalibrierschein und Rechnung laufen über denselben Datensatz.
• Vorlagen für Kalibrierscheine: online erstellte Vorlagen reduzieren Schreibfehler auf ein Minimum.
• Verwaltung der Referenzgeräte: Kalibrier-, Wartungs- und Prüfaufzeichnungen werden detailliert verfolgt.
• Vor-Ort-Kalibrierung: Aufgaben werden Mitarbeitern zugewiesen, die vor Ort erledigten Arbeiten werden ins System übernommen.
• Angebotsrevision: geänderte Angebote werden automatisch aktualisiert, in der Rechnung fehlt nichts.
• Fremdkalibrierung: auch Aufträge, die an Lieferantenlabore vergeben werden, werden im selben System verfolgt.
• E-Signatur und E-Rechnung (e-Fatura): freigegebene Kalibrierscheine werden elektronisch signiert, Rechnungen elektronisch ausgestellt.

Die Angebotsmaske deckt alle Details ab, die ein Kalibrierlabor für die Preisgestaltung benötigt. Das Angebot geht per E-Mail an den Kunden; jede Phase von der Annahme bis zur Rechnungsstellung wird nachverfolgt.

• Preise je Gerät: Preisbildung nach Akkreditierungsstatus, Durchführbarkeit und Messbereich.
• Flexible Rabatte: Positions- und Gesamtrabatt, als Prozentsatz oder Betrag; Sie legen fest, ob der Rabatt im Angebot ausgewiesen wird.
• Abweichende Firmen: Für Rechnung, Lieferung und Kalibrierschein können andere Firmen als im Angebot gewählt werden.
• Hinweise und Verfahren: Unter den Geräten lassen sich individuelle Hinweise und die angewandten Verfahren ergänzen.
• E-Mail-Versand: mit Anhängen, an mehrere Empfänger und CC-Adressen; mit Lesebestätigung.
• Statusverfolgung: Nachverfolgt werden die Status in Vorbereitung, versendet, angenommen, fakturiert und storniert; die Annahmebestätigung wird hochgeladen.
• Unbegrenzte Revisionen: Jede Revision wird mit ihrer Historie gespeichert; ein neues Angebot entsteht durch Kopieren eines früheren.
• Automatische Erinnerung: Wird ein Angebot nicht innerhalb einer bestimmten Frist angenommen, erhält der Kunde eine Erinnerung; Geräte, deren Kalibrierung bald fällig ist, werden dem Kunden gemeldet.
• E-Mail-Gruppen: Die Ansprechpartner des Kunden werden nach Themen wie Angebot, Kalibrierschein, Annahme und Buchhaltung gruppiert.
• Interne Notizen: Zu jedem Angebot lassen sich eigene Nachverfolgungsnotizen und Erinnerungen hinterlegen.

Die Geräteannahme richtet sich nach den unterschiedlichen Szenarien, mit denen Ihr Labor konfrontiert ist. Geräte aus einem angenommenen Angebot werden in Teilmengen oder gesammelt in die Annahme übernommen.

• Übernahme aus dem Angebot: Geräte werden zu verschiedenen Terminen und in unterschiedlichen Stückzahlen oder in einem Schritt angenommen.
• Sofortige Nummernvergabe: Anfrage- und Kalibrierscheinnummern werden bei der Annahme vergeben; die Etiketten werden angebracht, bevor das Gerät ins Labor gelangt.
• Abweichende Firma auf dem Kalibrierschein: Der Kalibrierschein kann auf eine andere Firma als den Auftraggeber der Kalibrierung ausgestellt werden; in derselben Annahme lassen sich mehrere Firmen wählen.
• Abweichende Adressen: Kalibrierscheinangaben mit gleicher Firmenbezeichnung, aber anderer Adresse lassen sich einfach bearbeiten.
• Geräte außerhalb des Angebots: Zusätzlich eingegangene Geräte werden in die Annahme aufgenommen; das Angebot wird revidiert, und die Geräte erscheinen automatisch darin.

Geräte, die in freigegebenen Angeboten für die Kalibrierung vor Ort markiert sind, werden aufgelistet; durch Auswahl von Datum und zuständigem Mitarbeiter wird der Einsatz zugewiesen.

• Persönlicher Arbeitskalender: Mitarbeiter sehen die ihnen zugewiesenen Einsätze im Kalender auf der Startseite und in der Aufgabenliste und können sie drucken.
• Einsatzformular: Es enthält die geplante Geräteliste; für Geräte, die vor Ort zusätzlich anfallen, lassen sich Zeilen ergänzen.
• Änderungen vor Ort: Geräte außerhalb des Angebots werden hinzugefügt, nicht durchführbare Kalibrierungen storniert oder auf einen späteren Termin verschoben.
• Abgleich mit dem Angebot: Angebote, die eine Revision erfordern, werden gemeldet; ohne Angebot angenommene Geräte werden in das Angebot übernommen, sodass die Rechnungsstellung vollständig ist.

Die im Labor verwendeten Referenzgeräte werden mit ihren Eigenschaften erfasst; Kalibrier-, Wartungs- und Kontrollnachweise werden zentral verfolgt.

• Anstehende Arbeiten: Das System benachrichtigt Sie über Geräte, deren Kalibrierung oder Wartung bevorsteht.
• Prüfung beim Kalibrierschein: Ist in der Vorlage ein Referenzgerät mit abgelaufener Kalibrierung hinterlegt, wird die Person gewarnt, die den Kalibrierschein erstellt.
• Driftberechnung: erfolgt in der Definition des Referenzgeräts und wird in den Vorlagen verwendet.
• Messunsicherheitsbudget: Auf Basis der Kalibrierergebnisse werden Koeffizienten, Messunsicherheit und Abweichungen erfasst; die Unsicherheitsberechnung wird über die Vorlage gesteuert.

Kalibrierscheine werden mit Vorlagen erstellt, die aus den vorhandenen Excel-Dateien des Labors erzeugt werden, oder direkt durch Hochladen einer Excel-Datei. Deckblatt und Seiten werden automatisch in PDF umgewandelt und sind anschließend signierbereit.

• Prüfung und Freigabe: Der Ersteller prüft den Kalibrierschein und reicht ihn zur Freigabe ein; die berechtigte Person sieht ihn ein, gibt ihn frei und signiert ihn.
• Optional zweistufige Freigabe: Ein freigegebener Kalibrierschein geht entweder direkt in die E-Mail-Liste oder zur zweiten Kontrolle in die Liste der freigegebenen Kalibrierscheine.
• Zurückweisen: Ein unvollständiger Kalibrierschein wird mit dokumentiertem Grund in die Prüfansicht des Erstellers zurückgegeben.
• Unbegrenzte Revisionen: Jede Revision wird nummeriert, frühere Versionen bleiben nachvollziehbar.
• Verifizierung per Barcode: Auf den freigegebenen Kalibrierschein wird ein Barcode gedruckt; wird ein älterer, revidierter Kalibrierschein gescannt, ist erkennbar, dass er ungültig ist.
• Versand mit Zahlungsinformation: Beim E-Mail-Versand ist der Zahlungsstatus des Angebots sichtbar; die Entscheidung über den Versand liegt bei Ihnen.
• Empfängerkontrolle: Bei jedem Versand werden die Empfängeradressen angezeigt; einzelne Adressen lassen sich entfernen.
• Nichtkonforme Geräte: Auch der Nichtkonformitätsbericht durchläuft Signatur und Freigabe, bevor er an den Kunden geht.
• Fremdkalibrierung: Die Daten von Geräten, die an ein anderes Labor gesendet werden, werden diesem Labor übermittelt; der zurückkommende Kalibrierschein wird hochgeladen und zusammen mit den übrigen Kalibrierscheinen versendet.

KALDATA ist eine der führenden Softwarelösungen für Kalibrierlabore in der Branche und wird von mehr als 40 Kalibrierlaboren eingesetzt.

KALDATA ist ein speziell für Kalibrierlabore entwickeltes LIMS (Laboratory Information Management System, Labor-Informations-Management-System). Statt ein Universal-LIMS an den Kalibrierprozess anzupassen, sind Angebot, Geräteannahme, Aufgabenplanung, Erstellung des Kalibrierscheins, Freigabe, elektronische Signatur, Meldung an TBDS (Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK, der türkischen Akkreditierungsstelle) und Kundenbetreuung bereits auf den Arbeitsablauf eines Kalibrierlabors zugeschnitten.

Wenn Sie eine Laborverwaltungssoftware, ein Kalibrierprogramm oder ein Kalibrier-LIMS suchen, stehen Ihnen alle benötigten Funktionen in einer einzigen Software zur Verfügung – sofort einsatzbereit im Browser.

Jedes Labor hat sein eigenes Kalibrierscheinlayout und seine eigene Art der Datenerfassung. KALDATA zwingt Ihnen keine starre Vorlage auf; dasselbe Labor kann je nach Gerätetyp verschiedene Methoden parallel nutzen.

• Online-Tabellenkalkulation: Die Vorlage wird direkt im Browser in einer Excel-ähnlichen Tabelle erstellt.
• Mit Ihrer Excel-Datei: Ihr bestehendes Excel-Kalibrierscheinlayout wird ins System geladen, und die Kalibrierscheine werden mit diesem Layout erzeugt.
• Formularbasierte Rohdatenerfassung: Messdaten werden in vom Labor definierte Formulare eingegeben.
• Online-Zusammenarbeit: Die Rohdatendatei kann in einer Online-Tabelle ausgefüllt werden.
• Hochladen fertiger Kalibrierscheine: Ein von einem externen Labor erhaltener Kalibrierschein wird direkt dem Datensatz hinzugefügt.

Unabhängig von der gewählten Methode wird die Vorlage mit Gerätetypen verknüpft; beim Erstellen eines Kalibrierscheins sieht der Techniker nur die für dieses Gerät passenden Vorlagen.

Berechnungsvorlagen werden in einer Tabellenkalkulation erstellt, die sich ohne zusätzliche Installation im Browser öffnet. Wer mit Excel arbeitet, kann von der ersten Minute an loslegen.

• Vertraute Formeln: Mathematische, statistische, Such-, Logik-, Text-, Datums- und Regressionsfunktionen stehen sowohl mit türkischen als auch mit englischen Namen zur Verfügung.
• Mehrere Tabellenblätter: Berechnungs- und Kalibrierscheinblätter liegen in derselben Vorlage und können aufeinander verweisen.
• Auswahllisten: Felder wie Einheit oder Messbereich werden aus einer Dropdown-Liste gewählt; Tippfehler entstehen nicht.
• Bedingte Formatierung: Werte außerhalb der Grenzen werden farblich hervorgehoben.
• Zellen- und Blattschutz: Zellen mit Formeln werden gesperrt und bei der Dateneingabe nicht beschädigt.
• Diagramme, Bilder und Textfelder: Messergebnisse lassen sich durch Diagramme veranschaulichen.
• Datenaustausch mit Excel: Excel-Dateien werden importiert, Tabellen als Excel-Datei heruntergeladen; aus Excel kopierte Daten werden direkt eingefügt.
• Komfort im Arbeitsalltag: Zellen verbinden, Fenster fixieren, Suchen und Ersetzen, Rückgängig und Wiederholen, Tastenkürzel, Dezimaleingabe mit Komma.
• Drucken: Druckbereich und A4-Seitengrenzen werden auf dem Bildschirm angezeigt.

• Nur die Messwerte werden eingegeben: Der Techniker füllt die markierten Zellen aus; Abweichung, Messunsicherheit und Konformitätsaussage werden sofort berechnet.
• Das Ergebnis wird in den Kalibrierschein übernommen: Die berechneten Werte werden in die Kalibrierschein-Ausgabe geschrieben und ein PDF erzeugt; die Daten müssen nicht ein zweites Mal eingegeben werden.
• Jeder Kalibrierschein hat seinen eigenen Datensatz: Auch wenn die Vorlage später geändert wird, bleiben bereits erstellte Kalibrierscheine unberührt.
• Verknüpfung mit Referenzgeräten: Erfordert die Vorlage es, kann der Kalibrierschein nicht ohne Auswahl der Referenzgeräte abgeschlossen werden.
• Sofortige Übersicht: Anzahl, Summe, Mittelwert und Standardabweichung der ausgewählten Zellen werden unten auf dem Bildschirm angezeigt.

• Ihr bestehendes Excel-Layout bleibt erhalten: Laden Sie das Kalibrierschein-Layout hoch, das Sie seit Jahren verwenden; Kunden-, Geräte-, Datums- und Referenzgerätedaten trägt die Software in den Kalibrierschein ein.
• Datendatei: Für die Messdaten wird ein leeres Formular heruntergeladen, ausgefüllt und wieder hochgeladen.
• Vorlagenbezogene Hinweise und Referenzgeräte: Für jede Vorlage werden Standardhinweise und vordefinierte Referenzgeräte festgelegt.
• Formularbasierte Rohdaten: Labore, die nicht mit Excel-Dateien arbeiten möchten, definieren eigene Rohdatenformulare; zur Verfügung stehen Feldtypen wie Text, Zahl, Datum, Auswahlliste und Maßeinheit, und eingegebene Werte werden anhand des Feldtyps geprüft.
• Einfügen in einem Schritt: Aus einer anderen Tabelle kopierte Werte werden in einem Durchgang in die Rohdatenansicht eingefügt.
• Vorlagen für Referenzgeräte: Auch für die Kalibrierdatensätze der eigenen Referenzgeräte des Labors lassen sich Tabellenvorlagen erstellen.

• Keine Referenzgeräte mit abgelaufener Kalibrierung: Ein Referenzgerät, dessen Kalibrierung abgelaufen ist, wird nicht in den Kalibrierschein übernommen, auch wenn es in der Vorlage definiert ist, und der Benutzer wird gewarnt.
• Angaben zum Referenzgerät bleiben aktuell: Wird eine neue Kalibrierung eines Referenzgeräts gespeichert, werden die Vorlagen mit dem aktuellen Datensatz verknüpft.
• Keine zweite Vorlage mit gleichem Namen: Kopien, die zu Verwechslungen führen würden, werden verhindert.
• Verwendete Vorlagen werden nicht gelöscht: Eine in Kalibrierscheinen verwendete Vorlage wird deaktiviert; ältere Datensätze bleiben intakt.
• Kein Vorlagenwechsel bei vorhandenen Rohdaten: Bereits eingegebene Daten müssen zuerst gelöscht werden; so gehen keine Daten versehentlich verloren.
• Warnung bei ungespeicherten Änderungen: Wird die Tabelle mit ungespeicherten Änderungen geschlossen, erfolgt eine Rückfrage an den Benutzer.

KALDATA ist vollständig in TBDS (Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK, der türkischen Akkreditierungsstelle) integriert. Da ein an TBDS übermittelter Datensatz nicht zurückgenommen werden kann, überlässt die Software fehlerhafte Übermittlungen nicht dem Anwender; sie prüft an drei Stellen: auf dem Bildschirm, auf dem Server und im Hintergrund.

• Bestätigung vor dem Vorgang: Wird für die ausgewählten Geräte die Schaltfläche „TBDS No Al“ (TBDS-Nr. anfordern) betätigt, wird die Anfrage nicht sofort gesendet; solange die Frage „Soll für TÜRKAK-Geräte eine Anfrage nach der TBDS-Zertifikatsnummer gesendet werden?“ nicht bestätigt ist, gehen keine Daten an TBDS.
• Die Schaltfläche erscheint nur bei geeigneten Datensätzen: Die Schaltfläche zur Nummernanforderung für eine einzelne Zeile wird nur angezeigt, wenn TBDS aktiviert ist, das Gerät im TÜRKAK-Akkreditierungsumfang liegt, noch keine Nummer angefordert wurde, der Datensatz konform ist und nicht zu einem Vertragslabor gehört.
• Serverseitige Prüfung: Für Datensätze, die bereits eine Nummer haben, außerhalb des TÜRKAK-Akkreditierungsumfangs liegen, zu einem Vertragslabor gehören, nicht konform oder Altdatensätze sind, wird keine Anfrage gesendet, und der Grund wird dem Anwender mitgeteilt.
• Bei fehlenden Kundendaten wird nicht übermittelt: Fehlen Stadt oder Land des Kunden bzw. deren TBDS-Zuordnung, erfolgt keine Übermittlung; welche Angabe fehlt, wird klar angezeigt.
• Keine doppelten Kunden: Ist der Kunde in TBDS unter einer anderen Firmenbezeichnung registriert, wird der vorhandene TBDS-Datensatz verwendet; derselbe Kunde wird nicht ein zweites Mal angelegt.

• Das Menü richtet sich nach dem Status des Datensatzes: Die Optionen Bearbeiten, Stornieren, TBDS bearbeiten und Datensatz löschen erscheinen nur, wenn der Status des Datensatzes es zulässt; ein Vorgang, der nicht ausgeführt werden darf, taucht im Menü gar nicht erst auf.
• Bei Stornierung ist ein Grund Pflicht: Ohne Stornierungsvermerk kann ein Datensatz nicht storniert werden. Bei an TBDS übermittelten Datensätzen wird zusätzlich ein TBDS-Stornierungsgrund ausgewählt: festgestellte Nichtkonformität, versehentliche Veröffentlichung, falsche Dateneingabe, kunden- oder vertragsbedingt, Anforderung der TÜRKAK.
• Beide Systeme bleiben synchron: Lehnt TBDS die Stornierungsanfrage ab, wird auch der lokale Datensatz nicht storniert. Eine Stornierung, zu der in TBDS ein aktiver Datensatz besteht, kann nicht rückgängig gemacht werden.
• TBDS bearbeiten und abfragen: Die Felder TBDS ID, TBDS No und TBDS Ser No müssen entweder alle ausgefüllt oder alle leer sein; die Schaltfläche „TBDS Sorgula“ (TBDS abfragen) gleicht den lokalen Datensatz mit den Angaben in TBDS ab.
• Beim Löschen bleibt der TBDS-Datensatz erhalten: Beim Sammellöschen wird ein TÜRKAK-Datensatz mit bereits vergebener Nummer nicht gelöscht, sondern deaktiviert; gibt TBDS einen Fehler zurück, bleibt der Datensatz bestehen und der Anwender wird gewarnt.

• Nummern werden im Hintergrund verfolgt: Die TBDS-Nummer (Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK) wird mit Verzögerung erzeugt. Nach dem Senden der Anfrage fragt die Software das TBDS im Hintergrund ab; sobald die Nummer vorliegt, werden die betreffenden Ansichten benachrichtigt und die Liste aktualisiert sich automatisch.
• Kein Datenverlust beim Tippen: Schreibt der Benutzer in der Ansicht „Kalibrierscheine“ gerade in ein Feld oder ist ein Dialog geöffnet, wird die automatische Aktualisierung aufgeschoben.
• Keine erneute Anfrage für vergebene Nummern: Für einen Datensatz, dessen Nummer im TBDS bereits erzeugt wurde, wird zunächst das TBDS abgefragt; ist eine Nummer vorhanden, wird der lokale Datensatz abgeglichen und keine neue Anfrage gesendet.
• Keine doppelte Nummernvergabe: Wird eine TBDS-Seriennummer oder Kalibrierscheinnummer bereits in einem anderen Datensatz verwendet, wird der Vorgang blockiert; bei der Sammelbearbeitung erscheint eine in einer anderen Zeile gewählte Nummer nicht in der Liste.
• Kontrollierte Nummernübertragung: TBDS-Nummern stornierter oder nichtkonform gebliebener Datensätze können innerhalb von 29 Tagen auf ein anderes Gerät übertragen werden; die Liste zeigt für jede Nummer die verbleibenden Tage.
• Dasselbe Gerät nicht zweimal in einer Anfrage: Ist bei der Suche nach einem Altdatensatz die Seriennummer oder Kalibrierscheinnummer bereits in der aktuellen Anfrage enthalten, wird der Benutzer gewarnt.

• TBDS-Revisionsbestätigung: Soll ein Kalibrierschein freigegeben werden, der in TBDS (Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK, der türkischen Akkreditierungsstelle) aktiv ist, wird der Vorgang angehalten; es wird angezeigt, dass der Datensatz als Revision an TBDS gemeldet wird, zusammen mit der erwarteten Revisionsnummer. Ohne Bestätigung des Benutzers wird keine Revision an TBDS übermittelt.
• Revisionsregeln: Die Angabe eines Revisionsgrunds ist Pflicht, derselbe Kalibrierschein kann kein zweites Mal revidiert werden, und ein revidierter Datensatz kann nicht gelöscht werden.
• Datumsprüfung: Bei der Erstausgabe dürfen zwischen Kalibrierdatum und Ausstellungsdatum nicht mehr als 30 Tage liegen; das Kalibrierdatum darf nicht in der Zukunft liegen.
• Prüfung der Referenzgeräte: Ein Referenzgerät mit abgelaufener Kalibrierung wird dem Kalibrierschein nicht hinzugefügt, und der Benutzer erfährt, welche Geräte nicht übernommen wurden.
• Warnung bei verschiedenen Städten am selben Tag: Erscheint ein Referenzgerät oder die bearbeitende Person am selben Tag in verschiedenen Städten, wird der Benutzer gewarnt und muss vor dem Fortfahren eine Entscheidung treffen.
• TBDS-Aktivierung vor dem E-Mail-Versand: Bevor der Kalibrierschein an den Kunden geht, wird er in TBDS aktiviert; schlägt die Aktivierung fehl, wechselt der Datensatz nicht in den Status abgeschlossen, und es wird keine E-Mail versendet.
• TÜRKAK-Verifizierungslink: Bei Kalibrierscheinen, die in TBDS aktiv sind, öffnet die Schaltfläche „Doğrula“ (Verifizieren) die Dokumentenverifizierungsseite der TÜRKAK.

Ein Kalibrierschein, der im TBDS (Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK) als Entwurf vorliegt, muss fristgerecht aktiviert werden. KALDATA überlässt diese Überwachung nicht dem Gedächtnis der Benutzer.

• Tägliche Erinnerungs-E-Mail: Geräte, für die bereits eine Nummer vergeben wurde, die aber noch nicht abgeschlossen sind, werden den zuständigen Benutzern täglich per E-Mail gemeldet – gegliedert nach Abteilung und Niederlassung.
• Automatische Aktivierung: Kalibrierscheine, die abgeschlossen oder bereits per E-Mail versendet wurden, im TBDS aber noch als Entwurf stehen, werden vor Fristablauf durch einen geplanten Task aktiviert.
• Nicht aktivierte Datensätze werden gemeldet: Datensätze, bei denen der Vorgang fehlgeschlagen ist, werden mit Anfragenummer, Firma, Gerät, verbleibenden Tagen und Fehlerangabe als Tabelle per E-Mail übermittelt.
• Bald ablaufende Datensätze in eigenem Reiter: Der Reiter „TBDS 20 Tage überschritten“ in den Ansichten „Kalibrierscheine“ und „Gerätestatus“ fasst Datensätze mit nahendem Fristablauf in einer Liste zusammen.

Dieselben Regeln mobil: KalData Saha

Die TBDS-Integration von KALDATA (TBDS: Dokumentenverifizierungssystem der TÜRKAK) arbeitet in der mobilen App KalData Saha nach denselben Regeln. Bei der Vor-Ort-Kalibrierung ruft der Techniker die TBDS-Nummer über das Smartphone ab; bei diesem unumkehrbaren Vorgang stoppt die App Benutzerfehler, bevor sie entstehen.

• Der TBDS-Status ist in der Geräteliste durch Farbe, Symbol und Text erkennbar
• Vor dem unumkehrbaren Vorgang wird eine ausdrückliche Bestätigung mit dem Gerätenamen verlangt
• Für ein Gerät mit bereits vergebener Nummer kann keine zweite Anfrage gesendet werden
• Datensätze außerhalb der TÜRKAK-Akkreditierung, mit Vertragslabor oder nichtkonforme Datensätze werden auf dem Server abgelehnt
• Bis die Nummer vorliegt, aktualisiert sich die Liste automatisch
• Nummernübertragung und Revision erfolgen nur nach ausdrücklicher Bestätigung

Mobilen TBDS-Ablauf ansehen