KALDATA Kalibrasyon Laboratuvarı Yazılımı

Kalibrasyon laboratuvarı yazılımı, teklif, cihaz kabul, kalibrasyon, sertifika ve faturalandırma adımlarını tek sistemde birleştirir. KALDATA bu akışı tekliften faturaya kadar kesintisiz yönetir; kâğıt ve dağınık Excel dosyaları yerine her kayıt tek yerde, izlenebilir biçimde tutulur.

• Uçtan uca süreç: teklif, cihaz kabul, sertifika ve fatura aynı kayıt üzerinden ilerler.
• Sertifika şablonları: çevrim içi hazırlanan şablonlar yazım hatalarını en aza indirir.
• Referans cihaz yönetimi: kalibrasyon, bakım ve kontrol kayıtları ayrıntılı izlenir.
• Yerinde kalibrasyon: görevler personele atanır, sahada yapılan işler sisteme aktarılır.
• Teklif revizyonu: değişen teklifler kendiliğinden güncellenir, faturada eksik kalmaz.
• Dış kalibrasyon: tedarikçi laboratuvarlara gönderilen işler de aynı sistemde takip edilir.
• E-imza ve e-fatura: onaylı sertifikalar elektronik imzalanır, faturalar elektronik kesilir.

Teklif ekranı, bir kalibrasyon laboratuvarının fiyatlandırmada ihtiyaç duyduğu ayrıntıları karşılar. Teklif müşteriye e-postayla gider, onaydan faturaya kadar her aşaması izlenir.

• Cihaz bazında fiyatlandırma: akreditasyon durumu, yapılabilirlik ve ölçüm aralığına göre fiyat.
• Esnek iskonto: kalem ve toplam iskonto, oran ya da tutar olarak; teklifte gösterilip gösterilmeyeceği seçilir.
• Farklı firmalar: fatura, teslimat ve sertifika firması tekliften farklı seçilebilir.
• Açıklama ve metot: cihazların altına özel açıklama ve kullanılan metotlar eklenir.
• E-posta gönderimi: ek dokümanlarla, birden çok alıcıya ve bilgi (cc) adresine gönderilir; okundu bilgisi alınır.
• Durum takibi: hazırlanıyor, gönderildi, onaylandı, faturalandı ve iptal durumları izlenir; onay belgesi yüklenir.
• Sınırsız revizyon: her revizyon geçmişiyle saklanır; eski bir teklif kopyalanarak yenisi hazırlanır.
• Otomatik hatırlatma: belirli süre içinde onaylanmayan teklif için müşteriye hatırlatma gider; kalibrasyon zamanı yaklaşan cihazlar müşteriye bildirilir.
• E-posta grupları: müşteri yetkilileri teklif, sertifika, kabul ve muhasebe gibi konulara göre gruplanır.
• İç notlar: teklife özel takip notu ve hatırlatma eklenir.

Cihaz kabul, laboratuvarınızın karşılaştığı farklı senaryolara göre yapılır. Onaylı tekliften gelen cihazlar, parça parça ya da toplu olarak kabule aktarılır.

• Tekliften aktarım: cihazlar farklı tarihlerde ve adetlerde ya da tek seferde kabule alınır.
• Anlık numaralar: istek ve sertifika numaraları kabulde verilir; etiketler cihaz laboratuvara girmeden yapıştırılır.
• Farklı sertifika firması: sertifika, kalibrasyonu talep eden firmadan farklı bir firmaya düzenlenebilir; aynı kabulde birden çok firma seçilebilir.
• Adres farklılıkları: unvanı aynı, adresi farklı sertifika bilgileri kolayca düzenlenir.
• Teklif dışı cihaz: fazladan gelen cihaz kabule eklenir, teklif revize edilerek kendiliğinden teklife düşer.

Onaylı tekliflerde yerinde yapılacak olarak işaretlenen cihazlar listelenir; hangi tarihte, kimin gideceği seçilerek görev ataması yapılır.

• Kişisel iş takvimi: personel kendisine atanan görevleri ana sayfadaki takvimde ve görev listesinde görür, yazdırır.
• Görev formu: planlanan cihaz listesiyle gelir; sahada çıkan ek cihazlar için satır eklenebilir.
• Sahadaki değişiklikler: teklif dışı cihaz eklenir, yapılamayan kalibrasyon iptal edilir ya da ileri bir tarihe planlanır.
• Teklif uyumu: revizyon gereken teklifler bildirilir; teklifsiz kabul edilen cihazlar teklife aktarılır, faturalandırma eksiksiz olur.

Laboratuvarda kullanılan referans cihazlar özellikleriyle kaydedilir; kalibrasyon, bakım ve kontrol kayıtları tek yerden izlenir.

• Yaklaşan işlemler: kalibrasyonu ya da bakımı yaklaşan cihazlar için sistem bildirim yapar.
• Sertifikada kontrol: süresi geçmiş bir referans cihaz şablonda tanımlıysa, sertifikayı hazırlayan kişi uyarılır.
• Drift hesabı: referans cihaz tanımında yapılır ve şablonlarda kullanılır.
• Belirsizlik bütçesi: kalibrasyon sonuçlarına göre katsayı, ölçüm belirsizliği ve sapma bilgileri girilir; belirsizlik hesabı şablon üzerinden yönetilir.

Sertifikalar, laboratuvarın mevcut Excel dosyalarından oluşturulan şablonlarla ya da doğrudan Excel yüklenerek hazırlanır. Kapak ve sayfalar kendiliğinden PDF'e dönüşür, imzalanabilir hâle gelir.

• İnceleme ve onay: hazırlayan kontrol edip onaya gönderir; yetkili sertifikayı görüntüleyip onaylar ve imzalar.
• İki aşamalı onay seçeneği: onaylanan sertifika doğrudan e-posta listesine ya da ikinci bir kontrol için onaylananlar listesine gider.
• Geri gönderme: eksik görülen sertifika, nedeni kaydedilerek hazırlayan kişinin inceleme ekranına döner.
• Sınırsız revizyon: her revizyon numaralanır, geçmiş sürümler izlenir.
• Barkodla doğrulama: onaylı sertifikaya barkod basılır; revize edilmiş eski bir sertifika okutulduğunda geçersiz olduğu görülür.
• Ödeme bilgisiyle gönderim: e-posta aşamasında teklifin ödeme durumu görülür; gönderim kararı size kalır.
• Alıcı kontrolü: her gönderimde e-postanın gideceği adresler gösterilir, istenen adres çıkarılabilir.
• Uygunsuz cihazlar: uygunsuzluk kaydı da imza ve onaydan geçerek müşteriye gönderilir.
• Dış kalibrasyon: başka laboratuvara gönderilen cihazların bilgisi o laboratuvara iletilir; gelen sertifika yüklenip diğer sertifikalarla birlikte gönderilir.

KALDATA, 40'tan fazla kalibrasyon laboratuvarının kullandığı, sektörün lider kalibrasyon laboratuvarı yazılımlarından biridir.

KALDATA, kalibrasyon laboratuvarlarına özel geliştirilmiş bir LIMS'tir (Laboratory Information Management System, Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi). Genel amaçlı bir LIMS'i kalibrasyon sürecine uyarlamak yerine; teklif, cihaz kabul, görev planlama, sertifika hazırlama, onay, e-imza, TÜRKAK TBDS bildirimi ve müşteri takibi kalibrasyon laboratuvarının iş akışına göre hazır gelir.

Laboratuvar yönetim yazılımı, kalibrasyon programı ya da kalibrasyon LIMS'i arıyorsanız aradığınız işlevlerin tamamı tek yazılımda, tarayıcı üzerinden kullanıma hazırdır.

Her laboratuvarın sertifika düzeni ve veri toplama alışkanlığı farklıdır. KALDATA tek bir kalıp dayatmaz; aynı laboratuvar, cihaz tipine göre farklı yöntemleri birlikte kullanabilir.

• Çevrim içi hesap tablosu: şablon, Excel'e çok benzeyen bir tabloda doğrudan tarayıcıda hazırlanır.
• Excel dosyanızla: kullandığınız Excel sertifika tasarımı sisteme yüklenir, sertifikalar bu tasarımla üretilir.
• Form tabanlı ham veri girişi: ölçüm verisi, laboratuvarın tanımladığı formlara girilir.
• Çevrim içi ortak çalışma: ham veri dosyası çevrim içi bir e-tabloda doldurulabilir.
• Hazır sertifika yükleme: dış laboratuvardan gelen sertifika dosyası doğrudan kayda eklenir.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin şablon cihaz tiplerine bağlanır; teknisyen sertifika yazarken yalnızca o cihaza uygun şablonları görür.

Hesaplama şablonları, ek bir program kurmadan tarayıcıda açılan hesap tablosunda hazırlanır. Excel kullanan herkes ilk dakikadan itibaren çalışabilir.

• Tanıdık formüller: matematik, istatistik, arama, mantık, metin, tarih ve regresyon fonksiyonları hem Türkçe hem İngilizce adlarıyla kullanılır.
• Birden çok sayfa: hesap ve sertifika sayfaları aynı şablonda durur, sayfalar birbirine başvurabilir.
• Seçim listeleri: birim, kademe gibi alanlar açılır listeden seçilir; yazım hatası oluşmaz.
• Koşullu biçimlendirme: sınır dışı değerler renkle kendini gösterir.
• Hücre ve sayfa kilidi: formül içeren hücreler kilitlenir; veri girişi sırasında bozulmaz.
• Grafik, resim ve metin kutusu: ölçüm sonuçları grafikle desteklenebilir.
• Excel ile alışveriş: Excel dosyası içe aktarılır, tablo Excel olarak indirilir; Excel'den kopyalanan veri doğrudan yapıştırılır.
• Günlük kullanım kolaylıkları: hücre birleştirme, bölmeleri dondurma, bul ve değiştir, geri al ve yinele, klavye kısayolları, virgüllü ondalık yazımı.
• Yazdırma: yazdırma alanı ve A4 sayfa sınırları ekranda görünür.

• Yalnızca ölçüm girilir: teknisyen işaretli hücreleri doldurur; sapma, belirsizlik ve uygunluk sonucu anında hesaplanır.
• Sonuç sertifikaya aktarılır: hesaplanan değerler sertifika çıktısına yazılır ve PDF üretilir; veriyi ikinci kez yazmak gerekmez.
• Her sertifikanın kendi kaydı vardır: şablon sonradan değiştirilse bile daha önce yazılmış sertifikalar etkilenmez.
• Referans cihaz bağlantısı: şablon gerektiriyorsa sertifika, referans cihazlar seçilmeden tamamlanamaz.
• Anlık özet: seçilen hücrelerin sayısı, toplamı, ortalaması ve standart sapması ekranın altında görünür.

• Mevcut Excel tasarımınız korunur: yıllardır kullandığınız sertifika tasarımını yükleyin; müşteri, cihaz, tarih ve referans cihaz bilgilerini sertifikaya yazılım yerleştirir.
• Veri dosyası: ölçüm verisi için boş form indirilir, doldurulur ve geri yüklenir.
• Şablona bağlı açıklamalar ve referans cihazlar: her şablon için varsayılan açıklamalar ve ön tanımlı referans cihazlar belirlenir.
• Form tabanlı ham veri: Excel dosyası taşımak istemeyen laboratuvarlar kendi ham veri formlarını tanımlar; metin, sayı, tarih, seçim listesi ve ölçü birimi gibi alan tipleri vardır ve girilen değer tipine göre denetlenir.
• Toplu yapıştırma: ham veri ekranına başka bir tablodan kopyalanan değerler tek seferde yapıştırılır.
• Referans cihazlar için şablon: laboratuvarın kendi referans cihaz kalibrasyon kayıtları için de hesap tablosu şablonu hazırlanabilir.

• Süresi geçmiş referans cihaz eklenmez: kalibrasyon süresi dolmuş referans cihaz, şablonda tanımlı olsa bile sertifikaya alınmaz ve kullanıcı uyarılır.
• Referans cihaz bilgisi güncel kalır: referans cihazın yeni kalibrasyonu kaydedildiğinde şablonlar güncel kayda bağlanır.
• Aynı adla ikinci şablon açılamaz: karışıklığa yol açacak kopyalar engellenir.
• Kullanılan şablon silinmez: sertifikalarda kullanılmış şablon pasife alınır; eski kayıtlar bozulmaz.
• Ham veri varken şablon değiştirilemez: önce girilmiş veri silinmelidir; yanlışlıkla veri kaybı olmaz.
• Kaydedilmemiş değişiklik uyarısı: hesap tablosu kapatılırken kaydedilmemiş değişiklik varsa kullanıcıya sorulur.

KALDATA, TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi (TBDS) ile tam entegre çalışır. TBDS'ye gönderilen kayıt geri alınamadığı için yazılım, hatalı gönderimi kullanıcıya bırakmaz; ekranda, sunucuda ve arka planda üç ayrı noktada denetler.

• İşlem öncesi onay: Seçilen cihazlar için “TBDS No Al” düğmesine basıldığında istek hemen gönderilmez; “Türkaklı cihazlar için TBDS sertifika no isteği gönderilecek?” sorusu onaylanmadan TBDS'ye veri gitmez.
• Düğme yalnızca uygun kayıtta görünür: Tek satırlık numara alma düğmesi; TBDS açıksa, cihaz TÜRKAK kapsamındaysa, numarası henüz alınmamışsa, kayıt uygunsa ve anlaşmalı laboratuvara ait değilse çıkar.
• Sunucu tarafı denetim: Numarası alınmış, TÜRKAK kapsamı dışında, anlaşmalı laboratuvara ait, uygunsuz ya da eski kayıt için istek gönderilmez ve nedeni kullanıcıya bildirilir.
• Eksik müşteri bilgisinde gönderim durur: Müşterinin şehir ya da ülke bilgisi veya bunların TBDS eşlemesi eksikse gönderim yapılmaz; hangi bilginin eksik olduğu açıkça yazılır.
• Mükerrer müşteri açılmaz: Müşteri TBDS'de başka bir ünvanla kayıtlıysa mevcut TBDS kaydı kullanılır, aynı müşteri ikinci kez oluşturulmaz.

• Menü kaydın durumuna göre kurulur: Düzenle, İptal Et, TBDS Düzenle ve Kaydı Sil seçenekleri yalnızca kaydın durumu izin veriyorsa görünür; yapılmaması gereken işlem menüde hiç yer almaz.
• İptalde neden zorunludur: İptal açıklaması girilmeden kayıt iptal edilemez. TBDS'ye gönderilmiş kayıtta ayrıca TBDS iptal nedeni seçilir: uygunsuzluk tespiti, yanlışlıkla yayımlama, yanlış veri girişi, müşteri ya da sözleşme kaynaklı, TÜRKAK talebi.
• İki sistem birbirinden kopmaz: TBDS iptal isteğini reddederse yerel kayıt da iptal edilmez. TBDS'de aktif kaydı bulunan bir iptal geri alınamaz.
• TBDS Düzenle ve Sorgula: TBDS ID, TBDS No ve TBDS Ser No alanları birlikte dolu ya da birlikte boş olmalıdır; “TBDS Sorgula” düğmesi yerel kaydı TBDS'deki bilgiyle eşitler.
• Silmede TBDS kaydı korunur: Toplu silmede numarası alınmış TÜRKAK kaydı silinmez, pasife alınır; TBDS hata döndürürse kayıt yerinde kalır ve kullanıcı uyarılır.

• Numara arka planda takip edilir: TBDS numarası gecikmeli üretilir. İstek gönderildikten sonra yazılım TBDS'yi arka planda sorgular; numara geldiğinde ilgili ekranlar bildirim alır ve liste kendiliğinden yenilenir.
• Yazarken veri kaybolmaz: Sertifikalar ekranında kullanıcı bir alana yazı yazıyorsa ya da bir pencere açıksa otomatik yenileme ertelenir.
• Oluşmuş numaraya tekrar istek gitmez: TBDS'de numarası oluşmuş kayıt için önce TBDS sorgulanır; numara varsa yerel kayıt eşitlenir ve yeni istek gönderilmez.
• Aynı numara iki cihaza verilemez: Bir TBDS seri numarası ya da sertifika numarası başka bir kayıtta kullanılıyorsa işlem engellenir; toplu düzenlemede başka satırda seçilmiş numara listede gösterilmez.
• Kontrollü numara devri: İptal edilmiş ya da uygunsuz kalmış kayıtlara ait TBDS numaraları 29 gün içinde başka bir cihaza devredilebilir; liste her numara için kalan günü gösterir.
• Aynı cihaz aynı isteğe iki kez eklenmez: Eski kayıt aranırken seri no ya da sertifika no mevcut istekte varsa kullanıcı uyarılır.

• TBDS revizyon onayı: TBDS'de aktif bir sertifika onaylanmak istendiğinde işlem durur; kaydın TBDS'ye revizyon olarak bildirileceği ve beklenen revizyon numarası gösterilir. Kullanıcı onaylamadan TBDS'ye revizyon gönderilmez.
• Revizyon kuralları: Revize sebebi zorunludur, aynı sertifika ikinci kez revize edilemez ve revize edilmiş kayıt silinemez.
• Tarih denetimi: İlk yayında kalibrasyon tarihi ile yayın tarihi arasında 30 günden fazla süre olamaz; kalibrasyon tarihi ileri bir tarih olamaz.
• Referans cihaz denetimi: Kalibrasyon süresi geçmiş referans cihaz sertifikaya eklenmez ve kullanıcıya hangi cihazların eklenmediği bildirilir.
• Aynı gün farklı şehir uyarısı: Referans cihaz ya da hazırlayan kişi aynı gün farklı şehirlerde görünüyorsa kullanıcı uyarılır ve devam etmeden önce karar vermesi istenir.
• E-posta öncesi TBDS aktivasyonu: Sertifika müşteriye gönderilmeden önce TBDS'de aktife alınır; aktivasyon başarısız olursa kayıt tamamlandı durumuna geçmez ve e-posta gönderilmez.
• TÜRKAK doğrulama bağlantısı: TBDS'de aktif sertifikalarda “Doğrula” düğmesi TÜRKAK'ın belge doğrulama sayfasını açar.

TBDS'de taslak olarak bekleyen bir sertifikanın süresi içinde aktife alınması gerekir. KALDATA bu takibi kullanıcının hafızasına bırakmaz.

• Günlük hatırlatma e-postası: Numarası alınmış ama henüz tamamlanmamış cihazlar, ilgili kullanıcılara bölüm ve şubelerine göre her gün e-postayla bildirilir.
• Otomatik aktife alma: Tamamlanmış ya da e-postası gönderilmiş olup TBDS'de hâlâ taslak duran sertifikalar, süre dolmadan planlı görevle aktife alınır.
• Aktife alınamayan kayıt raporlanır: İşlem başarısız olan kayıtlar istek no, firma, cihaz, kalan gün ve hata bilgisiyle tablo halinde e-postayla iletilir.
• Süresi yaklaşanlar ayrı sekmede: Sertifikalar ve Cihaz Durum ekranlarındaki “TBDS 20 Gün Dolanlar” sekmesi, süresi yaklaşan kayıtları tek listede toplar.

Aynı Kurallar Mobilde: KalData Saha

KALDATA'nın TBDS entegrasyonu KalData Saha mobil uygulamasında da aynı kurallarla çalışır. Yerinde kalibrasyonda teknisyen TBDS numarasını telefondan alır; uygulama, geri alınamayan bu işlemde kullanıcı hatasını oluşmadan durdurur.

• Cihaz listesinde TBDS durumu renk, ikon ve metinle görünür
• Geri alınamaz işlemden önce cihaz adıyla açık onay istenir
• Numarası alınmış cihaz için ikinci kez talep gönderilemez
• TÜRKAK dışı, anlaşmalı laboratuvar ve uygunsuz kayıtlar sunucuda reddedilir
• Numara gelene kadar liste kendiliğinden yenilenir
• Numara devri ve revizyon yalnızca açık onayla yapılır

Mobil TBDS Akışını İnceleyin

KALDATA kimler için?
Kalibrasyon hizmeti veren laboratuvarlar için. Teklif, cihaz kabul, saha görevi, ölçüm, sertifika, TÜRKAK TBDS, fatura ve tahsilat aynı sistemde yürür. Kendi cihazlarının kalibrasyonunu takip eden işletmeler için Kalite ve Kalibrasyon Takip Yazılımı ayrı bir üründür.

KALDATA TÜRKAK TBDS ile nasıl çalışır?
Numara alma, QR kod, aktivasyon, revizyon ve iptal sertifikanın kendi adımlarında yapılır. TÜRKAK kapsamı dışındaki ya da numarası zaten alınmış kayıt için istek gönderilmez; hatalı gönderim yazılım tarafından engellenir.

Mevcut Excel sertifika şablonlarımı kullanabilir miyim?
Evet. Çevrim içi hesap tablosu, mevcut Excel tasarımınız ya da form tabanlı giriş aynı laboratuvarda birlikte kullanılabilir.

Sertifikalar nasıl onaylanır ve imzalanır?
Sertifika çok aşamalı inceleme ve onaydan geçer; eksik sertifika gerekçesiyle geri döner. Hazırlayan ve onaylayan akıllı kartla ayrı ayrı e-imza atar.

Yerinde kalibrasyonda kullanılabilir mi?
Evet. KalData Saha mobil uygulamasıyla QR kod ve barkodla cihaz okutulur, müşteride cihaz kabulü yapılır, fotoğraf ve imza eklenir, etiket basılır ve sahadan TBDS numarası alınır.

Fatura ve tahsilat için ayrı bir program gerekir mi?
Hayır. Fatura kabul kaydından oluşturulur; e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, tahsilat ve cari takibi KALDATA içindedir.

KALDATA bir LIMS midir?
Evet. KALDATA, kalibrasyon laboratuvarlarına özel geliştirilmiş bir laboratuvar bilgi yönetim sistemidir (LIMS). Genel amaçlı bir LIMS'i kalibrasyona uyarlamak yerine teklif, cihaz kabul, sertifika, onay, e-imza ve TÜRKAK TBDS adımları kalibrasyon laboratuvarının iş akışına göre hazır gelir. Kavram için LIMS nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

KALDATA, ISO/IEC 17025 kayıtlarında nasıl yardımcı olur?
Doküman yönetimi, DÖF, risk, iç denetim, şikâyet, anket, tarafsızlık beyanı ve laboratuvarlar arası karşılaştırma kayıtları aynı sistemdedir. Teknisyen yalnızca yeterliliği olan cihazları görür; kalibrasyon süresi geçmiş referans cihaz sertifikaya eklenmez. Yazılım tek başına akreditasyon sağlamaz; denetimde istenen kayıtlara hızlı ulaşmayı kolaylaştırır. Ayrıntı: ISO/IEC 17025 için yazılımda tutulacak kayıtlar.