Kundenportal für Kalibrierlabore

Kundenportal für Kalibrierlabore: Kalibrierscheine online

Ihre Kunden verfolgen Kalibrierscheine, Angebote und Gerätestatus in einem Portal, ohne im Labor anzurufen.

Das Portal nutzt dieselben Daten wie KALDATA; ein im Labor fertiger Schein erscheint ohne separaten Upload beim Kunden. Revisionsanfragen, Angebotsfreigaben und Zufriedenheitsumfragen laufen dokumentiert über dieselbe Stelle.

Laborstatus, nächster Kalibriertermin und Resttage in einer Liste
Scheine einzeln oder als ZIP laden, Liste nach Excel exportieren
Revisionsanfragen, die beim Ersteller ankommen und zurückmelden
Angebote im Portal öffnen und mit Unterschrift beantworten

Demo anfordern Ablauf und Funktionen ansehen

Nicht umkehrbare Passwortspeicherung
Sitzungsschutz und automatische Abmeldung
Webbasiert, ohne Installation
Dieselben Daten wie KALDATA
Mehrere Firmen, ein Konto
PDF, ZIP-Paket und Excel

Kundenportal für Kalibrierlabore: Kalibrierscheine online

Was Ihre Kunden im Portal erledigen

Das Labor legt das Konto an; Kunden sehen nur die Daten ihrer Firma und die für sie freigegebenen Masken.

Konto angelegtDas Labor legt den Benutzer an, verknüpft Firmen und wählt Maskenrechte.
Anmeldung und ÜbersichtDie Startseite zeigt Scheine, offene Umfragen und Angebote.
FirmenwechselBenutzer mit mehreren Firmen wechseln über die obere Leiste.
GerätestatusLaborstatus, nächste Fälligkeit und Resttage werden angezeigt.
Scheine abrufenScheine ansehen und einzeln oder gesammelt laden; Angesehenes und Geladenes wird markiert.
Revision oder IntervallEine Revision wird begründet angefragt oder das Kalibrierintervall angepasst.
Entscheidung des LaborsDie Anfrage wird angenommen oder begründet abgelehnt; das Ergebnis geht per E-Mail zurück.
AngebotsantwortFreigeben, überarbeiten oder stornieren mit Unterschrift; sie erscheint im Angebots-PDF.
Umfragen und KontoZufriedenheitsumfragen ausfüllen; mit Berechtigung Kontobewegungen und Rechnungen einsehen.

Kein Mailverkehr, sondern ein dokumentierter Ablauf

Jede Aktion im Portal erreicht dokumentiert die richtige Person im Labor; das Ergebnis kommt ins Portal und per E-Mail zurück.

Anfragen erreichen die richtige PersonRevisionsanfragen landen in Aufgabenliste und Postfach von Ersteller und Freigebendem.
Keine Ablehnung ohne BegründungDas Labor muss eine Ablehnung begründen; der Kunde wird per E-Mail informiert.
Anfrage schließt mit der RevisionMit der Revision des Scheins wird die offene Anfrage automatisch abgeschlossen.
Angebote mit Unterschrift beantwortetDer Kunde antwortet mit Notiz und Unterschrift, die ins Angebots-PDF übernommen wird.
Umfragen warten im PortalVom Labor gesendete Umfragen stehen als offen bereit und sind mit einem Klick ausgefüllt.
Intervalle kommen vom KundenDer Kunde passt das Kalibrierintervall an, die nächste Fälligkeit folgt daraus.

Warum das KALDATA-Kundenportal?

Ein Datenbestand mit dem LaborNichts wird doppelt hochgeladen; der fertige Schein erscheint aus demselben Datensatz.
Prozess live verfolgenKunden sehen nicht nur fertige Scheine, sondern auch den aktuellen Gerätestatus.
Geschlossener RevisionskreislaufAnfragen gehen an den Ersteller, kommen begründet zurück und schließen mit der Revision.
Unterschriebene AngebotsantwortenKunden geben Angebote im Portal frei oder fordern Änderungen an.
Markierung für angesehen und geladenAngesehene und geladene Scheine sind farblich markiert.
Viele Firmen, eine AnmeldungIn Konzernen erreicht ein Benutzer mehrere Firmen mit einem Konto, sauber getrennt.
Zugriff je MaskeSchein-, Angebots-, Umfrage- und Kontomasken werden je Benutzer freigeschaltet.
Sammelübergabe zum PeriodenendeGefilterte Scheine als ein ZIP, die Liste als Excel.

Passende Anleitungen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu diesem Thema in unserem Hilfe-Center.

Alle Anleitungen →

Schutz vor Angriffen

Unabhängige PenetrationstestsMehrfach von unabhängigen Stellen per Penetrationstest geprüft.
Sichere PasswortspeicherungPasswörter werden nicht umkehrbar gespeichert.
ÄnderungsverlaufÄnderungen an Datensätzen werden protokolliert.
Automatische AbmeldungInaktive Sitzungen werden nach einer festen Zeit beendet.
Kein unbefugter DateizugriffHochgeladene Dokumente sind nur für angemeldete Benutzer zugänglich.
Geschützte SitzungsdatenSeiten werden nicht zwischengespeichert, die Sitzungs-ID erscheint nie in der URL.

Module im Detail

Klicken Sie auf eine Überschrift, um die Details des Moduls zu öffnen.

Online-Portal für Ihre Kalibrierkunden

Das KALDATA Kundenportal ist ein webbasiertes Portal, das ein Kalibrierlabor seinen Kunden zur Verfügung stellt. Ihr Kunde meldet sich mit eigenem Benutzernamen und Passwort an und greift auf seine Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und sein Kundenkonto zu – ohne im Labor anzurufen oder auf E-Mails zu warten. Da das Portal dieselben Daten wie KALDATA nutzt, erscheint jeder im Labor abgeschlossene Kalibrierschein sofort auch im Portal.

Auf der Startseite werden die Gesamtzahl der Kalibrierscheine des Kunden, unbeantwortete Umfragen, zur Annahme ausstehende Angebote und der Jahressaldo in Übersichtskarten angezeigt; von jeder Karte gelangt man mit einem Klick zur jeweiligen Ansicht.

Kalibrierscheine und Abfrage des Gerätestatus

Der Kunde verfolgt den Kalibrierstatus aller Geräte, die er an das Labor gesendet hat, in einer einzigen Liste. In jeder Zeile sind Annahme- und Kalibrierdatum, Kalibrierscheinnummer, Gerät, Messbereich, Serien- und Gerätenummer, Kalibrierintervall, nächstes Kalibrierdatum und verbleibende Tage zusammen sichtbar.

Filtern nach Datumsbereich und Zeitraum
Getrennte Auflistung akkreditierter, nicht akkreditierter und nichtkonformer Kalibrierscheine
Anzeige des Kalibrierscheins im Portal und Download als PDF
Sammeldownload mehrerer Kalibrierscheine
Farbliche Kennzeichnung angesehener und heruntergeladener Kalibrierscheine
Export der Liste als Excel-Datei

Geräte mit nahendem Kalibriertermin werden mit den verbleibenden Tagen hervorgehoben; so sieht der Kunde vor einem Audit selbst, bei welchem Gerät die Frist abläuft.

Kalibrierscheine und Abfrage des Gerätestatus

Revisionsanfrage und Kalibrierintervall

Muss eine Angabe im Kalibrierschein korrigiert werden, sendet der Kunde über das Portal eine Revisionsanfrage mit Begründung. Die Anfrage geht dokumentiert beim Labor ein und kann bei Bedarf vom Kunden storniert werden; Telefonate und E-Mail-Verkehr nehmen ab.

Der Kunde kann das Kalibrierintervall seiner Geräte auch selbst im Portal aktualisieren. Nächstes Kalibrierdatum und verbleibende Tage werden anhand dieses Intervalls verfolgt.

Angebote

Die vom Labor versendeten Angebote werden im Portal aufgelistet. Zur Annahme ausstehende Angebote stehen auf einer eigenen Registerkarte; Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Gesamtbetrag und Status sind auf einen Blick ersichtlich. Das Angebot kann im Portal angezeigt oder in einem neuen Tab geöffnet werden.

Umfragen und Kundenkonto

Vom Labor versendete Umfragen zur Kundenzufriedenheit werden im Portal als offen und abgeschlossen aufgelistet; der Kunde gibt seine Bewertung direkt im Portal ab. So wird das vom Qualitätsmanagementsystem geforderte Kundenfeedback regelmäßig erfasst.

Im Bildschirm für Kontobewegungen werden die Rechnungs- und Zahlungsbewegungen des Kunden mit Soll-, Haben- und Saldosummen nach Zeitraum angezeigt.

Sicherer Zugang und Berechtigungen

Jeder Kundenbenutzer sieht ausschließlich die Datensätze seiner eigenen Firma. Für Kunden mit mehreren Firmen können einem Benutzer mehrere Firmen zugeordnet werden, zwischen denen er im Portal wechselt.

Freischalten und Sperren der Ansichten für Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und Kontobewegungen je Benutzer
Passwortänderung und „Passwort vergessen“-Funktion
Erinnerung zur Passworterneuerung in festgelegten Abständen
Bereitstellung der Kalibrierscheindateien nur für berechtigte Benutzer
Benutzerprofil

Was das Portal Ihrem Labor bringt

Weniger Zeitaufwand für den Versand von Kalibrierscheinen
Die Frage „Wo ist mein Kalibrierschein?“ beantwortet sich von selbst
Anstehende Kalibrierungen werden auch vom Kunden verfolgt – das fördert Folgeaufträge
Revisions- und Intervallanfragen werden dokumentiert
Kundenzufriedenheitsumfragen werden regelmäßig erhoben
Ein professioneller, transparenter Service aus Sicht des Kunden

Das Kundenportal arbeitet mit der KALDATA Managementsoftware für Kalibrierlabore zusammen. Auch die mobile App KalData Saha für Ihre Außendienstteams arbeitet mit denselben Daten. Für Prüflabore ist das Kundenportal Bestandteil der Prüflabor-Software.

Häufig gestellte Fragen zum Kundenportal

Muss der Kunde ein Programm installieren?
Nein. Das Portal ist webbasiert; die Anmeldung erfolgt im Browser mit Benutzername und Passwort.

Müssen Kalibrierscheine separat ins Portal hochgeladen werden?
Nein. Das Portal nutzt dieselben Daten wie KALDATA; ein fertiggestellter Kalibrierschein erscheint automatisch im Portal.

Kann ein Kunde die Datensätze anderer Firmen sehen?
Nein. Jeder Benutzer sieht nur die Datensätze der ihm zugeordneten Firmen.

Können mehrere Kalibrierscheine gleichzeitig heruntergeladen werden?
Ja. Kalibrierscheine können gesammelt heruntergeladen und die Liste als Excel-Datei exportiert werden.

Kann der Kunde eine Korrektur des Kalibrierscheins anfordern?
Ja. Er sendet über das Portal eine Revisionsanfrage mit Angabe des Grundes.

Kann ich einschränken, welche Bildschirme angezeigt werden?
Ja. Die Bildschirme für Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und Kontobewegungen lassen sich je Benutzer ein- und ausschalten.