Kundenportal für Kalibrierlabore: Kalibrierscheine jederzeit griffbereit

Das KALDATA Kundenportal ist ein webbasiertes Portal, das ein Kalibrierlabor seinen Kunden zur Verfügung stellt. Ihr Kunde meldet sich mit eigenem Benutzernamen und Passwort an und greift auf seine Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und sein Kundenkonto zu – ohne im Labor anzurufen oder auf E-Mails zu warten. Da das Portal dieselben Daten wie KALDATA nutzt, erscheint jeder im Labor abgeschlossene Kalibrierschein sofort auch im Portal.

Auf der Startseite werden die Gesamtzahl der Kalibrierscheine des Kunden, unbeantwortete Umfragen, zur Annahme ausstehende Angebote und der Jahressaldo in Übersichtskarten angezeigt; von jeder Karte gelangt man mit einem Klick zur jeweiligen Ansicht.

Der Kunde verfolgt den Kalibrierstatus aller Geräte, die er an das Labor gesendet hat, in einer einzigen Liste. In jeder Zeile sind Annahme- und Kalibrierdatum, Kalibrierscheinnummer, Gerät, Messbereich, Serien- und Gerätenummer, Kalibrierintervall, nächstes Kalibrierdatum und verbleibende Tage zusammen sichtbar.

• Filtern nach Datumsbereich und Zeitraum
• Getrennte Auflistung akkreditierter, nicht akkreditierter und nichtkonformer Kalibrierscheine
• Anzeige des Kalibrierscheins im Portal und Download als PDF
• Sammeldownload mehrerer Kalibrierscheine
• Farbliche Kennzeichnung angesehener und heruntergeladener Kalibrierscheine
• Export der Liste als Excel-Datei

Geräte mit nahendem Kalibriertermin werden mit den verbleibenden Tagen hervorgehoben; so sieht der Kunde vor einem Audit selbst, bei welchem Gerät die Frist abläuft.

Muss eine Angabe im Kalibrierschein korrigiert werden, sendet der Kunde über das Portal eine Revisionsanfrage mit Begründung. Die Anfrage geht dokumentiert beim Labor ein und kann bei Bedarf vom Kunden storniert werden; Telefonate und E-Mail-Verkehr nehmen ab.

Der Kunde kann das Kalibrierintervall seiner Geräte auch selbst im Portal aktualisieren. Nächstes Kalibrierdatum und verbleibende Tage werden anhand dieses Intervalls verfolgt.

Die vom Labor versendeten Angebote werden im Portal aufgelistet. Zur Annahme ausstehende Angebote stehen auf einer eigenen Registerkarte; Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Gesamtbetrag und Status sind auf einen Blick ersichtlich. Das Angebot kann im Portal angezeigt oder in einem neuen Tab geöffnet werden.

Vom Labor versendete Umfragen zur Kundenzufriedenheit werden im Portal als offen und abgeschlossen aufgelistet; der Kunde gibt seine Bewertung direkt im Portal ab. So wird das vom Qualitätsmanagementsystem geforderte Kundenfeedback regelmäßig erfasst.

Im Bildschirm für Kontobewegungen werden die Rechnungs- und Zahlungsbewegungen des Kunden mit Soll-, Haben- und Saldosummen nach Zeitraum angezeigt.

Jeder Kundenbenutzer sieht ausschließlich die Datensätze seiner eigenen Firma. Für Kunden mit mehreren Firmen können einem Benutzer mehrere Firmen zugeordnet werden, zwischen denen er im Portal wechselt.

• Freischalten und Sperren der Ansichten für Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und Kontobewegungen je Benutzer
• Passwortänderung und „Passwort vergessen“-Funktion
• Erinnerung zur Passworterneuerung in festgelegten Abständen
• Bereitstellung der Kalibrierscheindateien nur für berechtigte Benutzer
• Benutzerprofil

• Weniger Zeitaufwand für den Versand von Kalibrierscheinen
• Die Frage „Wo ist mein Kalibrierschein?“ beantwortet sich von selbst
• Anstehende Kalibrierungen werden auch vom Kunden verfolgt – das fördert Folgeaufträge
• Revisions- und Intervallanfragen werden dokumentiert
• Kundenzufriedenheitsumfragen werden regelmäßig erhoben
• Ein professioneller, transparenter Service aus Sicht des Kunden

Das Kundenportal arbeitet mit der KALDATA Managementsoftware für Kalibrierlabore zusammen. Auch die mobile App KalData Saha für Ihre Außendienstteams arbeitet mit denselben Daten. Für Prüflabore ist das Kundenportal Bestandteil der Prüflabor-Software.

Muss der Kunde ein Programm installieren?
Nein. Das Portal ist webbasiert; die Anmeldung erfolgt im Browser mit Benutzername und Passwort.

Müssen Kalibrierscheine separat ins Portal hochgeladen werden?
Nein. Das Portal nutzt dieselben Daten wie KALDATA; ein fertiggestellter Kalibrierschein erscheint automatisch im Portal.

Kann ein Kunde die Datensätze anderer Firmen sehen?
Nein. Jeder Benutzer sieht nur die Datensätze der ihm zugeordneten Firmen.

Können mehrere Kalibrierscheine gleichzeitig heruntergeladen werden?
Ja. Kalibrierscheine können gesammelt heruntergeladen und die Liste als Excel-Datei exportiert werden.

Kann der Kunde eine Korrektur des Kalibrierscheins anfordern?
Ja. Er sendet über das Portal eine Revisionsanfrage mit Angabe des Grundes.

Kann ich einschränken, welche Bildschirme angezeigt werden?
Ja. Die Bildschirme für Kalibrierscheine, Angebote, Umfragen und Kontobewegungen lassen sich je Benutzer ein- und ausschalten.