KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yönetim Yazılımı

Kalibrasyon Laboratuvarı Yazılımı Nedir?

KALDATA laboratuvarınızı yönetmenizde size bir çok kolaylıklar sağlayarak zamandan ve kağıt masrafından sizi kurtarır.
E-imza ve E-fatura özelllikleri sayesinde işlerinizi online olarak basit ve kolay bir şekilde yönetebilirsiniz.
Tekliften başlayarak sırasıyla cihaz kabul, sertifika ve faturalandırma işlemlerini en kısa sürede gerçekleştirmenizi sağlar.
Referans cihazlarınızın kalibrasyonlarını detaylı şekilde yönetetebilirsiniz.
Online olarak sertifika hazırlayabilir ve Özel sertifika şablonları oluşturarak sertifikalardaki yazım hatalarınızı en aza indirebilirsiniz.
Yerinde kalibrasyonlarınızı ilgili personellerinize atayarak planlayabilir ve Gerçekleşen kalibrasyonları sisteminize aktarabilirsiniz.
Tekliflerde oluşabilecek farklılıkları kolayca teklif revizyonu ile otomatik gerçekleştirebilir ve faturalarınızda kaçak yaşamassınız.
Tedarikçi olarak çalıştığınız diğer kalibrasyon firmalarına ait kalibrasyon işlerinizi detaylı olarak yönebilirsiniz.
Online demo talebiniz için lütfen bizimle iletişime geçiniz.

Kalibrasyon Teklifi Nasıl Verilir?

Satın alma menüsünden müşterilerinize teklif verirken bir kalibrasyon laboratuvarının ihtiyaç duyduğu tüm özellikleri bulabilirsiniz.
Teklif verilecek cihazların Akreditasyon durumu, Yapılabilirliği, Ölçüm aralığına göre fiyatlandırması, kalem iskonto, toplam iskonto oran veya tutar tanımlanabilmesi.
Teklifte indirimlerin gösterilip gösterilmeyeceğinin seçilebilmesi. Teklife özel sistem içi takip notlarının alınması hatırlatma eklenebilmesi.
Sistem Email olarak müşteri teklifinize atar, teklif beraberinde ihtiyaç duyulan eksra döküman gönderimi var ise bunlarıda siz ekleyebilir ve teklif maili ile gitmesini sağyabilirsiniz.
Onaylanmış tekliflere onay belgesini yükleyebilirsiniz.
Teklif sırasından farklı fatura firması, farklı teslimat adresi ve farklı sertifika firması seçimi yapabilirsiniz.
Cihazlarınızın altında gösterilebilen özel açıklamalar ekleyebilir ve methotlarınızıda açıklamar gibi ayrıca ekleyebilirsiniz.
Müşteriden teklif maili okundu bilgisi istenir ve size bilgisi gönderelir.
Teklifleri durumlarına göre detaylı takip edebilirsiniz. Hazırlanıyor,Email Gönderildi,Onaylandı,Faturalandırıldı,İptal Edildi.
Tekliflerinizi sınırsız şekilde revize edebilir ve her bir revizyon geçmişini sistemden takip edebilirsiniz.
Eski bir teklifi kopyalayarak yeni bir teklif oluşturabilirsiniz.
Email olarak gönderilen teklifler 5-10 gün arasında onaylanmaz ise sistem müşteriye otomatik olarak hatırlatma amaçlı tekrar teklif maili gönderir. Aynı zamanda kabulde belirtilen kalibrasyon periyoduna göre bir sonraki kalibrasyon içinde müşterilere cihaz listeleri gönderilerek kalibrasyon sürelerinin yaklaştığı bilgisi gönderelir.
Teklifler istenilen sayıda farklı müşteri mail adreslerine gönderebilir. Ayrıca cc kaydı da eklenebilir.
Müşteriye ait sınırsız sayıda yetkili adı soyadı,görevi,mail adresi ve açıklama sutunları ile sistem üzerinde mail işlemi yapıla bilen teklif,hatırlatma,sertifika,kabul,muhasebe gibi seçimler yapılarak mail grupları oluşturulabilir.

Kalibrasyon Cihaz Laboratuvar Kabul Nasıl Yapılır?

Kaldata ile Cihaz kabul işlemlerini laboratuvarınızın ihtiyaç duyduğu tüm senaryolar ile kabul işlemlerini gerçekleştirebiliriniz.

Teklif ile başlayan süreçte teklif verilen cihazlar ister farklı aralıklarda farklı adetlerde ister toplu şekilde işlemin gerçekleşme şekline göre sisteme otomatik aktarabilirsiniz.

Tekliften aktarılan cihazların sertifika firmaları cihazların kalibrasyonun talep eden firmadan farklı ise kabul esnasına veya teklif sırasına farklı sertifika firması oluşturabilir ve her iki firma bilgisi ile sistem üzerinden takibini gerçekleştirebilirsiniz.

Kabul sırasında ayrıca cihazların bazı durumlarda sertifika bilgileri Ünvan aynı fakat sertifika adresi farklı olan durumlarıda kolayca düzenleyebilirsiniz. Aynı teklif veya kabulde birden fazla farklı sertifika firması seçme olanağına sahip olursunuz.

Kabul esnasına istek ve sertifika numaraları anlık olarak verilir ve cihazlar laboratuvara alınmadan önce numaralar üzerlerine yapıştırılarak kalibrasyon personelinin işinin hızlanması sağlanır. Müşteriye verilen teklif haricinde ekstra cihaz gelmesi durumunda kabule eklenir ve teklif revize edilerek eklenen cihazlar teklife otomatik olarak düşer.

Kalibrasyon Cihaz Yerinde Kabul Nasıl Yapılır?

Yerinde kabul işlemleri teklifi verilmiş ve Görev planlaması yapılarak müşterinin yerinde gerçekleştirilen kalibrasyonlara göre gerçekleştirilir.

Öncelikle onaylanmış tekliflerde yerinde yapılacak olarak belirtilmiş cihazlar listelenir ve bu cihazları hangi tarihte kimler tarafından işlemlerinin yapılacağı seçilerek ilgili kişilere görev ataması gerçekleştirilir.

İlgili kalibrasyon personelleri sisteme girdiklerinde anasayfalarında bulunan iş takip takviminde ve görev listelerinde kendilerine atanmış ileriye dönük görevlendirmeleri takip edebilir ve yazdırabilirler.

Görev formu mevcut planlanan cihaz listesini verir ve haricinde ekstra satırlar ekleyerek fazla çıkabilecek cihazlarla ilgilide kayıt yapılabilmesine olanak sağlar.

Personeller göreve gittiklerinde planlanandan farklı oluşabilecek senaryoları ilgili formlarında kayıt altına alır ve sisteme yerinde kabul işlemi yaparken teklif dışı gelmiş ekstra cihazları sisteme ekleyebilir veya gerçekleşmeyen cihaz kalibrasyonlarını iptal oldular ise çıkartabilir yada ileri bir tarihe yeniden planlayabilir.

Teklif revizyonu gereken bir durum oluştuysa sistem bununla ilgili revize edilmesi gereken teklifleri size bildirir ve revizyondan sonra kabul edilen teklifsiz cihazlar teklife otomatik olarak aktarılarak faturalandırma işlemleri içinde doğru takip ve kayıt oluşmasına olanak sağlar.

Referans Cihaz kaydı ve Takibi?

Sistem üzerinde kullanmış olduğunuz referans cihazlarını özelliklerine göre kayıt altına alabilir Kalibrasyon,Bakım ve Kontrol kayıtlarını takip edebilirsiniz.

Kalibrasyon ve diğer işlemleri yaklaşan cihazlarınız ile ilgili sistem sizi bilgilendiri. Aynı zamanda sertifika hazırlama modülümüzde referans cihaz seçimi yapıldığı için Kalibrasyon işlemi yapan personellerde sürekli olarak cihazların kalibrasyon durumlarını görür.Kalibrasyon süresi geçen referans bir sertifika şablonunda tanımlanmış ise bu şablon ile sertifika hazırlanırken kalibrasyon süresi geçtiği bilgisi sertifikayı hazırlayan personele bilgi olarak verilir.

Referans cihaz tanımı esnasında drift hesabı yaptırılır ve bu hesap şablonlarda kulallanılabilir. Ayrıca Kalibrasyon kayıt işlemleri yapılırkende cihazınızın kalibrasyon sonuçları doğrultusunda belirsizlik bütçenizi etkilen kat sayılar,ölçüm belirsizlikleri ve sapmalar gibi bilgileri girerek şablon üzerinden belirsizlik hesabı yönetilebilr olması sağlanır.
Sistem sizin referans cihazlarınızı doğru takip ederek mümkün olan en az hata ile sertifika hazırlamanıza yardımcı olur.

Online Kalibrasyon Sertfikası Nasıl Hazırlanır?

Sistemimiz sizlerin mevcutta kullanmış oldukları exceller ile özel olarak entegrasyonu sağlanarak şablonlar oluşturur ve tüm sertifika bilgilerinin sistem üzerinden kayıt altına alınıp takip edilmesine olanak sağlar.

Ayrıca şablon oluşturmadanda mevcut excellerinizde yapılacak küçük değişikler ile exceli ilgili sertifika nolu cihaza yüklerek otomatik kapak ve yüklediğiz s1,s2,s3, ve dahası sayfalarınızı otomatik pdf e çevirir ve imlanabilir duruma gelmesini sağlar.

Oluşan pdf i sistem üzerinden görüntüleyerek gerekli kontroller sonrası imzlayarak onaya gönderebilirsiniz.

Onay sürecinde yetkili personel sertifikayı görüntüler ve eğer uygun bulursa onayla diyerek imzalama işlemini gerçekleştirir.

Onayla işleminde 2 seçenek mevcuttur. Direk Email gönderilecekler listesine veya bir kişinin daha kontrolünden geçmesi amacı ile onaylanmış sertifikalar listesine gönderebilir.

Eğer sertifikada bir eksiklik gördü ise incelemeye gönder diyip inceleme sebebini kayıt altına alarak kalibrasyonu gerçekleştirip sertifikayı hazırlamış olan personelin incelenecek sertifika işleri ekranına gönderir.

Tamamlanmış bir sertifikada müşterinin hata veya bir eksik ile revizyon istemesi durumunda da sistem sınırsız bir şekilde sertifikanın revizyon edilmesine izin verir.

Her bir revizyon işlemi mevcut sertifika noya (Örnek : 2021155 nolu sertifika no 2021155-1,2021155-2,2021155-3 gibi artarak devam eder) - revizyon no atarak geçmiş revizeleride takip edebileceği şekilde devam eder. Sistem onaylanmış sertifikalar barkod atar sertifikanın doğrulanabilmesi için. Eğer revizyon istemiş müşteri geçersiz hale gelmiş olan sertifikayı kalibrasyon firmasına teslim etmeyi unutur ve bir denetlemede yanlış sertifikayı gösterirse barkod okuma işlemi sonucu sistem sertifikanın geçersiz olduğunu revize edildiği bilgisini verir.

Email aşamasına gelmiş sertifikalar teklif bağlantısı ile ödemesi gerçekleşmiş veya gerçekleşmemiş ilerin bilgisini verir buna göre mail atılıp atılmayacağı kararı sizlere bırakılır. Email gönderilen sertifikalar tamamlanmış listeye düşer ve istenirse daha sonrada bu liseteden müşteriye mail atılabilir.

Sistem üzerinde email atılan her ekranda müşterinin hangi mail adreslerine o an için mail gönderildiği bilgisi verilir ve istenilirse listeden bazı mailler çıkartılabilir.

Aynı zamanda uygunsuz bulunan cihazlarda sertifikalarda olduğu gibi uygunsuz seçimi yapılarak imza ve onay aşamalarından geçerek müşteriye mail ile gönderilir. Müşterinin cihazlarından laboratuvarımızda yapamayıp başka bir kalibrasyon laboratuvarına gönderdiğimiz cihazların sertifikalarıda Dış Kalibrasyon Modülümüzde takibi yapılarak kalibrasyon firmasından gelen sertifika yüklenip diğer cihazları ile mail listesinde gönderilir.

Dış kalibrasyonlarda sertifika modülü içinde ve Dış kalibrasyon modülünde takip edilir. Dış kalibrasyonda gerçekleşecek cihazların sisteme girilen detay bilgileri seri no , cihaz no, tipi, marka vb. ve özel bir not varsa dış kalibrason firmasına bilgi amaçlı çıktı veya mail ile bilgilendirme gönderilebilir.

Sistemimizde Kalite, Muhasebe, Dış Kalibrasyon, Personel Yeterlilik/Oryantasyon gibi kalibrasyon laboratuvarının ihtiyaçlarını karşılayan bir çok modül bulunmaktadır. Bunlara bu sayfamızda şu an için detaylı anlatım yapmıyoruz. Kalibrasyon işi çok detaylı bir iştir ve programımız tüm bu detaylara cevap verebilmek adına yapılmış olup sürekli olarakda gelişmektedir. En iyi bilgiye yerinde veya uzaktan demo talebi ile ulaşabilirsiniz. Yukarıda söz konusu tanıtım yaptığımız modüllerimiz içinde bile bahsetmediğimiz bir çok işlerinizi kolaylaştıran özellikler bulunmaktadır.

Ekran Görüntülerini İnceleyin