YT-LAK: Yeterlilik Deneyi ve Laboratuvarlar Arası Karşılaştırma Yazılımı

YT-LAK; yeterlilik deneyi ve laboratuvarlar arası karşılaştırma programlarının planlanmasından tamamlanmasına kadar tüm operasyonel süreci tek platformda yöneten bir yazılımdır. Teknik protokol ve çevrim yönetimi, laboratuvar başvuruları, teklif süreçleri, katılımcı yönetimi, numune dolaşımı, sonuçların alınması ve raporlama aynı sistem üzerinde yürütülür.

Her işlem kullanıcı, tarih, durum ve ilgili belge sürümüyle kayıt altında tutulur. Böylece süreçlerin geçmişi izlenebilir, kullanılan dokümanların hangi sürüme ait olduğu görülebilir ve denetimlerde ihtiyaç duyulan kayıtlar düzenli biçimde sunulabilir.

• Organizatör için çevrim, katılım, numune, sonuç ve rapor özetini gösteren pano
• Laboratuvarlar için kendi hesaplarından başvuru, sonuç gönderme ve rapor erişimi
• Aksiyon bekleyen işlerin ana ekranda öne çıkarılması
• Web tabanlı erişim, kurulum gerektirmez

YT-LAK, yeterlilik deneyi (YT) ve laboratuvarlar arası karşılaştırma (LAK) programlarını ortak bir operasyon yapısı altında yönetir. Program türüne göre farklılaşan teknik gereksinimler korunurken başvuru, teklif, katılım, numune takibi ve raporlama ortak bir yapı üzerinden yürütülür.

• Yeterlilik deneyi: Ölçüm kapsamı, atanmış referans değerler ve performans değerlendirmesi sürecin temelidir. z-skor, En, sapma ve konsensüs gibi yöntemler program yapısına göre kullanılabilir.
• Laboratuvarlar arası karşılaştırma: Numune ya da cihaz planlaması, isteğe bağlı referans laboratuvar kullanımı ve sapma ya da konsensüs değerlendirmesi yönetilebilir.

Kalibrasyon alanlarının (boyut, basınç, sıcaklık, elektrik, kuvvet, hacim, kütle) yanında su, gıda, emisyon, mikrobiyoloji ve kimyasal analiz gibi deney alanlarında da program tanımlanabilir.

Programın teknik yapısı protokol üzerinden tanımlanır. Şema revizyonları oluşturulabilir, ilgili PDF dokümanları sisteme eklenebilir ve onaylanan protokol yayınlanabilir.

Yeni bir çevrim, yayınlanmış teknik protokole bağlanarak oluşturulur. Protokolde tanımlanan numune tipi, matris, adet ve benzeri gereksinimler çevrime aktarılır. Organizatör çevrim tarihlerini, sonuç teslim tarihlerini ve raporlama takvimini planlar, numuneleri tanımlar ve katılımcı laboratuvarların sürece dahil edilmesini yönetir.

Her çevrimin son başvuru, numune gönderim, başlangıç ve bitiş, sonuç girişi için son tarih ve rapor yayın tarihleri tek ekranda görünür. Genel bilgiler, teknik kapsam, numuneler, katılımlar, ölçüm sonuçları, raporlar, dolaşım planı ve numune hareketleri aynı çevrim ekranında sekmeler halinde durur.

• Taslak, planlama, devam eden, tamamlanan ve iptal edilen çevrimlerin ayrı izlenmesi
• Çevrim listesinde sonuç ve rapor durumunun birlikte görünmesi
• Katılımcılar için katılım kodu oluşturma

Laboratuvar kullanıcıları kendi hesaplarından açık çevrimleri görür ve katılmak istedikleri programlara başvurur. Başvuru sırasında tercih ettikleri başlangıç ve bitiş tarihlerini ve planlamaya ilişkin notlarını iletebilirler.

Başvuru kaydedildiğinde hem laboratuvar hem organizatör bilgilendirilir. Organizatör bekleyen başvuruları görür ve aynı laboratuvarın birden fazla çevrim başvurusunu tek bir teklif altında toplayabilir. Laboratuvarın bildirdiği uygunluk tarihleri ve notlar teklife aktarılır, sonraki çevrim planlamasında kullanılır.

Organizatör bir laboratuvarı doğrudan çevrime de davet edebilir; açık başvuru ve davet aynı sistem üzerinden yönetilir.

YT-LAK, laboratuvarın katılım sürecini teklif yönetimiyle doğrudan ilişkilendirir. Bir laboratuvar için hazırlanan teklifte birden fazla çevrim yer alabilir; her çevrim için birim fiyat, adet ve satır iskontosu tanımlanır, genel iskonto ve KDV sistem tarafından hesaplanır.

• Yıl bazlı benzersiz teklif numaraları
• Kurum logosu, iletişim bilgileri, laboratuvar ve sevkiyat bilgileri, uygunluk tarihleri ve kalemlerin yer aldığı PDF teklif
• Taslak, gönderim, onay ya da ret ve çevrime alma adımları
• Onaylanan tekliflerin tek tek ya da toplu olarak katılım kabulüne aktarılması

Fiyat ya da kapsam değişikliği gerektiğinde mevcut teklif silinmez ya da üzerine yazılmaz; aynı teklif numarası altında yeni bir revizyon oluşturulur. Önceki sürümler arşivde korunur, hangi sürümün gönderildiği ve hangisinin onaylandığı kayıt altındadır. Katılımcının çevrimden ayrılması gibi ticari kapsamı değiştiren durumlarda teklif revizyon bekleyen duruma alınır; böylece teklif kapsamı ile gerçek katılımcı listesi uyumlu kalır.

Teklif onaylandıktan sonra laboratuvar çevrime katılımcı olarak alınır. İletişim bilgileri, sevkiyat adresi ve laboratuvarın bildirdiği tercih tarihleri katılımcı kaydına aktarılır. Çevrim içinden aktif katılımcılar, teklif bağlantıları ve iletişim bilgileri birlikte görüntülenir.

• Başvuru yapıldı, davet gönderildi, aktif, katılımcı çekildi ve iptal edildi durumları
• Faturalama ve ödeme durumunun katılım bazında izlenmesi
• Katılımcı laboratuvarların etkin ve pasif olarak ayrı yönetilmesi

YT-LAK yalnızca başvuru ve teklif süreçlerini değil, çevrim sırasında gerçekleşen fiziksel numune hareketlerini de kayıt altında tutar. İki dağıtım modeli desteklenir.

• Sıralı dolaşım: Numune laboratuvarlar arasında belirlenen sıraya göre hareket eder. Her aşamada gönderen ve alan laboratuvar, sevkiyat adresi ve planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri tanımlanır. Katılımcıların başvuruda bildirdiği uygunluk tarihleri planlamada kullanılır, gerektiğinde dolaşım tarihleri yeniden hesaplanır.
• Paralel dağıtım: Her katılımcıya ayrı bir numune birimi atanır; gönderim ve teslim doğrudan ilgili numune üzerinden izlenir.

Her numune hareketi planlandı, gönderildi, teslim edildi, iade edildi ya da gecikti durumlarıyla kaydedilir. Numunenin herhangi bir anda hangi laboratuvarda olduğu sistemden görülür; numunenin seri no, üretici, model ve atanmış değer bilgileri ile referans belgeleri de aynı kayıtta tutulur.

Laboratuvarlar çevrime ait sonuçlarını kendi hesaplarından sisteme iletir. Sonuçlar organizatör tarafından incelenir ve yüklendi, inceleniyor ve onaylandı durumlarıyla izlenir.

Değerlendirme yöntemi programın teknik yapısına göre belirlenir. Yeterlilik deneylerinde atanmış değer ve belirsizlik bilgileriyle birlikte z-skor, En, sapma ya da konsensüs kullanılabilir; laboratuvarlar arası karşılaştırmalarda programın yapısına göre referans değer, sapma ya da konsensüs esas alınabilir.

• Taslak raporların, ardından final raporların yayınlanması
• Rapor revizyonları ve PDF çıktısı
• Değerlendirme ve raporlama tamamlandığında çevrimin kapatılması, süreç geçmişinin korunması

YT-LAK'ta programın yaşam döngüsü birbirinden kopuk işlemler yerine bağlantılı kayıtlar üzerinden ilerler: Protokol → Çevrim → Başvuru → Teklif → Katılım → Numune → Sonuç → Değerlendirme → Rapor

Teknik protokolün hangi sürümünün kullanıldığı, laboratuvarın ne zaman başvurduğu, hangi teklifin gönderildiği ve hangi revizyonun onaylandığı, katılımın ne zaman kesinleştiği, numunenin hangi laboratuvarlara ne zaman ulaştığı ve sonuçların hangi aşamalardan geçtiği aynı sistemde izlenir. Organizatör, laboratuvar ve kalite birimi aynı süreci kendi yetkileri doğrultusunda yönetir ve ihtiyaç duyulan kayıtlara tek noktadan ulaşır.

Rol ve yetkiler ekran ve işlem düzeyinde tanımlanır; aydınlatma metni ve katılım koşulları gibi yasal metinler sistem üzerinden yayınlanır. YT-LAK, ISO/IEC 17043 kapsamında yürütülen süreçlerin kayıt altına alınmasını ve izlenebilirliğini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Yeterlilik deneyi ve LAK programlarınızı tek sistemden planlamak, yönetmek ve izlemek için demo talep edin. Kalibrasyon ve deney laboratuvarı yazılımlarımızı da KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı ve Deney Laboratuvarı Yazılımı sayfalarında inceleyebilirsiniz.